Электронная подпись – аналог обычной подписи или информация, зашифрованная в электронно-цифровой форме. Инструмент придает документации юридическую силу, благодаря которой последний равнозначен бумажному аналогу, заверенному стандартным путем – личной росписью.
При применении ЭП с целью заверки государственной документации, никаких сложностей не возникает. Т.к. процедура целиком автоматизирована аппаратно. Однако при необходимости придать юридическую силу личным бумагам, могут появиться определенные трудности. Для того чтобы этого не произошло, советуем изучить нашу пошаговую инструкцию о том, как подписать электронной подписью документ PDF.
Что потребуется для заверения ЭП электронного документа PDF?
Для начала, вам необходим сам электронный документ в соответствующем формате – проверенный на отсутствие ошибок и опечаток, отформатированный. Рекомендуем заранее убедиться в том, что все реквизиты, регистрационные номера, названия и цифры проставлены правильно.
После заверки документации при помощи электронной подписи, внести в него поправки уже не получится. В противном случае вы получите иной документ, который необходимо будет заверять повторно.
Кроме того, вам потребуется:
- Софт, который позволяет удостоверять ЭП документацию;
- Полученный от соответствующих инстанций сертификат электронной подписи с действующим сроком годности.
Программное обеспечение, позволяющее ставить ЭП на документах, разрабатывается различным и подразделяется по видам текстовой документации и файлов. Вам необходима утилита, которая предназначается специально для формата PDF.
Советуем не забывать об отличиях между Adobe Acrobat и Adobe Reader. Обе программы дают возможность просмотра файлов PDF. Однако изменять документы в этом формате можно будет только при помощи платного Акробата. Таким образом, для применения электронной подписи вам также нужно будет заплатить за лицензию Adobe Acrobat.
Создание ЭП для документов PDF
Применять электронную подпись, работая с PDF документами просто. Так как в программном пакете находится интегрированный плагин Криптопро PDF. С его помощью можно добавлять в электронную документацию, не используя сторонние утилиты, криптографические записи.
Добавить электронную подпись можно, используя наше руководство:
- Загрузите и откройте ПО Adobe Acrobat Pro;
- Используя ключ лицензии, активируйте утилиту;
- Выберите необходимый для заверки документ;
- Определитесь с местом проставления ЭП;
- В меню отыщите подраздел «Работа с Сертификатами»;
- Кликните на подраздел «Подписание»;
- Выбирайте электронную подпись и кликайте на кнопку «Добавить».
Теперь ваша документация имеет законную силу, дающуюся ей вашей электронной подписью. Документ будет расцениваться как тот, который бы вы подписали лично.
Пошаговое руководство по подписанию документа PDF электронной подписью бесплатно
Если вы не хотите отдавать финансы за работу с программами Adobe, то можете использовать следующие варианты – они условно бесплатные:
- Платформа Контур.Крипто;
- Консольный софт КриптоАРМ.
Каждое указанное решение предложит бесплатно воспользоваться стандартными функциями для подписания документов электронной подписью. Если оборот документации у вас несущественный, оба варианта подойдут. Узнаем о том, как использовать каждую утилиту.
Заверка документации в формате PDF с помощью КриптоАРМ
Необходимые действия:
- Загрузите и откройте утилиту;
- Найдите подраздел «Подписать» в общем меню;
- Выберите необходимые документы. Можно провести заверку нескольких файлов одновременно;
- Укажите формат подписи.
Программа дает возможность формирования отдельного документа подписи с расширением *.sig и возможность вставки электронной подписи в сам файл с документацией.
Если вы не желаете загружать на компьютер дополнительные программы, предположим, используя рабочий ПК, которым пользуетесь не только вы, советуем воспользоваться платформой Контур.Крипто. Бесплатный вариант программы будет доступен сразу после регистрации. Никаких сложностей при работе с ним не возникнет – меню интуитивно простое.
Руководство по заверке документов электронной подписью с помощью Контур.Крипто
Необходимые действия:
- Посетите официальный сайт разработчика;
- Загрузите документ, нуждающийся в удостоверении, в специальную форму;
- Выберите свою ЭП;
- Удостоверьте файл.
ПО сформирует на сервере папку, в которой будет содержаться файл ЭП в расширении *.sig и документ PDF. Для последующей работы оба файла необходимо загрузить на ПК.
Если вы используете программу бесплатно, запомните несколько правил:
- Формируемые файлы можно будет прочитать лишь с помощью Microsoft Windows;
- Создать можно только подпись с поверочным сертификатом. Иными словами, подпись на самом документе не ставится;
- «Вес» нуждающегося в заверке документа должен быть менее 100 Мб.
Проверить ЭП можно с помощью любой утилиты, предназначенной для работы с отсоединенными электронными цифровыми подписями.
Как получить документацию PDF с электронными подписями от контрагентов?
Между процессами получения и отправки документации, заверенной электронной подписью, есть некоторая разница. Поэтому поговорим о том, как отправить заверенную электронную «бумагу» другому пользователю. Существует несколько методов, выбирать подходящий вариант нужно с учетом собственного программного обеспечения.
Если вы работаете с Adobe, вам нужно выбрать подраздел «Заполнить и Подписать», расположенный в настройках меню, кликнуть на кнопку «Далее».
ПО предложит сформировать ссылку для загрузки, отправку исходной документации или отправку удостоверенного файла по э-мейл. Второй вариант используется, если на документе ставят электронные подписи несколько пользователей.
Получить заверенные файлы можно тем же путем. Формирование ссылки – самый легкий метод. Исходный вариант удостоверенного документа станет находиться на сервере. Когда возникнет необходимость ознакомиться с ним, можно перейти по ссылке и скачать файл на свой ПК.
Отправить подписанный документ с помощью э-мейла можно на любую электронную почту. Соответственно, загрузить полученный по э-мейл документ можно, найдя его в папке с входящей корреспонденцией.
Если другой пользователь работает со сторонним ПО, он отправит ссылку для скачивания или документ в файле.
Обратите внимание, что поставить две электронные подписи на документ позволяет лишь программа Adobe Acrobat. Обменяться шифрованными документами с помощью, например, Adobe Sign можно при условии, что оба пользователя – получатель файла и отправитель, купили лицензионный ключ для программы.
В других случаях для просмотра и проверки файла потребуется применить дополнительное программное обеспечение. Передача документа осуществляется через любые мессенджеры и по э-мейл. После этого получатель должен:
- Загрузить документ и файл с ЭП;
- Найти и использовать софт для сравнения отсоединенных ЭП;
- Выполнить проверку документации.
ПО должно подтвердить правильность ЭП: т.е. показать, что именно пришедший вам документ в формате PDF был заверен владельцем электронной подписи.
Важно! Передача файлов, которые заверены электронной подписью, по открытым каналам, не является опасным процессом. ЭЦ относится к высокотехнологичным криптографическим кодам, в которых имеется шифрованная информация о владельцах. Внести изменения или подделать электронную подпись нельзя. В соответствии с этим вероятность того, что документация, заверенная ЭЦ, будет подделана, приближается к нулю.
Но также не следует забывать, что опасность может представлять непосредственная отправка файлов по э-мейл. Документ может быть удален вами случайно, письмо может оказаться в папке со спамом.
Обеспечить безопасность можно, передавая файлы, заверенные электронной подписью, с помощью оператора ЭДО, который станет хранить их. Вы можете воспользоваться услугами нашей компании: мы создали технологию, позволяющую загружать файлы, удостоверять их ЭП и направлять другим пользователям непосредственно из самого сервиса. Также возможна заверка документов в формате PDF с целью их хранения в архиве, а не отправки.
