Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Заказчик

Парк-отель PORTO MARE – один из лучших гостиничных комплексов на территории Республики Крым и курортного города Алушта. Отель был создан в 1961 году и считался популярным местом отдыха в СССР. После реконструкции в 2009 году комплекс обеспечил стандарты отдыха класса Luxe и защитил звание отеля международного уровня 4*.

С 2011 года туры в отель начали продаваться без участия туроператоров и турагентств, напрямую гостям. С тех пор отель ежегодно получает награды в индустрии гостеприимства: «Лучшая здравница», «Семейный отель года», «Лучшая анимационная команда в Крыму», «Лучший семейный отель России» по версии Russian Hospitality Awards.


65

Количество автоматизированных рабочих мест

Описание проекта

За годы работы компания внедрила комплекс ИТ-решений для автоматизации различных контуров учета:
  1. 1С:Общепит в качестве учетной системы для сбора и анализа данных бухгалтерского и налогового учета. 1С:Общепит разработана на базе типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 с сохранением всех возможностей и механизмов типового решения. На момент внедрения она отвечала всем требованиям ведения регламентированного учета с учетом отраслевой специфики предприятий общепита.
  2. 1C:Зарплата и управление персоналом для ведения кадрового учета и расчета зарплаты.
  3. Система iiko использовалась для автоматизации кафе и ресторанов, входящих в состав отеля.
  4. Для управления отелем применялось приложение Logus HMS.
  5. Согласование заявок на оплату было реализовано в Битрикс.
Данные для управленческих отчетов приходилось собирать из разрозненных баз данных и анализировать в Excel. Процесс был трудоемким и длительным, для принятия оперативных решений он не годился.
Причины поиска нового решения для автоматизации финансового контроля и планирования: ­
  • Большое количество учетных операций – 150-300 в день. ­
  • Отсутствие параллельного отражения фактических данных в управленческом учете. ­
  • Процесс сбора, актуализации и анализа данных был очень трудоемким. ­
  • Отсутствие автоматического контроля заявок на расход ДС по бюджету.
В качестве решения была выбрана система БИТ.ФИНАНС Управленческий учет. Ведение учета по общепиту и гостиничному бизнесу парк-отеля уже давно велось в профильных ПО, поэтому при переходе на новую систему решили отказаться от конфигурации 1С:Общепит в пользу стандартной программы 1С:Бухгалтерия. При этом, одной из задач проекта стала настройка загрузки учетных операций из сторонних систем (iiko, Logus) в единую базу «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС».

Особенность проекта заключается в том, что ведение регламентированного учета нескольких юридических лиц реализовано в функционале «1С:Бухгалтерия 3.0» без изменения логики учетных операций, а сложная система бюджетирования с многоуровневым бюджетом реализована в типовом функционале решения БИТ.ФИНАНС.

Взяв за основу стандартные решения на платформе «1С:Предприятие 8» с минимальными доработками получили уникальный программный продукт, соответствующий целям и требованиям заказчика – единая информационная система для ведения регламентированного и управленческого учета.

Минимальные доработки функционала обеспечили простоту поддержки и снизили совокупную стоимость владения программным продуктом (Total cost of ownership).

Бесшовная интеграция программ «БИТ.ФИНАНС» и «1С:Бухгалтерия» позволила использовать единые справочники, а также не дублировать данные регламентированного и управленческого учетов. Операции бухгалтерского учета, дополненные расширенными аналитиками, стали основой для формирования управленческой отчетности.
Текущая архитектура предусматривает несколько обменов данными. Объединенная конфигурация является базой для консолидации управленческой информации: часть данных загружается из сторонних систем управления отелем и предприятиями общепита. Также имеется обмен данными с программой 1C:ЗУП.

В рамках проекта было реализовано следующее:
Регламентированный учёт: бухгалтерский и налоговый учет, а также сдача отчетности нескольких юридических лиц ведётся в новой системе – объединенной конфигурации «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС». Произведена унификация номенклатурных позиций, а права пользователей на изменение справочников ограничены в соответствии с ролью. Ведение учета ТМЦ в единой базе и ввод корректных остатков по учетным регистрам позволили автоматизировать раздельный учет НДС. Внесены доработки по учету ТМЦ в эксплуатации и на складе. Настроено получение развернутых фактических данных по зарплате из 1C:Зарплата и управление персоналом. Настроена загрузка хозяйственных операций из сторонних систем (закупки и продажи в ресторанах, оплаты за номера в отеле, аренду оборудования и т.д.)
Казначейство: настроен процесс централизованной подачи заявок в «1С», здесь же проходит их согласование. Ранее согласование велось в Битриксе, теперь у ответственных лиц нет необходимости переключаться в разные базы. Для разных операций настроены различные схемы согласования. При этом, ведется контроль заявок на расходование ДС по утвержденному бюджету. В объединенной конфигурации реализовано ведение реестра платежей и его согласование.
Бюджетирование: формирование и согласование плановых данных всеми подразделениями ведётся в единой системе. Получение данных из операционных бюджетов в функциональные настроено зависимыми оборотами. Функционал БИТ.ФИНАНС позволил получать фактические данные по различным дополнительным аналитикам. План-фактный анализ по мастер-бюджетам также формируется по различным аналитикам. Факт по БДР и ДДС отражается в момент формирования документа. Для обеспечения конфиденциальности права пользователей ограничены в разрезе ЦФО и статей. Время на подготовку отчетности сократилось, если ранее отчетность готовили в Excel 3-5 дней, то сейчас отчетность формируется в режиме онлайн.

Удалось достичь целей, которые мы ставили: процессы планирования и контроля различных бюджетов стали прозрачны, доступны и понятны для любого менеджера. Управленческая отчетность формируется оперативно, что позволяет строить прогнозы на достоверных данных здесь и сейчас. Мы довольны результатами совместного проекта и планируем дальнейшее развитие системы.

Елена Павлючкова, финансовый директор

Задачи проекта

1

Создать единое информационное пространство для ведения регламентированного и управленческого учета за счет бесшовной интеграции систем «1С»;

2

Повысить контроль платежей на соответствие утвержденным бюджетам;

3

Уменьшить трудоемкость и ускорить сбор данных для управленческой отчетности;

4

Повысить эффективность работы сотрудников, за счет сокращения ручных операций и отказа от дублирования данных в 1С, Excel, Битрикс24;

5

Минимизировать транзакционные издержки путем оцифровки процессов (мгновенный транспорт заявок на расходование ДС от сотрудника к сотруднику);

6

Ускорить обработку результатов утверждённых заявок на оплату, их оплату и отражения факта БДДС согласно бюджету.

Результаты работы над проектом

  1. Проект создания централизованной автоматизированной системы выполнен поэтапно без простоев предприятия.
  2. Автоматизированы управленческие процессы бюджетирования и управления данными о денежных потоках, которые ранее велись в Excel (контроль задолженности, платёжный календарь, планирование и план-фактный анализ БДДС и БДР).
  3. Сбор план-факта по мастер-бюджетам ускорен – раньше занимал 3-5 дней, а теперь в режиме онлайн.
  4. Обработка заявок на оплату, составление реестра платежей, оплата заявок, отражение корректного факта БДДС ускорено в 5 раз.
  5. Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 30%;
  • ускорение получения управленческой отчетности: 50%;
  • ускорение получения регламентированной отчетности: 30%;
  • сокращение операционных и административных расходов: 50%.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Примеры внедрения и отзывов клиентов

Посмотреть все кейсы

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение