Автоматизация без границ: единая система для российских и казахстанских филиалов "ТЕМП-TOOLS" на платформе «1С:Предприятие 8"

Специалисты "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершили проект автоматизации управленческого и регламентированного учета в крупной торговой компании "ТЕМП-TOOLS". С помощью решений "1С:Комплексная автоматизация 8" и "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана", адаптированных к специфике бизнеса компании, в единое информационное пространство объединены российские и казахстанские филиалы "ТЕМП-TOOLS", автоматизировано 20 рабочих мест. По итогам проекта обеспечен оперативный контроль работы удаленных филиалов головным офисом, на 30% сокращено время поставки готовой продукции потребителям, создана эффективная система управления отношениями с клиентами (количество постоянных клиентов выросло на 20%), увеличился объем продаж.

Компания "ТЕМП-TOOLS" ведет свою историю с Троицкого электромеханического предприятия (Т.Э.М.П), основанного в 1957 году. На сегодняшний день "ТЕМП-TOOLS" предлагает богатый выбор электро- и бензоинструмента собственного производства, силовое оборудование: электрические мойки высокого давления, большой модельный ряд генераторов и сварочных аппаратов, а также инструменты других производителей и широкий выбор расходных материалов.

Центральный офис компании расположен в городе Костанай, Республика Казахстан.  Филиалы предприятия открыты в Челябинске, Алматы и Астане.

Для того чтобы обеспечить потребности расширяющегося бизнеса, компании "ТЕМП-TOOLS" требовалась более детальная и оперативная учетная информация по всем филиалам. Существующая информационная система не позволяла решить эту задачу, поэтому руководством предприятия был инициирован проект комплексной автоматизации.

Перед внедрением автоматизированной системы были поставлены следующие цели:

• получение сводной отчетности по всем филиалам компании;
• повышение эффективности работы сотрудников отдела продаж, склада, расчетного и кадрового отделов;
• создание эффективной системы управления отношениями с клиентами и увеличение объема продаж.

Хорошие рекомендации партнеров по бизнесу определили выбор партнера по автоматизации – им стал челябинский филиал компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ). В результате анализа бизнес-процессов предприятия было принято решение о внедрении продуктов "1С:Комплексная автоматизация 8" и "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана", поскольку они позволяют вести учет в единой системе в соответствии с российским и казахстанским законодательством и зарекомендовали себя как надежные инструменты для автоматизации учета и управления крупных филиальных структур.

На момент начала проекта в центральном офисе компании "ТЕМП-TOOLS" в городе Костанай использовались решения на платформе "1С:Предприятие 7.7", филиалы в Челябинске, Алматы и Астане вели учет вручную. Специалисты компании БИТ установили программные продукты на рабочие станции, оказали помощь при вводе начальных остатков, настройке программы и интеграции ее с системой клиент-банк.

В результате проекта создано единое информационное пространство на основе решения "1С:Комплексная автоматизация 8", адаптированного специалистами БИТ для использования в казахстанских филиалах компании. Реализована выгрузка данных в базу "1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана" для сдачи регламентированной отчетности в Казахстане, отчетность по российским стандартам формируется непосредственно в "1С:Комплексной автоматизации 8". Цены в рублях автоматически пересчитываются в казахстанские тенге по курсу на дату документа.

Автоматизированы следующие участки:

• управление продажами, закупками, запасами, оперативное ресурсное планирование;
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• ценообразование;
• управление денежными средствами и взаиморасчетами;
• управление основными средствами и оборудованием;
• бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность;
• расчет зарплаты и управление персоналом.

По итогам проекта достигнуты следующие результаты.

• Руководство компании получило возможность контролировать работу всех удаленных подразделений в оперативном режиме.
• С помощью типовых средств решения "1С:Комплексная автоматизация 8" автоматизирован весь цикл операций по управлению продажами от планирования продаж до отгрузки. Создана единая база, в которой хранится история взаимоотношений с заказчиками и информация о потребностях клиентов. Это исключило случаи потери клиента по причине отпуска или увольнения ответственного сотрудника, а также одновременную работу нескольких менеджеров с одним клиентом.
• Программа позволяет сегментировать клиентов с помощью инструментов ABC и XYZ анализа по размеру прибыли и количеству продаж. Это позволило более эффективно управлять взаимоотношениями с клиентами и формировать для каждого заказчика индивидуальные прайс-листы.
• Организована работа с постоянными клиентами: предоставление скидок, возможность работы в кредит и внесение предоплаты, что способствовало повышению лояльности заказчиков. Количество постоянных клиентов выросло на 20%, как следствие, увеличился объем продаж.
• Механизмы ценообразования, реализованные в программе, позволили отслеживать цены конкурентов и сопоставлять их с рыночными ценами. На основе этой аналитической информации отделом маркетинга были разработаны и проведены успешные акции и мероприятия, которые позволили увеличить прибыль компании на 5% и привлечь новых клиентов.
• Планирование закупок и управление запасами позволило на 30% ускорить процесс поставки, что очень важно для успешной работы предприятия, так как товар поступает из Китая в Россию через третье государство – Казахстан.
  Автоматизация позволила управлять товаром, который находится еще в пути. Первоначально товар доставляется через границу с Китаем в Алматы, где его получение регистрируется в системе, далее продукция отправляется в другие филиалы предприятия. Таким образом, сразу после поступления товара в алматинский филиал менеджер может зарезервировать товар для клиента.
  Планирование закупок происходит в соответствии с планом продаж, который составляют менеджеры уже не по статистике за предыдущий период, а исходя из текущих потребностей клиентов. Это позволило ускорить оборачиваемость товаров на складе и сократить затраты на хранение готовой продукции. Благодаря эффективному управлению остатками и резервами продукции на складах практически исключены ошибки при сборе заказа.
• Автоматизированное управление денежными средствами (планирование поступления, контроль расходования денежных средств) и формирование платежного календаря позволило сократить кассовые разрывы.

По словам директора компании "ТЕМП-TOOLS" Дмитрия Петровича Киреева: "Специалисты челябинского филиала компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) успешно справились с поставленными задачами. Руководство нашей компании получило удобные инструменты управленческого учета, например, отчет по валовой прибыли, который мы используем ежедневно и без которого не представляется наша дальнейшая деятельность. Он позволяет нам в любой момент получить данные об операционной прибыли как по каждому филиалу компании, так и по всей компании в целом. Намного эффективнее планируются закупки, что позволило нам значительно сократить сроки поставки готовой продукции клиентам. Благодарим компанию "БИТ" за успешно завершенный проект".