Группа компаний "НЭК" повышает эффективность корпоративного управления с помощью "1С:Предприятия 8"!

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила проект автоматизации ключевых процессов корпоративного управления – бюджетирования, управленческого учета и управления движением денежных средств – в группе компаний НЭК (головная организация - ЗАО "Независимая энергетическая компания"). С помощью решения "1С:Управление производственным предприятием 8" автоматизировано 27 рабочих мест. Система позволила снизить издержки на управление финансовыми потоками и в несколько раз ускорить процесс принятия управленческих решений, планирования и анализа бюджетов. Благодаря возможности оперативного финансового планирования с помощью платежного календаря, минимизировано использование кредитных ресурсов.

Группа компаний "НЭК" была основана в 1992 году и оказывает полный спектр услуг по транспортно-экспедиторскому обслуживанию в основном для нефтяного и газового секторов экономики. НЭК располагает собственной сетью из 38 офисов и представительств, расположенных в различных регионах России и стран СНГ, и предоставляет своим клиентам широкий спектр услуг железнодорожных, морских, авто- и авиаперевозок, таможенной обработки и складирования. Специалисты НЭКа реализуют уникальные проекты по экспедированию нефти и нефтепродуктов, перевозке грузов, в том числе и сверхгабаритной техники для таких компаний, как "Тенгизшевройл", "Шлюмберже" "Роснефть", "Лукойл" "MI Drilling Fluids UК Ltd", ЗАО "Эр Ликид Северсталь" и др.

Группа НЭК использует матричную структуру управления, которая предусматривает деление компаний по двум признакам: организационному (страна, юридическое лицо, филиал или представительство, офис или обособленное рабочее подразделение) и функциональному (департамент, отдел, группа). В данной системе используется принцип двойного подчинения сотрудников: каждый сотрудник, с одной стороны, подчиняется своему функциональному лидеру (руководителю отдела, группы), с другой – административному лидеру (руководителю офиса, филиала или юридического лица). Компании НЭК максимально самостоятельны, но имеют жестко заданную "центром" управленческую структуру. Поэтому и бюджеты подразделений – центров финансовой ответственности – формируются дивизионально по вертикали и функционально по горизонтали.

В середине 2008 года группа компаний НЭК приняла решение о комплексной автоматизации для повышения эффективности управления подразделениями и компанией в целом, ведения различных видов учета в единой информационной базе.

На момент начала работ по внедрению новой информационной системы бюджетное планирование НЭК осуществлялось с помощью электронных таблиц, управленческий учет велся в конфигурации на базе "1С:Предприятие 7.7", адаптированной к специфике организации. Проведение план-фактного анализа в электронных таблицах требовало большого объема ручной работы, что вело не только к необоснованным затратам времени и средств, но и затрудняло оперативный анализ финансовой информации. Сам процесс сбора фактических данных для план-фактного анализа "съедал" три недели рабочего времени специалистов планово-экономического отдела, еще неделю отнимала каждая корректировка бюджета, причем применение электронных таблиц также не обеспечивало полного контроля достоверности данных. Было принято решение об автоматизации процессов управления денежными средствами и формирования бюджетов.

Положительный опыт использования программ фирмы "1С" определил выбор руководства НЭК в пользу платформы "1С:Предприятие 8". Основной целью автоматизации ставилось повышение эффективности бизнес-процессов, обеспечение достоверности получаемых данных, повышение точности прогнозирования финансовых результатов.

Для реализации проекта комплексной автоматизации представители группы НЭК обратились в компанию "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), обладающую обширным опытом автоматизации процессов управленческого учета, в том числе в крупных территориально распределенных компаниях.

Проект длился 12 месяцев, в результате на базе "1С:Управление производственным предприятием 8" создана единая система, в которой выполняются функции управленческого финансового учета, учета денежных средств, бюджетного планирования. Автоматизировано получение фактических данных бухгалтерского учета и расчетов заработной платы для анализа исполнения бюджетов. Также настроен обмен данными с корпоративной системой данных группы НЭК.

Благодаря внедрению единой системы управленческого учета, решены следующие важные для заказчика задачи:

В сфере управленческого учета:

• возможность ведения учета по нескольким организациям;
• сквозной обмен данными между всеми учетными системами;
• передача в корпоративную систему данных об оплате счетов;
• планирование доходов компании в разрезе заказов;
• учет маржинальной прибыли и издержек по матричной структуре НЭК (отображение любых отчетных данных по территориальной принадлежности конкретных подразделений и их функциональному назначению);
• реализация специфической системы документооборота компании;
• ввод и хранение информации, а также отчетность по наиболее существенным показателям финансовой деятельности в разрезе подразделений;
• учет взаиморасчетов между подразделениями.

В сфере бюджетного процесса:

• бюджетное планирование по матричной структуре НЭК;
• учет фактических данных в соответствии с управленческим планом счетов;
• построение системы финансового анализа с расчетом по заданным показателям.

В сфере управления потоками денежных средств:

• электронная многоуровневая авторизация платежей;
• прогнозирование поступлений (платежей);
• планирование исходящих платежей, формирование платежного календаря; автоматизированный платежный календарь стал инструментом повышения эффективности управления финансовыми потоками и прогнозирования ликвидности: произошло общее снижение издержек за счет минимизации использования кредитных ресурсов.

По оценке заказчика, внедрение "1С:Предприятия 8" сократило время поступления информации об оплате в систему оперативного управления более чем в 10 раз, что в целом позволило снизить затраты на обслуживание клиентов.

Автоматическая трансляция фактических данных в подсистему бюджетирования ускорила процесс планирования и анализа бюджетов примерно в 4 раза, при этом существенно снизились риски искажения данных. Комплексная автоматизация позволила ключевым сотрудникам ЗАО "НЭК" в несколько раз ускорить процесс принятия управленческих решений.

Итоги проекта комментирует Константин Кривцов, IT-директор ЗАО "НЭК": "В результате автоматизации на платформе "1С:Предприятие 8" мы получили единое информационное пространство, что привело к снижению расхождений между документами в различных системах учета и высвобождению рабочего времени. Если до внедрения системы информация каждый месяц в течение 3-х недель "сводилась" в электронных таблицах, то после внедрения учет фактических данных осуществляется "нажатием одной кнопки". Быстрое получение актуальной информации по всем ключевым параметрам деятельности предприятия способствует повышению оперативности и качества принимаемых управленческих решений".