СтаКос

Компания "1С:Первый БИТ" – Санкт-Петербург и Группа компаний "СтаКос" выполнили проект по автоматизации документооборота и управления заданиями для сотрудников на базе "1С:Предприятия 8.2". Теперь 75 пользователей компании эффективно работают в новой системе. По результатам проекта в ГК "СтаКос" значительно улучшился контроль выполнения заданий, порученных сотрудникам, вдвое снижены трудозатраты на ведение документации, практически полностью решены проблемы, возникавшие ранее при взаимодействии подразделений.

Необходимость автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в компании возникла по многим причинам. Требовалось:

• уменьшить временные затраты сотрудников и, в первую очередь, топ-менеджмента компании, на работу с документами и внутренние взаимодействия.
• усилить контроль за исполнением распоряжений руководства, повысить исполнительскую дисциплину работников и улучшить общий стиль организации работы внутри компании.
• организовать оперативный и эффективный документооборот между центральным офисом компании, магазинами и региональными филиалами.

Использовавшаяся ранее в компании система электронного документооборота не устраивала руководство компании своим функционалом и высокой стоимостью технической поддержки. Было принято решение о внедрении новой информационнойсистемы "1С:Документооборот 8" на платформе "1С:Предприятие 8.2".

Проект по автоматизации был выполнен совместно со специалистами компании "1С:Первый БИТ" – Санкт-Петербург. Автоматизировано 75 рабочих мест. Внедрение новой системы принесло компании ощутимые результаты. Одной из главных задач проекта была необходимость полностью автоматизировать процесс управления заданиями, поручениями, распоряжениями для сотрудников.

Ранее в компании распоряжения руководящего состава оформлялись в стандартном виде, в форме приказов, устных и письменных поручений, протоколов, некоторые задания отправлялись по электронной почте. Топ-менеджмент компании был вынужден отслеживать порученные задания, проверять состояние выполнения каждой задачи, решать ситуации с просроченными поручениями. Все это требовало больших трудозатрат руководства.

Отсутствие должного контроля за выполнением задач или их невыполнение (например, несвоевременное согласование договоров) иногда также приводило и к финансовым затратам. После внедрения новой системы руководству достаточно "пару раз щелкнуть мышкой по нужным кнопкам", и система оперативно выводит на экран подробные отчеты о выданных заданиях, состоянии их выполнения, количестве дней просрочки, результатах согласований. Там же можно посмотреть и список задач для отдельного сотрудника, сроки их реализации. Руководителям удобно просматривать задачи, отслеживать выполнение и контролировать сроки. А самое главное – сил и времени на управление заданиями тратится вполовину меньше.

Технология управления заданиями с помощью новой системы распространяется сегодня на все поручения для сотрудников всех подразделений Группы компаний. С помощью "1С:Документооборот 8" реализован SMART-принцип постановки задач (от англ. Specific-точность, Measurable–измеримость, Achievable-достижимость, Realistic-реалистичность, Timely – своевременность). Когда задача вносится в систему, она конкретизируется под существующие в решении параметры, и, таким образом, становится измеримой по трудозатратам, определенной во времени, точно сформулированной, что и соответствует принципам построения SMART. Это помогает руководству правильно формулировать задачи и проверять их обоснованность, а также обеспечивает удобство работы с задачами для подчиненных, повышает эффективность выполнения поручений. Для того, чтобы помочь персоналу более эффективно выполнять полученные распоряжения, в компании активно используются напоминания и оповещения системы, функционал которой по этой части был несколько расширен в рамках проекта.

Автоматизация блока по управлению заданиями значительно повысила общую исполнительскую дисциплину, обеспечила четкость работы и прозрачность всех поручений. Теперь в компании новый стиль работы: все поручения детальны и ясны для обоих сторон, задачи выполняются в сроки, а переносы задач и сроков четко документируются. Соотношение количества выполненных вовремя задач к просроченным стремится к 4/1, в то время, как на начало проекта оно составляло 1/4, т.е. одна выполненная в срок задача на 4 просроченных.

Помимо управления заданиями в системе полностью автоматизирован документооборот и работа с документацией, ведется учет служебных записок, протоколов. Благодаря использованию новой системы документооборота временные затраты большинства сотрудников компании по части работы с документами сократились на две трети. Оценка трудозатрат проводилась в компании методом экспертных оценок.

Благодаря автоматизации практически полностью решены проблемы при взаимодействии офиса с филиалами и магазинами компании. Ранее, пересылка документов, их согласование, а также другие вопросы по документам, требовали больших трудозатрат. Возникали трудности при срочной пересылке документов – бумаги могли затеряться, попасть к иному адресату. Вследствие этого снижалась оперативность реагирования на запросы с обоих сторон, что нередко приводило и к финансовым потерям. После завершения проекта по автоматизации сгладились все организационные моменты, улучшилась обратная связь. Документы транслируются между подразделениями, при нажатии всего лишь одной кнопки.

С помощью "1С:Документооборот 8" реализован SMART-принцип постановки задач (от англ. Specific-точность, Measurable–измеримость, Achievable-достижимость, Realistic-реалистичность, Timely – своевременность). Когда задача вносится в систему, она конкретизируется под существующие в решении параметры, и, таким образом, становится измеримой по трудозатратам, определенной во времени, точно сформулированной, что и соответствует принципам построения SMART. Это помогает руководству правильно формулировать задачи и проверять их обоснованность, а также обеспечивает удобство работы с задачами для подчиненных, повышает эффективность выполнения поручений. Для того, чтобы помочь персоналу более эффективно выполнять полученные распоряжения, в компании активно используются напоминания и оповещения системы, функционал которой по этой части был несколько расширен в рамках проекта.