ВНИПИЭТ

До этого года на предприятии весь документооборот велся в традициях бумажного делопроизводства. Только за 2010 год таким образом было обработано 68764 документа. По прогнозам, в 2011 году документооборот должен достичь объема в 80 тысяч документов. Такой большой поток внешней и внутренней документации требовал надежного и безопасного хранения, оптимизации процесса согласования, а также строгого контроля сроков исполнения договоров.

Урегулировать потоки документов высшее руководство института ВНИПИЭТ решило за счет электронного документооборота, созданного на базе "1С:Документооборот 8". Надежность, многофункциональность и совместимость с уже действующей на предприятии системой управления производством ("1С:Управление производственным предприятием 8") – вот главные критерии ВНИПИЭТ при выборе программного продукта. Партнером по автоматизации стала проектная группа "1С:Первый БИТ", за плечами специалистов которой внушительный опыт успешной реализации подобных проектов.

Система на 160 пользователей была создана меньше чем за три месяца. На сегодняшний день доступ к единой информационной базе имеют уже около 500 человек. Специалисты компании БИТ провели обучение работе в программном комплексе "1С:Документооборот 8" по специально разработанному под специфику ВНИПИЭТ курсу. Кроме того, специально для сотрудников ВНИПИЭТ были созданы видеоинструкции по работе в системе, с акцентом на бизнес-процессы предприятия.

Руководство "Головного института "ВНИПИЭТ" отмечает следующие результаты проекта:

• В несколько раз ускорилось согласование документов. Этого удалось достичь за счет оптимизации маршрута согласования, при том, что количество согласующих лиц не изменилось. Например, если документ необходимо согласовать за один день, то через систему документ передается всем ключевым сотрудникам одновременно. Если сроки более длительные – документ согласуется по очереди, в рамках установленного на предприятии порядка согласования. В системе ведется обратный отсчет времени, отведенного на данную процедуру. В среднем, теперь на оформление и согласование одного документа уходит до 5 дней, тогда как раньше эта процедура занимала около 2-х месяцев.
• Удалось ликвидировать риск утери и облегчить поиск необходимых документов. За день в институте ВНИПИЭТ в среднем обрабатывается около 70 входящих писем, 80 исходящих и 70 внутренних документов. Быстро сориентироваться в текущих документах помогает структура папок и возможность полнотекстового поиска. Кроме того, система обеспечивает надежное хранение большого объема данных. При этом открыт доступ в архив документов в процессе работы.
• Увеличилась производительность труда, улучшилось качество исполнения коллективных задач. В системе могут одновременно работать 500 пользователей, что позволяет сотрудникам оперативно решать спорные и текущие вопросы.
• Руководство ВНИПИЭТ получило удобный инструмент для контроля исполнительской дисциплины и, в частности, сроков исполнения документов и договоров. Так в случае смещения сроков выполнения, например, внутреннего распоряжения, сотрудник вносит необходимые изменения по датам в документе. Руководитель видит изменения и комментарий исполнителя, и дальше действует уже в зависимости от ситуации.