Типография "Вива Стар"

До проведения автоматизации на базе программы «1С:Бухгалтерия 8» в компании «Вива Стар» использовалась предыдущая версия программы «1С:Бухгалтерия 7.7». В связи с ростом организации и появлением специфических учетных задач возникла необходимость развития автоматизированной системы: обеспечение обмена данными между подразделениями компании, автоматизация бюджетирования, учета по займам, кредитам и векселям и др. Для реализации проекта руководство «Вива Стар» по рекомендации обратилось в компанию «Первый БИТ».

После проведения обследования было решено реализовать проект на базе программы «1С:Бухгалтерия 8», поскольку она разработана на современной платформе «1С:Предприятие 8», обеспечивающей гибкие механизмы обмена. Важно, что большую часть потребностей заказчика удалось реализовать с помощью типовых средств программы.

В качестве целей автоматизации было намечено:

• повышение скорости выполнения заказов за счет ускорения обмена данными между удаленными объектами;
• автоматизация планирования и контроля бюджетов;
• отражение специфики учета компании в автоматизированной системе;
• обеспечение надежности и безопасности информации.

Выполнен переход на «1С:Бухгалтерия 8» с предыдущей версии продукта. С помощью программы автоматизирован бухгалтерский и налоговый учет компании, ведется учет поступления, износа, списания, аренды основных средств и материально-производственных запасов (около 4000 единиц), учет денежных средств, учет НДС, учет текущих обязательств и расчетов, и др.

Налажен информационный обмен между базами данных производственного отдела в Подольске, отдела продаж в Москве и управленческой базой данных. По итогам проекта пользователи подразделений компании получили оперативный доступ к необходимой информации по счетам, а также операциям по выпуску и реализации продукции. Обмен между базами данных «Вива Стар» является одним из важнейших результатов автоматизации, поскольку он позволил обеспечить слаженную, бесперебойную работу подразделений организации, существенно сократить временные затраты на обработку и ввод данных, ускорить обслуживание клиентов компании.

Создан блок для автоматизации бюджетирования. В системе фиксируются планируемые суммы доходов и расходов в разрезе, соответственно, видов деятельности и статей затрат. Предусмотрено заполнение на основании фактических данных предыдущего года с увеличением на произвольный процент в разрезе статей затрат и видов деятельности, а также корректировка данных вручную. Возможна корректировка бюджета, реализован отчет, который позволяет сравнить данные по каждой корректировке. По итогам периода можно получить сравнительный отчет по плановым и фактическим показателям. Автоматизация участка бюджетирования позволила сократить отклонения по финансовым показателям. Руководство компании получило эффективный инструмент для оперативного анализа текущего состояния организации, что особенно важно в условиях нестабильной экономической ситуации.

В системе реализован учет по займам и кредитам, которые предоставляются компании. Автоматизирован весь цикл операций: заключение договора, поступление средств, начисление процентов, возврат займа. Предусмотрено, что процент годовых может меняться с течением времени. Автоматизирован перевод краткосрочных кредитов и займов в долгосрочные. До внедрения системы все это выполнялось вручную, автоматизация позволила в несколько раз сократить трудозатраты на эти операции.

Реализован учет лизингового оборудования. В системе хранятся договоры и сведения о контрагентах по лизингу. Это позволило организовать оперативный доступ к необходимой информации по данному участку деятельности.