Алтайэнергосбыт

Компания «Первый БИТ» завершила проект внедрения системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в компании ОАО «Алтайэнергосбыт». В ходе проекта во всех подразделениях и в управляющей компании введена в действие единая кадровая политика, унифицирован список подразделений, должностей, тарифных разрядов. В результате повысилась прозрачность расчета заработной платы и начисления премий сотрудникам, оптимизированы процессы кадрового документооборота. Руководство получило возможность контролировать занятость сотрудников и максимально эффективно распределять трудовые ресурсы. Всего автоматизировано 11 рабочих мест.

Ранее учет кадров и расчет заработной платы в удаленных подразделениях компании осуществлялся с помощью различных информационных систем. В каждом подразделении существовала своя кадровая политика, своя система начисления премий, свой перечень должностей. Из-за разнородности сведений процесс консолидации данных о расходах на персонал был затруднен. Руководство не получало оперативную информацию о взаиморасчетах с сотрудниками, кадровом составе и распределении трудовых ресурсов. Было сложно контролировать и планировать расходы на оплату труда.

В итоге руководство приняло решение о создании единой для всех подразделений информационной системы. Требовалось внедрить во всех подразделениях ОАО «Алтайэнергосбыт» единую политику кадрового учета и расчета заработной платы, минимизировать число ошибок в учете, сократить трудозатраты и время на расчет заработной платы и формирование кадровых документов.

В результате проведения открытого конкурса партнером по внедрению стала компания «Первый БИТ», специалисты которой обладают необходимыми компетенциями и опытом успешной реализации подобных проектов. В качестве основы для новой системы было выбрано решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Сотрудники «Первый БИТ» провели обучение пользователей, были организованы семинары и вебинары, а также разработан комплекс инструкций по работе с подсистемами. В короткие сроки был осуществлен перенос данных кадрового учета и данных для расчета среднего заработка отпусков и больничных из ранее использовавшихся систем 1С и сторонних систем учета.

В рамках проекта были автоматизированы такие специфические для предприятия процессы как:

• Учет персонала по категориям должностей, тарифным разрядам, видам занятости, текущему состоянию (в штате, временно не работает, уволен и т.п.).
• Учет и контроль окончания сроков действия кадровых приказов.
• Учет замещений и совмещений сотрудников с возможностью проведения анализа кадрового состава и формирования штатной расстановки с учетом замещений.
• Учет предоставления отгулов сотрудникам в счет ранее отработанного времени с контролем превышения.
• Планирование фонда оплаты труда с учетом занятых и вакантных ставок.
• Формирование отчетов по заполнению форм Федерального статистического наблюдения П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» и П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
• Расчет квартальной и годовой премии с учетом показателей эффективности по подразделениям с возможностью автоматического заполнения показателей.
• Выплата заработной платы через банк.
• Ведение истории организационной структуры предприятия с возможностью формирования актуальной структуры подразделений на указанную дату.

В результате внедрения удалось решить ряд важных задач:

• Единая конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8» была внедрена во всех подразделениях и в управляющей компании ОАО «Алтайэнергосбыт».
• Расширены возможности для анализа текущего состояния кадровых ресурсов. Управленческие отчеты по кадровому составу, плановым и фактическим затратам на персонал формируются в режиме реального времени. Руководство получило возможность контролировать занятость и распределение кадровых ресурсов, оценивать потребность в персонале и эффективность работы сотрудников;.
• Сокращены трудозатраты кадрового отдела и отдела расчета заработной платы. В два с половиной раза сократилось время на подготовку первичной информации, в четрые раза уменьшилось количество ошибок при формировании кадровых документов и расчете заработной платы. В два раза сократилось время на расчет заработной платы.
• Создание унифицированной системы позволило обеспечить прозрачность и единообразие начислений дополнительных выплат сотрудникам. Руководство может видеть отчеты по каждому подразделению и анализировать, какие фонды были потрачены на премии, насколько начисление премий соответствует необходимому для этого уровню показателей эффективности сотрудников.

Кроме того, предприятию удалось унифицировать организационную структуру подразделений. Если раньше подразделения, занимающиеся однотипной деятельностью, могли носить разные названия, то теперь бизнес-единицы унифицированы. В результате взаимодействие подразделений и управляющей компании значительно упростилось.