ОАО МостоТрест

На момент начала проекта автоматизации в «Мостотресте» использовались разрозненные учетные системы на различных платформах, каждая из которых обладала индивидуальными особенностями и предполагала свою методологию учета. Это затрудняло консолидацию данных, планирование доходов и расходов, план-фактный анализ результатов. Неравномерно распределялась нагрузка по вводу первичных данных на подразделения и службы, данные нередко дублировались. Кроме того, была затруднена поддержка информационной инфраструктуры на должном уровне.

Потребность в решении этих и других проблем явилась одной из ключевых предпосылок проекта по разработке и внедрению единой информационной системы для ведения бухгалтерского, налогового, кадрового учета, расчета зарплаты, управления платежами и договорами по всем филиалам компании.

Для решения поставленных задач был выбран продукт «1С:Управление производственным предприятием 8». Внедрение системы было поручено компании «Первый БИТ», которая занимает лидирующую позицию в рейтинге Центров компетенции по строительству «1С» и обладает сертификатом ISO 9001:2000. Наличие у компании БИТ региональной сети упростило автоматизацию территориально распределенных филиалов ОАО «Мостотрест».

Специалисты «Первый БИТ» провели обучение сотрудников, произвели установку и настройку программы. Было автоматизировано 1200 рабочих мест.

В эксплуатацию были введены следующие подсистемы:

• Расчет заработной платы, в том числе: расчет налогов с заработной платы, регламентированная отчетность по заработной плате и отражение заработной платы в бухгалтерском учете.
• Управление платежами – формирование и согласование исходящих платежей, контроль расходования денежных средств. Разработан бизнес-процесс утверждения заявки на расходование денежных средств, проходящий различные стадии от формирования заявки «в месте потребности» до утверждения в центральном аппарате с указанием необходимого источника платежа и других существенных параметров. Введен в действие по предприятию в целом единый процесс управления исходящими платежами.
• Управление закупками – реализация внутреннего положения по закупкам, учитывающая специфику централизации/децентрализации закупочной компании по отдельным позициям.
• Управление договорной деятельностью – реализация внутреннего положения по работе с договорами.

До внедрения программы платежи осуществлялись на основании согласования бумажных заявок на платеж. Учитывая, что подразделениями «Мостотреста» подается около 300 заявок ежедневно, согласование платежей вручную требовало существенных временных затрат. Кроме того, был затруднен оперативный план-фактный анализ при согласовании платежей, поскольку данные необходимо было вручную перенести из различных систем в электронную таблицу, где велось планирование.

По итогам проекта автоматизировано прохождение заявок на расход по этапам согласования, планирования и контроля расходования денежных средств. В несколько раз ускорилось проведение платежей, что помогло своевременно рассчитываться с поставщиками и избегать задержки поставок.

Согласование договоров в компании до внедрения осуществлялось только «бумажным» визированием, что затрудняло получение информации о том, на какой стадии и у кого из ответственных лиц находится договор. Реестр договоров велся в электронных таблицах, сбор сведений об исполнении договора (акты, платежи) осуществлялся вручную путем сбора данных из различных учетных систем.

В результате проекта обеспечена работа в едином информационном пространстве юридического отдела и бухгалтерии. Это позволило автоматизировать процесс регистрации и согласования договоров, обеспечить общий доступ к сведениям о контрагентах, договорах, отсканированным копиям договоров, уставным документам. Организован прозрачный учет договоров, значительно ускорилось их согласование, за счет чего сократились сроки предпроектной подготовки.

Благодаря новой системе, расчет зарплаты ведется с учетом всех особенностей компании, автоматизировано формирование регламентированной отчетности по заработной плате. В результате автоматизации время выполнения операций по расчету зарплаты сократилось в 3 раза, практически исключено возникновение ошибок. Также реализован расчет зарплаты сотрудникам, которые периодически работают на объектах строительства (разъездной характер работы): учтено изменение плановых видов начислений и параметров для их расчета (доплата за разъездной характер работ, премия по коэффициенту трудового участия и т.д.). Изменение местонахождения сотрудника отражается в системе, что позволяет расчетному отделу оперативно получать эту информацию. Зарплата ряда сотрудников относится к затратам строительных машин и механизмов. В системе учтены ситуации, когда такие сотрудники переводятся с одного механизма на другой в одном периоде начисления заработной платы.

Автоматизирован расчет зарплаты в ситуации, когда отражение основных (дополнительных) начислений и удержаний сотрудника отлично от отражения начислений и удержаний по его подразделению.

Подсистема бухгалтерского и налогового учета находится на этапе опытной эксплуатации. Уже началась работа в системе по таким участкам как учет основных средств, учет товарно-материальных ценностей (около 6 тысяч единиц), учет дебиторской и кредиторской задолженности, учет внутрихозяйственных операций и взаимозачетов.

Также в опытную эксплуатацию введена подсистема управления закупками, обеспечивающая централизованное управление закупками головным офисом. Автоматизирован весь цикл управления закупками от сбора потребностей по филиалам до проведения головным офисом сводного анализа поставок. До этого консолидация заявок от филиалов и контроль поставок выполнялись вручную. Это требовало неоправданных временных затрат, не всегда была уверенность в точности полученных данных. Из единой базы сотрудники филиалов могут получить информацию о сроках поступления заказа, а головному офису уже через 2–4 часа доступны данные о получении заказа подразделением.

В результате оптимизации номенклатурных классификаторов справочник товарно-материальных ценностей сократился с 15000 наименований до 1500, что способствовало повышению прозрачности учета и унификации учета подразделений.

Обеспечена постоянная поддержка системы силами специалистов «Первый БИТ» и IT-департамента ОАО «Мостотрест».