Аутспан

Компания Outspan International учреждена международным холдингом, поэтому отчетность необходимо формировать как по российским, так и по международным стандартам. Кроме того предприятие ведет управленческий учет по корпоративным стандартам головной компании Olam International.

Ранее отчетность по МСФО формировались вручную в электронных таблицах на основе данных бухгалтерского учета. Процесс был трудоемким и занимал значительное количество времени. С большими трудностями также было связано формирование управленческих отчетов, требующих многочисленных расшифровок. Подготовка таких отчетов занимала около пяти рабочих дней. Руководство не получало оперативной информации о деятельности компании, было сложно контролировать текущую ситуацию, прогнозировать будущие доходы и расходы и своевременно реагировать на возникающие сложности.

Компании требовалась информационная система, которая позволила бы организовать параллельное ведение учета и оперативное формирование отчетности по РСБУ, МСФО и внутренним стандартам Olam International.

Для решения поставленных задач руководство Outspan International обратилось в компанию «Первый БИТ», имеющую успешный опыт по автоматизации процессов учета и управления финансами в международных компаниях со сложной схемой учета и контроля. Поскольку в компании уже использовалась программа «1С:Бухгалтерия 8», хорошо подходившая для ведения бухгалтерского учета по РСБУ, автоматизированную систему было решено создать на платформе «1С:Предприятие 8». Для решения стоящих перед компанией задач специалисты «Первый БИТ» рекомендовали использовать решение «БИТ.Управленческий учет», полностью интегрируемое с программой «1С:Бухгалтерия 8» и позволяющее вести параллельный учет по МСФО и РСБУ.

Автоматизации предшествовал ряд консалтинговых работ, направленных на выработку стандартов, регламентов и правил параллельного ведения учета и заполнения отчетности по РСБУ, МСФО и внутренним стандартам холдинга. Был оптимизирован план счетов МСФО в части аналитического учета. Подготовлены соответствия счетов МСФО счетам РСБУ (построена карта трансляции). Оптимизированы данные бухгалтерского учета для корректного отражения на счетах МСФО (например, каждое основное средство принадлежит определенной группе по МСФО и учитывается на отдельном счете). Разработана методика по сбору и группировке данных для получения отчетных форм согласно плану счетов МСФО. Сформирован пакет управленческой отчетности в соответствии с требованиями компании Olam International, в который вошли: отчет о прибылях и убытках (P&L), отчет об изменениях в собственном капитале (Statement of Changes in Equity), отчет о движении денежных средств (Cash flow), отчет об инвестициях (Net Investment Statement), балансовый отчет, включающий финансовые показатели (коэффициентный анализ) (Balance Scorecard including Ratio Analysis) и др. Для оптимизации и повышения прозрачности процесса контроля была разработана классификация затрат, а также разработана и внедрена схема распределения общехозяйственных расходов на единицу номенклатуры.

Разработанные меры позволили значительно снизить трудозатраты на составление отчетности. Введенные стандарты по каждому виду учета позволили исключить путаницу между показателями разных учетов. Оптимизация плана счетов по РСБУ облегчила процесс составления отчетности по международным стандартам, данные стали прозрачными. Внедренная схема распределения общехозяйственных расходов дала справедливое определение себестоимости единицы продукции и достоверные показатели по прибыли для управленческого учета.

Прописанные стандарты стали основой для эффективной автоматизации на базе решения «БИТ.Управленческий учет».

Проект внедрения решения БИТ.Управленческий учет занял два месяца. За это время специалисты компании «Первый БИТ» провели обучение пользователей, произвели установку и настройку программы на рабочие станции. В итоге:

· Было автоматизировано параллельное ведение учета и формирование отчетности по РСБУ и МСФО.

· Отлажен механизм трансляции данных в соответствии со всеми особенностями учета по международным стандартам в Outspan International.

· Автоматизированы процессы управления денежными средствами, ведения управленческого учета и подготовки отчетности по корпоративным стандартам холдинга.

· Обеспечено создание полного пакета управленческой отчетности, как стандартной, так и специализированной: отчет о прибылях и убытках, инвестициях, продажах и себестоимости, прямых и накладных расходах, отчеты о кредиторской и дебиторской задолженности и др.

· Для удобства предоставления отчетности в головной офис Olam International был настроен интерфейс и вывод стандартных управленческих отчетов (ОСВ, карточка счета и т.д.) на английском языке.

В результате внедрения БИТ.Управленческий учет 8 работа департамента отчетности и отдела продаж перешла на новый уровень эффективности:

· Управленческий и международный учет ведутся в единой информационной базе без использования электронных таблиц и ручной обработки данных. Проводки по МСФО создаются автоматически на основе данных бухгалтерского учета, благодаря чему сотрудники компании избавились от необходимого выполнения рутинных операций вручную.

· Существенно сокращено время на формирование отчетности по МСФО и управленческой отчетности для головной компании. Раньше это отнимало у сотрудников около пяти рабочих дней, теперь отчетность формируется автоматически за несколько минут.

· Стала доступной детальная информация о затратах и прибыли по каждому продукту в общем обороте компании, что сделало более эффективным планирование продаж различных видов товара, упростилось принятие решений об изменениях в товарной линейке.

· Руководство компании оперативно получает всю необходимую информацию о деятельности компании и может принимать взвешенные и обдуманные управленческие решения.