Континент Экспресс

Информационная система, существовавшая ранее, не имела достаточных ресурсов для интеграции с фронт-офисным программным обеспечением агентства. Такое положение вещей диктовало необходимость двойного ввода данных, а это, в свою очередь, приводило к неизбежным ошибкам и большим временным затратам сотрудников компании при выполнении рутинных операций.

Основными целями внедрения новой информационной системы стали автоматизация управления финансовыми потоками и интеграция бухгалтерии с фронт-офисом "Континент Экспресс" для устранения двойного ввода информации. С целью создания эффективного управления финансовыми потоками, включающего подготовку консолидированной отчетности, планировалось создание единой информационной среды, объединяющей как подразделения в рамках отдельного офиса, так и региональные представительства компании между собой и головным офисом.

Программный продукт "1С:Бухгалтерия 8" был предложен как решение, способное при незначительной доработке выполнять подготовку консолидированной отчетности, а конфигурация "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" была выбрана для автоматизации расчета заработной платы и кадрового учета. Эти программы на базе "1С:Предприятие 8" предоставляют возможность оперативного анализа большого объема информации. Немаловажную роль при выборе сыграл и уровень сервисного обслуживания пользователей "1С", в частности, высокая оперативность отражения в системах требований новых нормативных актов.

Для реализации проекта был выбран внедренческий центр "1С:Первый БИТ", который имеет собственные программные разработки, созданные на базе "1С:Предприятие 8" для туристической индустрии.

В качестве основы для системы специалисты 1С:Первый БИТ предложили использовать режим работы с распределенными информационными базами. Эта технология, а также доработка ряда справочников и создание отчета дебиторско-кредиторской задолженности позволяют головному офису компании в Москве ежедневно получать консолидированную отчетность из филиалов в Санкт-Петербурге и Южно-Сахалинске. Информационный обмен между подразделениями и головным офисом компании "Континент Экспресс" происходит по электронной почте в автоматическом режиме.

Главный бухгалтер предприятия имеет возможность отслеживать корректность ведения бухгалтерского учета в филиалах, более того, при необходимости, он может вносить свои исправления в отчетность любого офиса. Таким образом, во всех филиалах компании поддерживается общий стандарт ведения бухгалтерского учета, что значительно упростило подготовку и сдачу отчетности в проверяющие государственные органы.

В результате автоматизации финансовый директор агентства "Континент Экспресс", работающий в головном офисе компании, в любой момент может получить оперативную информацию о деятельности филиалов, в частности, количество проданных услуг и билетов, состояние дебиторско-кредиторской задолженности, данные о поступлении и списании денежных средств с расчетного счета. Эта информация помогает эффективно управлять текущими финансовыми потоками, а также планировать дальнейшее распределение денежных средств.

Для более оперативных и корректных финансовых взаимоотношений с клиентами был разработан специальный отчет, который позволяет отражать порядок возникновения и закрытия дебиторской задолженности. С его помощью, при возникновении финансовых вопросов у клиентов, специалисты агентства могут в течение нескольких минут предоставить им полную историю взаиморасчетов.

В рамках интеграции с фронт-офисом компании форма учета бланков авиабилетов в "1С:Бухгалтерии 8" была приведена в соответствие с формой программы билетопечати, благодаря чему бухгалтеры теперь избавлены от необходимости двойного ввода данных о продажах авиабилетов: фронт-офисная программа регистрирует продажу билетов, затем эти данные скачиваются в бухгалтерскую программу.

На базе программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" автоматизирован расчет заработной платы, ведется табель учета рабочего времени и штатное расписание.