СМУ-303 В 2006 году для эффективного развития бизнеса руководство СМУ приняло решение о комплексной автоматизации деятельности компании.

В 2006 году для эффективного развития бизнеса руководство «СМУ-303» приняло решение о комплексной автоматизации деятельности компании. Функционировавшие на тот момент в компании разрозненные, слабо интегрированные между собой программные продукты, в том числе и собственные разработки, перестали удовлетворять растущие требования холдинга к учету и управлению: с появлением новых подразделений снижалась оперативность предоставляемых данных, их обработка требовала все больших трудозатрат. Новая система должна была решить следующие основные задачи:

• создание единого информационного пространства для эффективного учета, анализа деятельности и управления компанией;
• усиление контроля за всеми видами затрат;
• оперативное получение точной информации о ходе выполнения работ за счет организации удаленного доступа к системе для прорабов и руководителей проектов, работающих на строительных площадках;
• повышение оперативности учета и снижение трудозатрат сотрудников за счет своевременной регистрации хозяйственных операций в системе, автоматического формирования необходимой документации.

Для реализации проекта был выбран программный продукт ERP-класса на базе платформы «1С:Предприятие 8» – «1С:Управление строительной организацией» («1С:Управление строительной организацией 8»), который содержит в себе весь необходимый функционал для эффективного управления строительной компанией. Партнером по проекту выступило петербургское подразделение компании «Первый БИТ», которое является одним из лидеров среди Центров компетенции по строительству фирм-партнеров «1С».

Сотрудники компании «Первый БИТ» детально изучили бизнес-процессы «СМУ-303» и разработали календарный план-график проекта. Внедрение длилось немногим более одного года. В ходе проекта в новой системе были автоматизированы:

• бухгалтерский и налоговый учет;
• бюджетирование и казначейство;
• управление строительным производством;
• управление закупками и запасами;
• расчет заработной платы и управление персоналом;
• управление автотранспортом.

Таким образом, в рамках проекта были внедрены все функциональные блоки «1С:Управление строительной организацией 8». В единой информационной системе работают сегодня более 100 пользователей, 50 из них – в центральном офисе компании, 20 – на территории удаленных офисов и около 40 – на объектах строительства.

Созданная система позволяет вести мониторинг движения денежных средств, осуществлять глубокий финансовый анализ деятельности предприятия и эффективное финансовое планирование. Благодаря оперативным данным руководство «СМУ-303» видит полную картину работы предприятия в целом, а также в разрезе отдельных организаций и проектов строительства. Автоматизирован весь процесс управления финансовыми потоками – от инициации заявки на финансирование до проведения платежа, реализован сложный механизм согласования заявок по различным маршрутам, обеспечен контроль соответствия установленным бюджетным лимитам. Все это позволило исключить необоснованные финансовые расходы и выйти на новый уровень управления финансовыми потоками компании.

Автоматизация бюджетирования значительно упростила управление холдингом, структура которого насчитывает не один десяток центров финансовой ответственности (ЦФО), повысила прозрачность как плановой, так и фактической информации, что очень актуально для поддержания и развития бизнеса в условиях экономического спада. Появилась возможность формировать как основные финансовые бюджеты компании – Бюджет по балансу, Бюджет доходов и расходов, Бюджет движения денежных средств, так и операционные бюджеты подразделений, а также бюджеты проектов. Существующая система позволяет руководству ЗАО «СМУ-303» планировать и контролировать бюджеты всех внутренних подразделений, корректировать и проверять их на соответствие финансовым целям холдинга. Благодаря новой системе точность исполнения бюджета повысилась в среднем на 25 процентов.

Благодаря автоматизации улучшились процессы управления строительным производством. Данные по каждому проекту строительства, начиная от этапа планирования и до его завершения, оперативно отображаются в информационной системе. Это позволяет руководству компании контролировать сроки выполнения работ, предотвращать простои и обеспечивать выполнение плановых сроков. Появилась возможность составлять календарный план строительства, с помощью которого удобно просчитывать сроки реализации и объемы работ, распределять капитальные вложения, составлять планы закупок, формировать бюджеты, отслеживать непосредственное производство работ, расход материалов и потребление ресурсов. В единой системе организована работа всех производственных подразделений – это исключило дублирование информации и предоставило одним отделам возможность пользоваться наработками другого отдела, таким образом не только снижены трудозатраты работников, но и сокращены сроки при передаче информации из одного подразделения в другое.

Удаленные сотрудники «СМУ-303» также получили доступ к новой информационной системе. Более 40 прорабов и руководителей проектов строительства оснащены портативными компьютерами с доступом в интернет и установленной на них системой. Благодаря этому, руководство компании всегда владеет точной информацией о ходе выполнения работ и темпах строительства, оперативно стекающейся в систему со всех строительных площадок компании. А у удаленных работников появился удобный канал для получения информации о состоянии материалов на складах, планах закупки, что оптимизировало их работу.

Автоматизация управления закупками позволила оперативно планировать и прогнозировать закупки на основании планов строительства, а также обеспечить непрерывное снабжение площадок материалами. Автоматизация складского учета обеспечила полный контроль товарно-материальных ценностей в компании. Созданная система оперативно фиксирует все складские операции. Это многократно сократило объем информации, вводимой кладовщиками вручную, производительность их работы увеличилась в несколько раз. Оптимизированы складские запасы компании, расходы на транспортировку и хранение сокращены более чем на 15 процентов.

Также в рамках управленческого учета автоматизирован оперативный учет расходов в необходимой аналитике, что в свою очередь решило задачу оперативной оценки рентабельности отдельных структурных подразделений и видов деятельности, финансового результата по проекту (объекту строительства). В целом по результатам проекта операционные и управленческие затраты снижены на 25 процентов.

Бухгалтерский и налоговый учет всех подразделений холдинга теперь ведется в единой информационной базе в полном соответствии с российским законодательством. Отпала необходимость вручную сводить данные по каждому предприятию для отчетности холдинга, что существенно снизило трудозатраты бухгалтерии компании. Благодаря работе в единой информационной системе значительно повысилась скорость обработки информации, возросла актуальность и точность информации, сократились сроки подготовки и сдачи отчетности.

В ходе проекта специалисты компании «Первый БИТ» автоматизировали выделенное «Управление механизацией и автотранспортом» (УМиАТ) компании. Теперь в системе оперативно отображаются все процессы от диспетчеризации до учета аварий и ремонтов. Все это позволило многократно снизить трудозатраты сотрудников на ежедневную подготовку и обработку путевых листов, улучшить контроль за автотранспортом и перевозками, а также упростить сложную систему расчета заработной платы сотрудников, завязанную на путевых листах. Также система интегрирована с существующей в холдинге системой спутникового слежения автотранспорта и учета топлива. Теперь данные о местонахождении транспортных средств, времени в пути и расходе горючего оперативно отображаются в единой системе, что позволяет еще более эффективно контролировать и анализировать работу УМиАТ.

Кроме того, автоматизированы процессы документооборота в компании. Ранее документооборот на предприятии не был автоматизирован. Согласование документов (договоров, заявок, приказов и т.п.) занимало большое количество времени. Значительный поток внешней и внутренней документации требовал надежного и безопасного хранения, оптимизации процесса согласования, а также строго контроля сроков исполнения обязательств по договорам.

С целью автоматизации всего цикла обработки документов руководство предприятия приняло решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8», поскольку его функциональные возможности полностью соответствовали потребностям предприятия. Решение в полном объеме обеспечивает решение таких задач, как сохранность документов, быстрота доступа, облегчение поиска и повышение эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.

Специалистами компании «Первый БИТ» были выполнены работы по установке и настройке системы, произведена загрузка классификаторов, заведение и разграничение прав пользователей и т.п., проведено обучение пользователей работе с программой. Автоматизированы следующие функции:

• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
• поддержка бумажного делопроизводства и документооборота.

Благодаря внедрению системы «1С:Документооборот 8» в компании ускорились процессы рассмотрения и согласования документов, уменьшилось время, необходимое на поиск нужной информации, улучшилось качество документации. Данный продукт установлен без изменений, так как достаточно функциональности типовой конфигурации.