МГИМО эффективно контролирует доходы и расходы с помощью "1С:Предприятия 8" и компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ)

Экспертный центр по работе с государственными организациями компании "1С:Первый БИТ" завершил внедрение учетной системы на платформе "1С:Предприятие 8" в Московском государственном институте международных отношений (университете) МИД России (МГИМО). Автоматизирован бухгалтерский и складской учет, расчет зарплаты и стипендий, ведение штатного расписания, расчеты со студентами по платному обучению, учет общежития и типографии. В результате проекта автоматизировано формирование регламентированной отчетности по новому законодательству для государственных учреждений, обеспечен безошибочный учет нефинансовых активов МГИМО, расчет зарплаты для 3200 сотрудников вуза. В системе работают 60 пользователей.

МГИМО Московский государственный институт международных отношений (Университет) МИД России, основанный в 1944 году, сегодня является одним из ведущих российских вузов. Университет готовит специалистов в области международных отношений, регионоведения, политологии, мировой экономики, юриспруденции, менеджмента, журналистики и связей с общественностью. Подготовку в шести институтах, на семи факультетах МГИМО осуществляют более 1500 преподавателей. В настоящее время в МГИМО обучается более 6000 студентов.

Учет в МГИМО в течение нескольких лет велся в программах на базе "1С:Предприятие 7.7". В связи с изменением законодательства было принято решение о переходе на программы "1С" версии "1С:Предприятие 8", в которых реализованы актуальные требования к учету в госучреждениях. Необходимо было перевести на платформу "1С:Предприятие 8" бухгалтерский и складской учет, расчет зарплаты и стипендий, кадровый учет, расчеты со студентами по платному обучению.

Также планировалось внедрить специализированные программы для управления общежитием и типографией с целью повысить эффективность контроля над доходами и расходами этих подразделений. Проект был поручен компании "1С:Первый БИТ", с которым вуз сотрудничает с 2002 года. В результате анализа требований были выбраны продукты "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8", "1С:Предприятие 8. Оперативная печать", а также специализированные разработки компании БИТ на платформе "1С:Предприятие 8": программы "БИТ:Зарплата и кадры в вузе", "БИТ:Расчет стипендий", "БИТ:Расчеты со студентами", "БИТ:Общежитие". Автоматизировано 60 рабочих мест. 

По итогам проекта получены следующие результаты

Реализован учет и формирование отчетности по новому плану счетов бухгалтерского учета, применяемому в государственных учреждениях. Автоматизирован учет нескольких тысяч единиц основных средств и материальных запасов, учет расчетов с поставщиками и учащимися, контроль непревышения лимитов бюджетных обязательств, формирование регламентированной отчетности и другие задачи.

С помощью "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" обеспечен прозрачный и безошибочный складской учет на трех складах МГИМО, исключены потери. До этого в вузе использовалась написанная "с нуля" программа, которую не было возможности обновлять, многие операции выполнялись вручную. Новая система позволяет вести учет пришедших и списанных складских запасов, в том числе и в случае, если эти операции еще не отражены в бухучете. Для работы кладовщика разработан специальный интерфейс, причем права доступа разграничены так, что каждому пользователю доступна только та информация, которая ему необходима. Руководство получает полную аналитическую отчетность о движении товароматериальных ценностей.

Система позволяет контролировать сроки оплаты обучения студентами, задолженности, учитывать предоставляемые учащимся скидки. Формируются все необходимые приказы по студентам: на зачисление, отчисление, перевод на следующий курс, изменение графиков оплат (например, если студент уходил в академический отпуск) и др. Это позволило более эффективно вести расчеты с учащимися, в том числе и в валюте, планировать поступление оплат и контролировать их своевременность.

Автоматизирован расчет заработной платы для более 3200 сотрудников вуза. С помощью программы "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" и интегрированного с ней специализированного решения "БИТ:Зарплата и кадры в вузе" упрощен расчет зарплаты, обеспечена ее своевременная выплата, сведены к минимуму ошибки.
В системе ведется учет профессиональных квалификационных групп (ПКГ), категорий персонала, надбавок, ученых степеней, званий и проч. Автоматизирован учет почасовой оплаты труда преподавателей, регистрируются договоры почасовой оплаты с сотрудниками, данные об отработанных часах учитываются при расчете заработной платы. Система формирует отчет для сравнительного анализа запланированных и отработанных часов.
Доступна информация о расходах вуза на заработную плату и налоги по статьям финансирования (бюджетные, внебюджетные средства, гранты Российского фонда фундаментальных исследований).
Учтены особенности расчетов МГИМО: фиксация НДФЛ по указанным источникам финансирования, индивидуальный алгоритм выплаты аванса и формирования межрасчетных выплат.
План-фактный анализ начислений сделал более эффективной работу планового и расчетного отделов по контролю корректности начислений сотрудникам в соответствии со штатным расписанием.

Реализовано ведение штатного расписания. Ускорился и упростился ввод данных и формирование отчетов по штатному расписанию: унифицированная форма Т-3, отчеты по штатной расстановке, штатное расписание по подразделениям и т.д.

Упростился расчет стипендий для 5000 учащихся. Реализован расчет всех видов начислений (основная стипендия, различные надбавки разового и длительного характера из различных источников финансирования, материальная помощь и проч.) и удержаний. Формируются все необходимые аналитические отчеты (расчетные листки, ведомости, своды и др.), а также унифицированные формы по учету стипендии, регламентированные законодательством.

Автоматизирован учет типографии, который раньше велся вручную. Типография МГИМО занимается печатью специализированной учебной литературы, методических материалов, научных трудов. С помощью программы "1С:Предприятие 8. Оперативная печать" выполняется расчет себестоимости полиграфических заказов, ведется учет расходных материалов, используемых в процессе изготовления печатной продукции, учет выпущенной печатной продукции. Это позволило сделать более точным планирование затрат на печать тиражей, поддерживать на складе оптимальный объем запасов материалов для печати.

Система позволила улучшить управление общежитием вуза: учет проживающих, мест, формирование договоров и приказов по студентам, расчет и контроль платы за проживание. Программа обеспечивает прозрачный учет деятельности общежития, позволяет не допускать сдачу помещений в аренду людям со стороны.

Наталия Владимировна Овсянникова, начальник налогового отдела МГИМО: "В результате перехода на "1С:Предприятие 8" мы получили современную систему, соответствующую не только требованиям законодательства, но и требованиям самого вуза к функциональности и производительности. Автоматизация помогает нам формировать отчетность, контролировать работу складов, задолженности по оплате обучения, исключить ошибки при расчете зарплаты и стипендий. В процессе перехода мы смогли по-новому взглянуть на учет и повысить эффективность работы, скорректировать ошибки.
Мы работаем с компанией "1С:Первый БИТ" уже 10 лет и за это время не раз убеждались в профессионализме, ответственности специалистов "1С:Первый БИТ" и их умении решать даже самые непростые задачи".

Елена Малютина, руководитель Экспертного центра по работе с государственными организациями компании БИТ: "Проект в МГИМО стал для нас уникальным опытом, учитывая масштаб и значимость реализованных задач. Гибкость платформы "1С:Предприятие 8" позволила реализовать особенности учета вуза и сделать систему максимально удобной для пользователей. И конечно, большую роль в успехе проекта сыграло активное участие ответственных за проект со стороны заказчика. В дальнейших планах автоматизация работы планово-экономического управления вуза".