Внедрение ERP-системы

Основной целью внедрения ERP-системы является оптимизация бизнес-процессов компании и получение конкурентного преимущества. Так как проекты по внедрению ERP требуют больших временных и денежных ресурсов, важно точно определить цели и задачи еще до старта проекта. Такими целями могут быть, например, увеличение темпов роста и/или улучшение показателя окупаемости инвестиций (ROI). Большинство компаний используют новые технологии, в первую очередь, c целью увеличения прибыли. Для принятия своевременных решений необходимо оперативно получать актуальную информацию, что и обеспечивает грамотно внедренная ERP-система.

Отраслевое распределение ERP-проектов

По данным Panorama Consulting Solutions большинство проектов в зарубежных странах реализовано в производстве (43%), ритейле (11%) и финансовом секторе (11%). В последние годы увеличилось число внедрений в сфере оказания услуг и государственном секторе. Изначально ERP развивалась как продукт только для автоматизации производственных предприятий. Сегодня появляется все больше и больше доступных облачных и нишевых решений, что и обуславливает рост популярности ERP в других отраслях.

Рис. 1 Распределение проектов ERP по отраслям за рубежом (по данным PCS)

Цели и задачи внедрения ERP

Для того чтобы минимизировать риски и получить максимум выгоды при внедрении ERP, необходимо тщательно спланировать и оценить каждый этап проекта. Для начала важно поставить бизнес-цели и только потом подобрать решение, которые наилучшим образом помогут их реализовать. Затем необходимо определить инфраструктуру компании и описать бизнес-процессы, временные рамки и бюджет. И уже только потом подбирается наиболее подходящее по бюджету и релевантное целям программное обеспечение.

По результатам исследований Panorama Consulting Solutions основной причиной для внедрения ERP в 2018 году было повышение эффективности бизнес-процессов – 64%. Затем следует желание обеспечить перспективы роста и стремление уменьшить оборотный капитал. На них приходится по 57%. 54% предприятий внедряют ERP с целью повышения качества обслуживания клиентов, 49% для облегчения работы сотрудников, 41%, чтобы интегрировать разрозненные системы, 38% указали в качестве причины замену старой учетной системы, 32% - удовлетворение требований руководства компании и акционеров.

Рис. 2 Причины внедрения ERP в 2018 году (по данным PCS)

Этапы внедрения ERP

Отметим сразу, что существует множество вариантов этапов реализации проектов на базе ERP. Это зависит от сложности, поставленных задач и технологий внедрения. Рассмотрим здесь лишь один из вариантов классического проектного внедрения, которое, как правило, реализуется в 6 этапов: обследование, моделирование, проектирование, разработка, внедрение и опытная эксплуатация.

Рис. 3 Вариант этапов проекта

Есть еще вариант с двумя дополнительными этапами: ввод в промышленную эксплуатацию, сопровождение и развитие внедренной системы. Остановимся подробнее на 6-ти первых этапах.

Данная методология управления проектами называется «каскадной» и предполагает детальное планирование еще до старта проекта с логически выстроенными этапами проекта.

Однако сегодня многие компании выбирают более гибкий подход к управлению проектами с использованием методологии Agile. В отличие от традиционного подхода Agile базируется на принципах сотрудничества, постоянной обратной связи от заказчика и непрерывного совершенствования. Эта методология подходит для проектов, которым необходим быстрый старт. С другой стороны, в процессе внедрения проектов по Agile требуется постоянное вовлечение всех членов команды в процесс и значительные финансовые вложения. Присутствует элемент неопределенности, что может заставить руководство компании нервничать.

Для того чтобы определиться с подходом, необходимо взвесить все плюсы и минусы каждого из них относительно именно вашей компании и планируемого проекта.

Подготовка к внедрению ERP

Важно помнить, что цели должны быть хорошо продуманными, обоснованными и измеримыми. В идеале необходимо собрать команду экспертов, которые будут отвечать за проект со стороны вашей компании. Каждому члену команды также надо ставить задачи. Однако их можно и нужно менять в процессе реализации проекта, если это положительно скажется на результатах. Перед началом внедрения необходимо рассмотреть следующие аспекты:

1. Зачем компании необходимо внедрить ERP? Какие процессы требуют автоматизации и почему? Какие показатели требуют улучшения для сокращения издержек и повышения эффективности? Это позволит составить лист требований к программе, на основе которого будет сделан выбор в пользу ERP конкретного вендора. Чем конкретнее описаны цели, тем лучше.
2. Далее идет этап подбора решения. Важно, чтобы партнер по внедрению обладал опытом и экспертизой в вашей отрасли и был готов предоставить релевантный референс.
3. Внедрение ERP – это инвестиции и важно быть уверенным, что ваши вложения окупятся. Сильно сэкономить на внедрении скорее всего не получится. Есть риски того, что в результате внедренная система будет неповоротлива и не будет решать поставленные задачи, и как следствие, не будет полноценно использоваться сотрудниками компании. Все это требует тщательной финансовой оценки: сколько компания готова вложить в этот проект, и сколько ERP поможет сэкономить в будущем и как быстро окупится. Все это поможет подобрать максимально подходящее под потребности и бюджет компании решение.
4. Компании инвестируют не только деньги в ERP-проект, но и время сотрудников на изучение нового программного обеспечения. Часто руководство компании сталкивается с сопротивлением со стороны пользователей, которые саботируют нововведения. Это также необходимо предусмотреть и разработать ряд мероприятий по минимизации негативного влияния и рационального использования ресурсов компании. Можно существенно сократить время на внедрение и введение в эксплуатацию путем рационального планирования и использования современных технологий.
5. Есть примеры того, как проекты по ERP проваливались из-за недостаточного выделения ресурсов на обучение персонала или обеспечение поддержки конечного пользователя. При этом именно сотрудники, использующие программу, обеспечивают успех внедрения. Есть смысл обсудить цели внедрения с сотрудниками: как они видят процесс, какие функции необходимо реализовать.

Техническое задание на внедрение ERP

ERP – технически сложный продукт, поэтому компании зачастую стремятся к созданию объемного и подробного технического задания, досконально расписывая все, даже самые мелкие процессы. Это очень трудоемкий и дорогостоящий процесс, который может длиться несколько месяцев. Важно, чтобы техзадание было написано представителем компании. В нем прописываются задачи, методы и сроки. По сути это документ, к которому апеллируют в спорных моментах.

Обычно техзадание включает:

1. Цель;
2. Описание доработок и требований к системе;
3. Методы реализации;
4. Пример реализации аналогичного решения;
5. Трудозатраты.

Техническое задание обязательно должно быть подписано и заказчиком, и исполнителем.

Однако все предусмотреть невозможно, и все больше компаний склоняются к написанию «облегченной» версии техзадания. В рамках данного подхода составляется перечень основных процессов и модулей, которые служат основой для начала работ. Можно составлять задания на определенный этап внедрения. Это более гибкий подход, но в то же время он требует больше времени, а сроки завершения проекта размыты.

Метод Agile же вообще исключает подготовительный этап.

Примеры внедрения 1C:ERP на предприятии

Для реализации ERP-проектов в России чаще всего выбирают российскую разработку 1С:ERP Управление предприятием. Это современная модульная ERP-система, позволяющая автоматизировать все бизнес-процессы от производства до работы с клиентами. В компании «Первый Бит» накоплен большой опыт и широкая экспертиза в реализации проектов на базе данного решения в различных отраслях: оптовая и розничная торговля, машиностроение, приборостроение, строительство, пищевая промышленность, фармацевтика, медицина, нефтегазовая отрасль, электроэнергетика, сельское хозяйство и др.

Одним из наиболее интересных проектов был проект в Липецкой области по внедрению1С:ERP и собственной разработки для учета ягод.

Проект по автоматизации процесса выращивания, сбора и заморозке ягод в агрохолдинге «Фрагария» на базе 1С:ERP.

Агрохолдинг ООО «Фрагария» является одним из партнеров французской компании DANONE. Основной вид деятельности — выращивание плодово-ягодных культур и производство из них полуфабрикатов.

В сезон собирается до 100 тонн ягод в день, и вести учет такого объема без надежной и удобной системы практически невозможно. Автоматизировать учет сбора ягод необходимо было за полтора месяца. Готового программного обеспечения не было, поэтому необходимый функционал был разработан с нуля. Сейчас ягоды взвешивают на мобильном пункте прямо в поле, и информация автоматически передается в основную учетную систему.

Далее специалисты компании «Первый Бит» приступили к автоматизации производства полуфабрикатов на строящемся заводе. Для этого была выбрана система «1С:ERP», так как, во-первых, это система класса ERP, что является стандартом для индустриальных проектов, во-вторых, ведение налогового, бухгалтерского и управленческого учета полностью сопряжено в компании с производственными процессами. Кроме того, во Фрагарии ранее уже использовалось решение на платформе «1С» более ранней версии.

Особенностью проекта было то, что он стартовал до запуска производства. Завод был в стадии строительства. Компания «Первый Бит» начала с автоматизации бухгалтерского учета, который имеет четкие регламенты. Это помогло сократить степень неопределенности в начале проекта. К началу следующего сезона модуль сбора ягод был усовершенствован. На территории полей была развернута мобильная связь 3G, и специалисты компании «Первый Бит» настроили работу через RDP-протокол, чтобы данные появлялись в системе в режиме реального времени.

Результаты проекта:

1. Разработана система учета сбора ягод, обеспечивающая учет ягод в разрезе сборщика, даты, секторов, сортов и партий прямо на поле;
2. Реализованы мобильные пункты взвешивания ягод для ввода информации о собранном урожае;
3. Расчет заработной платы с учетом KPI ведется в режиме реального времени с учетом количества собранных ягод;
4. Автоматизирован производственный учет для расчета себестоимости;
5. Появилась возможность получения оперативных данных по общему количеству собранного сырья;
6. Создана единая информационная среда для ведения регламентированного учета, который тесно связан с производственным.

Стоимость внедрения

Окончательная стоимость внедрения ERP зависит от многих факторов и рассчитывается, как правило, индивидуально для каждого конкретного проекта. Состоит она из стоимости программного продукта и лицензий, а также стоимости внедрения и поддержки. При расчете стоимости проекта учитывается: количество АРМ, трудозатраты, сложность проекта, доработки, интеграция с другими системами и т.д.

Цена поддержки и сопровождения складывается из стоимости работы исполнителя и договора ИТС. Если решение отраслевое, то приобретается еще и ИТС отраслевой.

По данным Panorama Consulting Solutions почти 64% участвовавших в исследовании, не уложились в первоначальный бюджет, что на 10% меньше прошлогодних показателей. При этом 57% опрошенных остались довольны стоимостью внедрения.

Каковы же причины превышения бюджета? Как правило, причин может быть много.

Рис. 4 Наиболее частые причины превышения бюджета проектов (по данным PCS)

Согласно Panorama Consulting Solutions в половине случаев проекты ERP окупаются в период до трех лет, а эффект от внедрения заметен уже в течение первого года.

Экономический эффект от внедрения ERP

Компании, реализовавшие ERP-проекты, отмечают ряд выгод, которые они получили от внедрения.

Рис. 5 Выгоды от внедрения ERP (по данным PCS)

Если говорить об экономическом эффекте от внедрения ERP, то компания «1С» приводит следующие данные проведенного ими исследования:

Рис. 6 Экономический эффект от внедрения ERP-решений на платформе «1С:Предприятие 8» (по данным 1С)

Экономическую эффективность рассчитывают по двум направлениям: насколько увеличится выручка и насколько уменьшатся затраты. И если увеличение выручки сложно просчитать, то уменьшение затрат можно оценить довольно точно. Внедрение ERP помогает сократить затраты на:

1. оплату труда;
2. программное обеспечение;
3. аппаратное обеспечение;
4. штрафы и пени;
5. аудиторские услуги;
6. услуги внешней техподдержки.

Сокращение затрат в большинстве случаев связано с тем, что при внедрении ERP оптимизируются бизнес-процессы, увеличивается их прозрачность и усиливается контроль. Максимальный результат достигается путем эффективного использования внедренного решения. В любом случае, внедрение ERP – это инвестиционный проект, и оценивать его стоит по принципам оценки любого другого инвестиционного проекта, учитывая рентабельность инвестиций, срок окупаемости и коэффициент эффективности.

Проблемы при внедрении ERP

Успешное внедрение зависит от большого количества факторов. В ходе проекта компании сталкиваются с рядом проблем, которые могут повлиять на то, насколько успешным будет внедрение.

Наиболее распространенные причины неудачного внедрения ERP:

1. Нецелесообразность внедрения;
2. Отсутствие четкой цели внедрения;
3. Плохо проработанный план внедрения или его отсутствие;
4. Слабое проектное управление;
5. Недооценка количества необходимых ресурсов;
6. Слишком большое количество доработок;
7. Излишнее доверие подрядчикам;
8. Недостаток опыта у исполнителя;
9. Отсутствие должного тестирования системы;
10. Некачественное обучение конечных пользователей.

Самыми распространённые риски и проблемы проекта по внедрению ERP-системы:

1. Часто компании недооценивают масштабность изменений, необходимого времени и инвестиций;
2. Срыв сроков проекта и превышение бюджета;
3. Отсутствие необходимой информационной инфраструктуры;
4. Саботаж сотрудников;
5. Недостаточная вовлеченность проектной команды и руководства компании-заказчика;
6. Ошибка в выборе системы;
7. Отсутствие эффекта от внедрения в пределах ожидаемого срока;
8. Проблемы с интеграцией сторонних систем;
9. Недостаточное количество аналитических инструментов.

В заключение еще раз отметим, что внедрение ERP-системы – дорогой и сложный процесс, который требует значительных временных затрат. При этом не стоит ждать моментального экономического эффекта. Сам факт внедрения системы не гарантирует ее успешного использования. Это процесс, который надо тщательно планировать, оценивать, контролировать и который впоследствии грамотно использовать.