Управление персоналом и расчет заработной платы в 1C:ERP

Для уменьшения влияния человеческого фактора на качество информации, которую используют сотрудники и руководящее звено, рекомендуется объединить все контуры учета между собой в одной базе данных. Для этих целей идеально подойдет 1С:ERP. Это программное обеспечение является флагманом в семействе 1С и имеет максимальный охват бизнес-процессов для больших, средних и очень больших производственных предприятий.

Например, кадровый блок в 1С:ERP поможет автоматизировать нестандартные процессы учета на предприятии, когда:

• Присутствует сложная схема начисления зарплаты, включая различные премии;
• Имеется расчет зарплаты с учетом процента брака продукции;
• Нужна частичная оплата простоев сотрудников с указанием причин;
• Требуется гибкая система кадровой канцелярии для временного персонала;
• Ведется учет специальностей и квалификации сотрудников для своевременного перераспределения кадров на более востребованные участки работы.

1С:ERP обладает всеми необходимыми компонентами для обеспечения стабильной работы в рамках сложных процессов кадрового делопроизводства и учета. Рассмотрим каждый из них более подробно.

Штатное расписание в 1С ERP

Штатное расписание играет важную роль в кадровом делопроизводстве в 1С:ERP, позволяя настроить необходимую структуру позиций и дополнить каждую важной информацией, включая:

• Унифицированную форму Т-3;
• Количество позиций с возможностью указывать дробные числа при работе с неполными ставками;
• Начисление зарплаты для позиции штатного расписания, а также тарифные ставки, если они используются на предприятии;
• Дополнительные коэффициенты и надбавки;
• Количество отпусков и их продолжительность;
• График работы для каждой позиции.

Для того чтобы облегчить работу с штатным расписанием предприятия, в 1С:ERP имеется возможность активации истории изменений расписания. Таким образом, каждое изменение фиксируется в отдельном документе, что позволяет упорядочить ведение кадрового делопроизводства. Также в программе предусмотрен механизм проверки соответствия штатному расписанию, что позволяет контролировать количество работников, занятых на предприятии. Например, если предприятие располагает шестью ставками, а отдел кадров планирует принять седьмого сотрудника, программа выдаст предупреждение о том, что число работников превышает число ставок. Для облегчения аналитической работы по штатному расписанию, в программе уже установлены наборы отчетов.

Кадровый учет в 1С:ERP

В 1С:ERP представлен полный цикл кадрового учета, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением. Это позволяет проводить все операции в едином окне, что значительно упрощает работу сотрудников отдела кадров.

Одним из важных документов в системе является «Прием на работу», в котором указываются основные данные о новом сотруднике, а также информация о соответствующей позиции в штатном расписании.

Здесь вы можете отправить в печать приказ о приеме на работу по форме Т-1 и трудовой договор с работником.

Кадровые операции можно выполнять в карточке сотрудника, где заранее вносятся его данные, включая:

• Уровень образования и квалификацию;
• Состав семьи;
• Информацию о воинском учете;
• Историю кадровых операций;
• Начисления и удержания.

Из формы карточки сотрудника можно оформлять основные кадровые документы и справки, такие как больничный лист, информацию об отсутствии работника по какой-либо причине, или исполнительный лист, в случае присутствия задолженности.

В программе реализован документ "Больничный лист", предоставляющий следующие возможности:

• Внести номер электронного больничного листа из ФСС;
• Указать период времени, в течение которого сотрудник не может работать и причину его нетрудоспособности;
• Рассчитать пособие для сотрудника;
• На основании больничного листа создать его продление и совмещение должностей, если сотрудник продолжает отсутствовать на работе по болезни.

В программе имеется ряд документов, что позволяют зафиксировать отсутствие сотрудника на рабочем месте:

• Отпуск, включая неоплачиваемый;
• Сохранение заработной платы в связи с выполнением государственных обязательств или донорством крови;
• Отсутствие без сохранения заработной платы - прогулы и неявки;
• Командировка. Здесь можно сразу рассчитать зарплату на время командировки, внести данные для бухгалтерского учета и подготовить соответствующие документы – приказ о направлении в командировку (Форма Т-9), Командировочное удостоверение (Форма Т-10) и Служебное задание (Форма Т-10а).

Плановый фонд оплаты труда

Для любого бизнеса важно уметь планировать затраты на заработную плату своих сотрудников. Конечно, объем расходов на зарплаты может быть разным в зависимости от отрасли деятельности, например, он может быть меньше в строительных компаниях или больше в бизнесе, основанном на интеллектуальном труде. Тем не менее, затраты на заработную плату всегда будут занимать значительную долю в общих расходах.

С помощью 1С:ERP можно выполнять следующие операции, связанные с ФОТ:

• Аналитическая отчетность движений ФОТ в разрезе начислений и сотрудников;

• Возможность применять совокупную тарифную ставку с расчетом включенных в нее дополнительных показателей – процентных, взаимозависимых и прочих.
• Настройка предоставления аванса в процентах от тарифной ставки;
• Использовать ФОТ для доплаты за выполнение обязанностей другого работника.

При этом расчет может выполняться тремя способами:

• В процентах от ФОТ замещающего лица;
• В процентах от ФОТ замещаемого лица;
• В процентах от разницы между ФОТ замещающего и замещаемого лица.

Объем ФОТ рассчитывается автоматически исходя из всех указанных начислений, однако вы всегда можете скорректировать его  вручную.

Изменение условий труда

Длительное отсутствие перестановок кадров на предприятии – это редкость. Особенно это относится к крупным производственным, строительным и добывающим отраслям, где каждый день происходят перемещения сотрудников, совмещения должностей, выплаты дополнительных вознаграждений и т.д.

Какие инструменты предоставляет 1С:ERP для эффективного управления кадрами?

 «Кадровый перевод» позволяет не только зарегистрировать перемещение сотрудника и оформить необходимые документы (например, формы Т-5 или Т-5а, если это перевод списком), но и выполнить ряд других задач. Он доступен через журнал кадровых документов и карточку сотрудника.

С его помощью можно внести следующие изменения в кадровом учете:

• Тип занятости сотрудника;
• Размер начислений, а также коэффициенты и надбавки;
• Число и продолжительность отпусков;

Изменить график работы сотрудников предприятия списком на ограниченный или неограниченный срок вы можете при помощи одноименного документа.

А в документе «Индексация заработной платы» можно установить увеличение заработной платы для персонала конкретного подразделения или всего предприятия с начала нового месяца. Например, часто на предприятиях заработная плата индексируется на процент, равный проценту инфляции в стране.

Для перевода работника на должность с меньшей оплатой и назначения ему доплаты до среднего заработка согласно требованиям Трудового кодекса РФ используется документ «Доплата до среднего заработка».

Увольнение

Расторжение трудового договора является критически важным этапом в управлении кадрами, требующим не только составления соответствующих документов для сотрудника, но и правильного расчета заработной платы, выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и выходных пособий.

С помощью документа «Увольнение» можно уволить одного или сразу группу сотрудников. Здесь также можно настроить выплаты для бывших работников и рассчитать задолженности по займам денежных средств предприятия.

Также здесь выполняются следующие задачи:

• Создание документов в унифицированной форме Т-8 и Т-61;
• Подготовка документов по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
• Подготовка справки о заработке для расчета пособий и справки о доходах 2-НДФЛ.

Все случаи увольнения фиксируются в отчетности, например, в отчете по текучести кадров.

Воинский учет

Работники отдела кадров проводят учет следующих категорий лиц:

• Пригодных к призыву на службу, включая тех, кому 15 или 16 лет;
• Прошедших военную службу в вооруженных силах, с указанием военной учетной специальности, звания, категории запаса и других данных, которые могут быть заполнены в карточке сотрудника;

• Находящихся в запасе, с указанием наличия мобилизационного предписания, номера команды или партии;
• Забронированных лиц, которые могут быть разделены на группы, например, для ведения отдельного учета должностей, связанных с летно-подъемным или плавательным составом.

В 1С:ERP также есть полный функционал для работы с документацией, регламентируемой министерством обороны.

Учет рабочего времени в 1С:ERP

Если на вашем предприятии сотрудники работают только в рамках стандартной пятидневной недели без ночных смен и не имеют сокращенных рабочих дней, то учет труда не потребует больших усилий. Но если ваше предприятие имеет непрерывный цикл работы, где персонал работает в выходные и праздничные дни или имеет ненормированный рабочий день, то вести учет труда без автоматизации будет непросто.

Первым действием кадровика, для начала ведения учета в 1С:ERP, является составление графика работы. Этот плановый документ позволяет:

• Настроить график работы – пятидневный или шестидневный
• …или циклы любой другой длительности (два/два, три/три и т.д.);
• Указать праздники и оплачиваемые нерабочие дни;
• Обозначить неполный день или неделю.

Благодаря использованию графика в базе 1С:ERP, можно применять виды рабочего времени, соответствующие определенному региону или конкретному предприятию, и осуществлять учет общих отработок по времени. Кроме стандартного графика, есть возможность создания индивидуального расписания для каждого сотрудника.

Также существует ряд документов для учета отклонений от заданного графика:

• Больничный;
• Кадровые переводы и корректировка графика;
• Документы: неявки, регистрации сверхурочной отработки и переработок, фактов простоя и пр.

Вся информация из этих документов передается в табель рабочего времени (Т-13), который отражает фактически отработанное сотрудником время, а также все корректирующие документы.

Начисления

ERP содержит список стандартных начислений, определенных законодательством, что применяются при движении кадров. При расчете среднего заработка, НДФЛ и страховых взносов, можно указать способ учета начислений. Расчет начислений и его результат зависят от использования формул различной сложности.

Межрасчетные начисления и выплаты в 1С:ERP

В 1С:ERP доступны разнообразные виды выплат и начислений, которые могут быть осуществлены в течение межрасчетного периода. В число таких выплат входят ежегодные или одноразовые премии, материальная помощь (за исключением начислений, что являются результатом создания специальных документов, таких как больничный лист или командировка). Также предусмотрены выплаты компенсационного характера, например, оплата использования личных технических средств сотрудника, компенсация за задержку выплаты заработной платы или возмещение морального ущерба.

Удержания

Существуют два основных типа удержаний:

1. Связанные с отсутствием сотрудника на рабочем месте (подробнее об этих документах рассказывается в разделах, посвященных кадровому делопроизводству).
2. Удержания из ЗП, которые могут быть добровольными или принудительными.

Они могут быть связаны с различными причинами, включая:

• Взносы в профсоюз;
• Добровольные взносы в пенсионный фонд (государственный или коммерческий);
• Плановые удержания в соответствии с исполнительным документом или по алиментам.

В программе 1С:ERP способ расчета суммы удержания указывается:

• Фиксированной суммой;
• Процентом от зарплаты или прожиточного минимума;
• Долей от зарплаты или прожиточного минимума.

Также указывается период времени, в течение которого будут удерживаться денежные средства, и устанавливается предел удерживаемой суммы.

Расчет зарплаты в 1С:ERP

Расчет и учет зарплаты сотрудников является одной из ключевых причин автоматизации предприятий, поскольку этот процесс требует значительных трудозатрат и участия специалистов разных уровней и подразделений. Неправильный расчет может привести к массовому недовольству сотрудников, компенсациям за задержку зарплаты и репутационным потерям компании. Поэтому важно чтобы расчет зарплаты был максимально точным, автоматизированным и одновременно допускал возможность ручной корректировки.

При расчете зарплаты используются следующие данные:

• Плановые начисления сотрудникам, такие как оплата по окладу, часовым или дневным ставкам;
• Надбавки за вредность и районные коэффициенты;
• Начисления за сдельную работу, в том числе за работу в бригадах, а также корректировки начислений в связи с некачественной работой;
• Расчеты по договорам гражданско-правового характера и авторским договорам;
• Начисленные премии;
• Данные корректирующих документов, например, больничные листы и др.;
• Различные виды удержаний: исполнительные листы, взносы в пенсионные фонды и профсоюзные организации;
• Удержание НДФЛ. Программа также учитывает документы, связанные с вычетом налога на доходы физических лиц, если они зарегистрированы на сотрудника;
• Начисление взносов в фонды ОМС и ПФР.

Для более подробной отчетности и анализа по нужным параметрам можно настроить свой собственный способ отражения заработной платы или страховых взносов.

Выплата зарплаты в 1С:ERP

Функциональность выплат представляет собой автоматизированный процесс перевода платежей сотрудникам, основанный на предварительном расчете заработной платы. Используя данные расчеты, формируется ведомость на выплату денежных средств.

В системе предусмотрены механизмы зачисления на банковские карты:

• открытый зарплатный проект;
• варианты, не связанные с зарплатным проектом.

…и выплаты:

• через кассу;
• через раздатчика.

С помощью настроек выплат авансов можно выбрать:

• Дату выплаты – единую для всего предприятия, отдела или индивидуальную для каждого сотрудника.
• Фиксированную сумму выплаты, процент от тарифа или расчет по первой половине месяца.

Программа также позволяет использовать механизм депонирования зарплаты и расчет компенсации за задержку ее выплаты.

Взаиморасчеты с сотрудниками в 1С:ERP

Реализована возможность, как выдачи займов сотрудникам организации, так и получения займов от физических лиц, не являющимся ее сотрудниками.

Для сотрудников доступны два способа выдачи займа:

1. Единовременно;
2. Несколькими платежами.

Существуют также два способа погашения займа:

1. Удержание суммы платежа из заработной платы;
2. Самостоятельная выплата долга.

Для учета операций и остатка задолженности по выданным займам требуется:

• Зарегистрировать условия и их изменения по выданным займам;
• Зарегистрировать факт выдачи займа разовым переводом или несколькими выплатами;
• Указать факт закрытия задолженности по займу.

В программе автоматически рассчитываются суммы начисленных платежей за пользование займами, а также суммы в счет погашения процентов и основного долга, материальная выгода и НДФЛ от ее получения.

Расчет налогов и взносов в 1С:ERP

Одной из немаловажных задач для специалистов по кадрам, расчетчиков и бухгалтеров является работа с НДФЛ и фондами, а также ведение отчетности для них. В 1С:ERP реализованы процессы расчета, исчисления и перечисления НДФЛ. Для исчисления НДФЛ и подготовки налоговой отчетности используется классификатор видов доходов. Здесь можно указать:

• Стандартные вычеты, такие как на несовершеннолетних детей, имущественные и другие;
• Социальные вычеты: на обучение, лечение и прочие.

Доступна возможность перерасчета НДФЛ, удержанного у работника в предыдущих периодах, а также возврата переплаченного НДФЛ на основании заявления сотрудника. Кроме того, можно корректировать учет поступлений для расчета НДФЛ и отражать доходы, не связанные с зарплатой. Присутствует возможность подготовки отчетности для местных налоговых органов, а также данных персонифицированного учета пенсионного фонда, включая:

• Анкетные данные сотрудника;
• Сведения о стаже, включая особые виды стажа, дающие возможность досрочного начисление пенсии;
• Данные о страховых взносах, в том числе добровольные страховые взносы.

Отчетность можно предоставить в бумажном или в цифровом виде, при помощи электронной подписи.

ERP-системы в первую очередь применяются для учета производственных операций, однако они также обладают всей необходимой функциональностью для кадровых и расчетных отделов. Благодаря использованию единого программного продукта, предприятие получает множество преимуществ, таких как единая точка доступа и хранения информации, унифицированные методы учета и расчета зарплаты, а также четкая система распределения доступа. В результате кадровые процессы ускоряются в несколько раз, повышается точность и достоверность данных, и обеспечивается необходимый уровень конфиденциальности.