Каждое предприятие можно представить, как совокупность множества процессов, направленных на достижение различных целей. Для успешной работы большого механизма необходимо грамотно управлять ими, организовывая и поддерживая их слаженность. От того, насколько правильно будет выстроена управленческая система зависит насколько эффективно будут работать взаимосвязанные между собой структуры предприятия: закупки, производство, продажи, персонал и т.п.
Именно планирование, анализ и контроль бизнес-процессов повышает эффективность работы организации. Все данные отражаются в отчетах, цель которых визуально показать текущую ситуацию на предприятии. Всего отчетностей различают две: бухгалтерскую и управленческую. Именно последнему виду мы и посвятим эту статью.
Управленческая отчетность (определение, отличие от бухгалтерской отчетности)
Управленческая отчетность (или внутренняя отчетность) представляет собой набор отчетов компании. Главная их задача: передача руководству или собственникам актуальных сведений о текущем положении дел компании. Простыми словами управленческая отчётность показывает итоги деятельности работы компании как в целом, так и в разрезе подразделений, дочерних организаций и дополнительных направлений деятельности. Формирование этой отчетности является добровольным и не регламентируется государством
Определяется ряд критериев, которым должна соответствовать управленческая отчетность и содержащиеся в ней сведения:
- Оперативность. Руководству компании для принятия того или иного управленческого решения важно получать необходимую информацию оперативно, оно не всегда может ждать выверенной точной информации, из-за чего погрешность в предоставляемых данных зачастую считается допустимой;
- Достоверность. Обязательное условие для формируемой отчетности, несоблюдение которого ставит под вопрос обоснованность принимаемого управленческого решения;
- Простота восприятия. Для правильной и однозначной трактовки данные должны быть представлены в доступной и понятной форме.
Управленческие отчеты позволяют руководству оценивать реальную ситуацию на предприятии, диагностировать текущее положение дел. Благодаря этому можно оперативно организовывать, регулировать и контролировать деятельность, осуществлять планирование и прогнозирование деятельности и всей компании, и ее структурных единиц.
Отличие между управленческой и бухгалтерской (или финансовой) отчетностью – аудитория, для которой они адресованы. Данные, содержащиеся в управленческих отчетах, предназначены для внутренних пользователей. Финансовая отчетность составляется для внешних – в первую очередь, контролирующих и проверяющих органов.
Помимо этого, существует еще целый ряд характеристик, являющихся критериями для разграничения управленческого и финансового учета. В таблице ниже более детально можно рассмотреть различия между регламентированным и управленческим учетом.
Признак |
Регламентированный (бухгалтерский) учет |
Управленческий учет |
Адресат |
Внешние контролирующие органы |
Руководство организации, владельцы бизнеса, топ-менеджмент |
Методы ведения учета |
Руководствоваться нормативными актами |
В соответствии с распоряжениями руководителя |
Формы отчетов |
Строго регламентированы |
Не регламентированы |
Цели |
Подготовка отчетности для внешних пользователей |
Анализ и планирование дальнейшей деятельности организации |
Сроки предоставления данных |
Фиксируются законодательством |
Установлены внутри организации |
Прогнозирование |
Не используется |
Используется |
Законодательное регулирование |
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ |
Отсутствует |
Необходимость ведения |
Ведение является обязательным |
Ведение осуществляется добровольно |
Степень отражения информации |
Отсутствует детальное описание |
Подробное и детальное описание |
Периодичность формирования |
Даты предоставления отчетности установлены законодательством |
Отсутствуют жесткие сроки |
Состав управленческой отчетности
На состав управленческой отчетности влияют в первую очередь потребности владельцев бизнеса и его руководителей. Именно они влияют на ее наполняемость и формирование. Состав комплекта управленческой отчетности варьируется, если потребности руководства меняются.
3 основных вида такой отчетности:
- Отчет о финансовых результатах (прибылях-убытках);
- Отчет о движении денежных средств (ОДДС);
- Управленческий баланс.
Помимо основных отчетов, представленных выше, на предприятии может формироваться и дополнительная востребованная отчетность:
- отчет об исполнении производственного плана;
- отчет по запасам сырья и комплектующих;
- отчет по запасам готовой продукции;
- отчет по закупкам;
- отчет о дебиторской задолженности;
- отчет о кредиторской задолженности;
- отчет о себестоимости выпускаемой продукции;
- отчет по незавершенному производству;
- отчет по продажам;
- отчет по кредитам и займам;
- отчет о капитальных вложениях;
- отчет о приобретении, движении и выбытии основных средств;
- отчет о приобретении, движении и выбытии нематериальных активов;
- отчет о финансовых вложениях;
- отчет об инвестиционной деятельности;
- отчет по расходам будущих периодов;
- отчет по затратам на оплату труда и прочим расчетам с персоналом.
Формы управленческой отчетности
Повторим, управленческая отчетность не регламентируется, поэтому формы этой отчетности отличаются от бухгалтерской и налоговой. Формат каждого отчета разрабатывается и согласовывается внутри компании. Организация может индивидуально использовать дополнительные формы, которые отвечают только ее потребностям и содержат исключительно те данные, которые требуются компании.
Далее на примерах разберем самые популярные формы управленческой отчетности.
Отчет о прибылях и убытках (ОПИУ)
«Отчет о прибылях и убытках (ОПИУ)» показывает деятельности фирмы в течение заданного периода. С его помощью вы можете оценить насколько рентабельной является компания. Сопоставляя доходы с расходами, отчет иллюстрирует, как получилась прибыль или из-за чего возник убыток, выявляя участки бизнеса, рентабельность которых минимальна, равна нулю или принимает даже отрицательные значения.
Для удобной работы с управленческой отчетности хорошо подойдет автоматизация процессов на базе 1С. Например, для крупных предприятий можно использовать «1С:ERP», «1С:Управление холдингом» или БИТ.ФИНАНС.
«Отчет о прибылях и убытках» делится на две части: доходную и расходную. Особое внимание уделяется описанию расходной части, и она описывается детальнее. Расходы детализируются в соответствии с перечнем статей затрат. Результаты характеризуются следующими показателями:
- валовая прибыль – значение, которое получается как разность выручки от продаж и их себестоимости;
- прибыль/убыток от продаж – значение, которое можно получить, вычтя сумму себестоимости продаж, управленческих и коммерческих расходов из суммы выручки от продаж;
- прибыль/убыток до налогообложения – значение, которое вычисляется как разность между прибылью (убытком) от продаж и суммой процентов к уплате и прочих расходов. Другими словами, это сальдо между всеми доходами и расходами организации до уплаты налога на прибыль;
- чистая прибыль/убыток – значение, которое получается в результате вычитания из суммы прибыли или убытка до налогообложения налога на прибыль и изменения отложенных налоговых активов (ОНА) и отложенных налоговых обязательств (ОНО). Другими словами, это прибыль или убыток, которая осталась после вычета налога и других обязательных платежей.
Отчет ОДДС
Отчет ОДДС отображает потоки денежных средств в фирме. Он показывает, сколько фирма получила денег, сколько и на что они были израсходованы, сколько в конце осталось. На базе ОДДС дают заключения, насколько фирма может поддержать свою текущую деятельность, а также оплачивать кредиты и развиваться.
ОДДС – самый простой, доступный и распространенный среди управленческих отчетов, находит активное применение в практически любой организации. В отчете о движении денежных средств все денежные потоки организации подразделяются по видам деятельности:
- Раздел «Операционная деятельность» отражает информацию о денежном потоке по основной деятельности компании: о поступлении денежных средств от реализации товаров, работ, услуг, о списании денежных средств для оплаты поставщикам, об уплате налогов, выплатах сотрудникам и платежах иным контрагентам для осуществления деятельности.
- В разделе «Инвестиционная деятельность» содержится информация о денежных потоках, связанных с операциями с основными средствами, недвижимостью, лицензиями и оборудованием.
- В разделе «Финансовая деятельность» содержатся данные по финансовым потокам, связанным с деятельностью, влияющей на размер и состав субсидий, кредитов и займов.
Управленческий баланс
Управленческий баланс содержит в себе данные двух управленческих отчетов: отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств. Этот вид отчета позволяет контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность компании, а также распределять ее прибыль. Управленческий баланс предоставляет пользователю данные об активах и пассивах компании, которые создают убытки.
Управленческий баланс формируется реже, чем другие управленческие отчеты, но является эффективным инструментом для осуществления контроля над тем, насколько корректно ведется учет в компании и формируются ОПУ и ОДДС.
Порядок организации управленческой отчетности
Работа с управленческой отчетностью осуществляется поэтапно. Важно контролировать каждый из этапов, по ходу выполнения работ. Соблюдая рекомендации управленческая отчетность будет формироваться корректно. Это позволит руководству предприятия принимать взвешенные управленческие решения и эффективно решать возникающие перед ним задачи.
Этапы управленческой отчетности:
- Сформируйте цели. Поставьте задачи, которые требуется решить путем формирования и анализа данных бухгалтерской управленческой отчетности;
- Выделите ответственных, которые будут получателями формируемой отчетности;
- Определите субъекты, на которых будет возложена ответственность за своевременную подготовку данных. На их основе будет формироваться внутренняя управленческая отчетность;
- Выявите объекты, информация о которых должна присутствовать в управленческой отчетности предприятия;
- Разработайте и утвердите регламенты по подготовке планов и бюджетов, а также по формированию отчетов с детализацией по выявленным объектам;
- Выберите средства, с помощью которых будут осуществляться сбор и обработка информации об объектах, которые подлежат учету;
- Разработайте модель финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
- Осуществляйте контроль качества формируемой управленческой отчетности, проверяйте используемую информацию, ищите и выявляйте недостатки и отклонений в деятельности предприятия и предоставлении информации, устранение выявленных неточностей и ошибок.
Иными словами, управленческая отчетность — это планирование, сбор, обработка, систематизация, анализ и контроль информации.
Управленческая отчетность в 1С:Бухгалтерия 8.3
Программный продукт «1С:Бухгалтерия» применяется для решения задач бухгалтерского и налогового учета. Однако, есть несколько способов получить управленческую отчетность, полезную для собственников, и из нее:
- Стандартная бухгалтерская отчетность – баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет по движению денежных средств;
- Встроенная дополнительная отчетность для руководителя – комплекты отчетов по различным областям бизнеса.
- Общий анализ деятельности (мониторинг показателей, финансовый и налоговый анализ и прочее);
- Продажи;
- Денежные средства;
- Расчеты с покупателями;
- Расчеты с поставщиками;
- Основные средства и склад;
- Планирование, в т.ч. платежный календарь.
Кроме типового функционала формирование управленческих отчетов в «1С:Бухгалтерии» реализуется следующими способами:
- В конфигурацию добавляются дополнительные специализированные или универсальные отчеты, позволяющие сформировать управленческие данные по заданному формату;
- Используются сервисы формирования управленческой отчетности, имеющих возможность загрузки данных из 1С Бухгалтерия в своем функционале;
- Используются специализированные средства визуализации данных, такие как PowerBI;
- В 1С добавляются специализированные расширения для ведения управленческого учета.
Далее мы рассмотрим формирование управленческой отчетности с помощью инструментов, содержащихся в базе 1С:
- Бухгалтерская отчетность;
- Дополнительные отчеты для руководителя в 1С Бухгалтерия;
- Внешние специализированные и универсальные отчеты для 1С.
Бухгалтерская отчетность
Уметь ориентировать в бухгалтерской отчетности важно для каждого руководителя и собственника. В нее включены основные показатели деятельности компании:
- Выручка компании;
- Прибыль компании (маржинальная, прибыль до налогообложения, чистая прибыль);
- Размер дебиторской и кредиторской задолженности;
- Размер оборотных и основных средств;
- Остатки денежных средств.
Главный минус такой отчетности – регламентированные сроки. Составлять ее следует раз в месяц/квартал не раньше 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Отчеты для руководителя
Отчеты для руководителя поделены на группы в соответствии с их тематикой. Рассмотрим подробнее каждый их них по отдельности.
Обязательная финансовая отчетность
Финансовый анализ позволяет в одном окне видеть всю аналитику по бухгалтерской отчетности за выбранный период по каждой компании:
- Показатели по продажам, прибыли, чистым активам;
- Анализ показателей ликвидности и рентабельности;
- Комплект бухгалтерской отчетности;
- Динамика показателей отчетности за несколько предшествующих периодов;
- Оценка рисков банкротства и кредитоспособности.
Дополнительная аналитическая отчетность
Отчет «Монитор налогов и отчетности» показывает данные по уплате всех налогов и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности на текущую дату в виде индикаторов. Монитор особенно будет полезен для компаний, применяющих УСН или ЕНВД. Для идентификации проблемных участков предусмотрены статусы:
- Зеленый
- Желтый
- Красный
- Серый
Анализ статуса оплаты налогов производится по общим правилам ведения бухгалтерского учета и на основе проводок по счетам бухгалтерского учета.
С помощью других дополнительных отчетов можно выполнить детальный анализ каждого финансового показателя деятельности компании как по каждой организации, так и по всем компаниям в сумме, если они ведутся в одной базе.
Например, анализ валовой прибыли позволяет получить информацию по валовой прибыли компании (выручка за вычетом себестоимости товаров) в следующих разрезах:
- Номенклатурные группы
- Номенклатура
- Контрагенты
- Договоры с контрагентами
Платежный календарь
Рассмотрим подробнее не менее важный инструмент управления финансами – платежный календарь. Встроенный в «1С:Бухгалтерию» платежный календарь формирует ежедневый план поступлений и расходов денежных средств по следующим разделам:
- Оплата от покупателей;
- Прочие поступления;
- Налоги и взносы;
- Платежи поставщикам;
- Зарплата;
- Периодические платежи.
Для полноценной работы платежного календаря необходимо включить функциональность планирования платежей в настройках программы и установить сроки оплаты по умолчанию.
В качестве основания для добавления платежа в календарь могут использоваться различные документы конфигурации. Например, такие как «Счет покупателю», «Реализация (акты, закладные)», «Счет от поставщика» или «Поступление (акты, накладные)» и прочие.
Расчет сумм налогов и взносов производится в соответствии с заполненными декларациями, введенными начислениями в бухгалтерских проводках. Прочерк в графе суммы означает, что подошел срок уплаты текущего налога, но в базе нет декларации или начисления налога.
Платежный календарь в 1С Бухгалтерия является простым и наглядным управленческим отчетом, с помощью которого можно управлять денежными потоками, предупреждать наступление кассового разрыва и контролировать оплату налогов и других обязательных платежей.
Внешние специализированные и универсальные отчеты для 1С
Внешние отчеты позволяют реализовать необходимый внешний вид и структуру представления данных. Каждая компания может разработать собственные уникальные управленческие отчеты, которые будут использовать уже существующую информацию в «1С:Бухгалтерии». Внешние отчеты могут быть разработаны практически любым специалистом 1С. Их использование позволит, не внося изменений в прикладное решение, получить в кратчайшие сроки необходимые отчеты в том виде, как это необходимо руководителю компании или собственнику.
Универсальные отчеты работают по другому принципу – на существующем движке формирования формы отчета пользователь «1С:Бухгалтерии», например, финансовый директор и бухгалтер, может с помощью специальной настройки интерактивно создать необходимый вид отчета, не прибегая к помощи разработчиков. В основном, эти отчеты формируются на основе бухгалтерских проводок между заданными счетами бухгалтерского учета.
Для каждой строки отчета назначает определенное правило, например:
- Итог - сумма по подстрокам
- Остаток по счетам - позволяет выводить сальдо по определенному счету в разрезе субконто. Позволяет формировать отдельно по дебетовому/кредитовому сальдо
- Обороты по счетам - позволяет выводить данные по конкретным проводкам между счетами
- Сумма других строк - позволяет производить простые вычисления между строчками
- Дополнительно в настройках строки можно указывать необходимость вывода расшифровки по субконтно выбранный счетов.
Таким образом, пользователь 1С может создать несколько различных настроек универсального отчета сохранить их и использовать построенную модель управленческого учета во всех базах «1С:Бухгалтерия».
Управленческая аналитика в 1С
Рассмотренные выше способы формирования управленческой отчетности в 1С Бухгалтерии подразумевают вывод в отчет уже существующей в базе информации. Что же делать если аналитики, используемой в бухгалтерском учете недостаточно? Или трактовка операций в управленческом учете отличается от бухгалтерской?
Решение этих вопросов может вызвать определенные трудности, связанные как техническими особенностями типового решения 1С, так и с организационными, например, разделения доступа. Реализовать сбор дополнительной управленческой аналитики в «1С:Бухгалтерии» можно с помощью следующих способов:
- Проработка справочников статей затрат и статей движения денежных средств
- Добавление субконто на существующие счета учета (на каждом счете можно использовать до 3 субконто)
- Добавление новых счетов или субсчетов к уже существующим счетам.
Такое решение позволит существенно упростить получение управленческих данных и избежать изменения конфигурации. Но при этом заполнение дополнительных аналитик может вызвать увеличение трудозатрат бухгалтерской службы компании.
Кроме добавления самих элементов управленческого учета в «1С:Бухгалтерия» необходимо описать методику их использования и заполнения, регламентировать сроки подготовки управленческих отчетов и определить ответственных за корректность предоставленных данных.
В заключении можно отметить, что подготовка управленческой отчетности в «1С:Бухгалтерия» без использования дополнительных инструментов подойдет небольшим и средним компаниям с минимальными расхождениями между методиками управленческого и бухгалтерского учета.
Реализацию более сложных моделей управленческого учета, например, при наличии операций, которые учитываются по-разному в разных системах учета или не учитываются в бухгалтерии вовсе, лучше реализовать с помощью систем, приспособленных для этого.
Выводы
Отвечая на вопрос, насколько оправданным является ведение в организации управленческого учета, следует сопоставить полученный от его внедрения экономический эффект с затратами, которые она понесет в ходе его постановки. Если первый показатель перевешивает второй, то принятое решение является целесообразным.
Управленческая отчетность — внутренняя отчетность предприятия, предоставляющая данные о результатах деятельности подразделений организации по различным направлениям, проектам или регионам. Потребители данных управленческой отчетности – менеджмент организации, владельцы бизнеса и топ-менеджеры, используют ее для управления предприятием, планирования, анализа, прогнозирования и общего контроля его деятельности.
Процедуры, нормы и стандарты, в соответствии с которыми ведется управленческий учет и осуществляется формирование управленческой отчетности, никак не регламентированы в действующем законодательстве. Формы отчетов, структура данных, набор показателей, периодичность и сроки формирования отчетности напрямую определяются особенностями финансово-хозяйственной деятельности организации. Другой ключевой фактор – цели, для достижения которых ведется управленческий учет, и которые диктуются потребителями данных этой отчетности.
Управленческую отчетность следует рассматривать не как итог управленческого анализа, а, скорее, как материал для его проведения, на основе результатов которого в дальнейшем можно будет сформировать оценку результатов деятельности компании, оценить степень достижения поставленных целей и степень, в которой рациональными и обоснованными были принятые менеджментом управленческие решения.
Хотите посмотреть, как работает БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет вживую? Оформите заявку на тест-драйв и испытайте программу в действии!