У организаций собственников автотранспортных средств регламентированы задачи по выписке путевых листов, товарно-транспортных накладных, учету ГСМ, своя специфика учета шин и аккумуляторов, оценка работы водителей и транспортных средств.
Электронный путевой лист – нововведение, позволяющее значительно ускорить процесс выпуска водителей в рейс, а также бороться с коррупцией. ЭПЛ формируется на платформе 1С. Современное программное обеспечение позволяет выписывать и заполнять документ автоматически.
Автоматизируйте учет ГСМ с помощью решения «1С:Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы». Спрашивайте у менеджеров Первого Бита.
Выписка электронных путевых листов в 2022 году
С 01.06.2021 года в Казахстане в силу должны были вступить Правила организации и эксплуатации единой системы управления транспортными документами. Однако сроки внедрения ЕСУТД были перенесены. Новая дата – 01.01.2022 года.
Несмотря на это, автоматизировать процессы ведения учета путевых листов, транспортных средств, водителей и ГСМ рекомендуется уже сейчас. Список документации, подлежащей регистрации, обработке, учету и хранению в Единой системе управления транспортными документами, утвержден.
Зарегистрироваться и оформлять ТТН и путевые листы в ЕСУТД обязаны физические и юридические лица, ведущие деятельность в области автотранспорта, по нижеуказанным категориям транспортных средств:
По путевым листам
Категории:
- N3 – транспорт, имеющий технически допустимую предельную массу свыше 12 тонн и предназначенный для перевозки грузов;
- M3 - транспорт, имеющий технически допустимую предельную массу свыше 5 тонн и предназначенный для перевозки пассажиров, а также имеющий более 8 мест для сидения, без учета места водителя;
- М2 - транспорт, имеющий технически допустимую предельную массу до 5 тонн и предназначенный для перевозки пассажиров, а также имеющий более 8 мест для сидения, без учета места водителя.
По ТТН
Категории:
- N3 - транспорт, имеющий технически допустимую предельную массу свыше 12 тонн и предназначенный для перевозки грузов.
Регистрация в ЕСУТД осуществляется с использованием ЭЦП.
Включите ТТН (Товарно-транспортную накладную) в 1С:Бухгалтерия для Казахстана через доработку в Первом Бите. Ведите учёт движения ТМЗ при их перемещении с участием транспортных средств. Спрашивайте у менеджеров Первого Бита.
Автоматизация выписки путевых листов
«1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» - программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов расчета заработной платы водителей, учета шин и АКБ, учета движения ГСМ, обработки путевых листов. Софт может использоваться в специализированных организациях любых областей деятельности – начиная от служб, предоставляющих транспортные услуги, и заканчивая предприятиями, использующими транспорт в собственных нуждах.
Главные функции ПО:
- Автоматическое отражение расходов на зарплату водителей и затрат на ГСМ в бухучете. Доступно распределение расходов по заказчикам транспортных услуг;
- Учет покрышек и аккумуляторных батарей;
- Расчет заработной платы водителей. Учитываются тарифы, которые можно определить, как для транспорта, так и для конкретного сотрудника. Условия подстановки и системы расчета тарифов устанавливаются формулами, которые можно корректировать на свое усмотрение;
- Учет результатов работы водителей (срок простоя в ремонте, ночные смены, выработка времени и т.д.);
- Учет результатов работы транспорта по заказчикам и по транспортным средствам (трудовые часы, тонно-километры, пробег и т.д.);
- Списание ГСМ в бухучете, оформление Акта на списание ГСМ по итогам расчета нормы затрат ГСМ;
- Расчет нормы затрат ГСМ с применением произвольных формул, которые пользователь может задать самостоятельно;
- Учет остатков и выдачи, слива, списания ГСМ в резервуарах транспортных средств;
- Автоматическое формирование, безошибочное заполнение и обработка путевых листов.
«1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» - не самостоятельная программа. Для использования софта потребуется типовой модуль системы программ «1С: Предприятие 8»: «Управление производственным предприятием для РК» или «Бухгалтерия для РК».
Выписка путевых листов
Для передачи в ЕСУТД в путевые листы необходимо вносить:
- Общую информацию о задании для водителя, маршруте движения, сопровождающих гражданах, прицепах, пробеге, показаниях на спидометре, транспортном средстве, самом водителе (-ях).
- Дополнительные сведения, предназначенные для вычислений. Например, для расчета износа покрышек и выработки АКБ, расчета зарплаты водителей и норм затрат ГСС.
Список обязательных данных определяется с учетом требований к функционалу.
В «1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» для путевых листов предусмотрены печатные формы:
- №4С – путевой лист грузового авто;
- №4П – путевой лист грузового авто;
- №АТ-3 – путевой лист легкового авто.
Помимо имеющихся в программе, в набор поставки включены формы:
- УЗТ: Путевой лист легкового авто, предназначенная для печати на листах форматов А4 и А5;
- УЗТ: Путевой лист самоходного, стрелкового автомобильного крана.
Формы 2-х сторонние: при значительных объемах печати рекомендуем применять принтер с поддержкой функции «Duplex printing» (автоматическая двусторонняя печать). Перечень зарегистрированных в системе учета путевых листов можно отправить на печать, используя отчет «Журнал учета путевых листов».
Учет ГСМ
Основные возможности:
- Списание горюче-смазочных материалов;
- Расчет нормы расхода ГСМ;
- Регистрация выдачи горюче-смазочных материалов в заправочной ведомости;
- Оформление выдачи ГСМ в путевом листе.
Выданные горюче-смазочные материалы учитываются:
- По способам выдачи;
- По транспортным средствам;
- По маркам ГСМ.
Информация об объеме переданных ГМС фиксируется в документе «Путевой лист» или документе «Заправочная ведомость».
Слив горюче-смазочных материалов необходимо фиксировать в документе «Слив ГСМ с транспортного средства».
Расчет нормы затрат ГСМ осуществляется по произвольным формулам в документе «Путевой лист» с учетом данных о нормах расхода, объемах осуществленных мероприятий (количество технологических операций, время отработки, пробег и т.д.), а также разных коэффициентов, учитывающих особенности эксплуатации транспорта (допустим, увеличение/снижение расхода в то или иное время года.). Формулы расчета могут быть добавлены пользователем. Есть возможность работы с предопределенными формулами.
Списание горюче-смазочных материалов в документе «Путевой лист» или документе «Списание ГСМ» проводится на основании рассчитанной нормы затрат ГСМ.
Для учета реального наличия горюче-смазочных материалов в баках транспорта, применяется документ «Акт замера ГСМ в баках».
Отчеты дают возможность точного анализа остатков и движения горюче-смазочных материалов. В бухучете будут отражаться данные о движении (списании, сливе, выдаче) ГСМ.
Для списания ГСМ без оформления путевых листов предусмотрен документ «Списание ГСМ».
Для указания в системе учета итогов замера остатков горюче-смазочных материалов в баках транспорта, используется документ «Акт замера ГСМ в баках».
При излишках или недостаче ГСМ необходимо оформлять документ «Оприходование ТМЗ» или «Списание ТМЗ» соответственно.
В ПО есть несколько специализированных отчетов, предназначенных для оценки количества остатков ГСМ в баках и движения горюче-смазочных материалов. Допустим, документ «Акт на списание ГСМ» применяется для вывода информации о движении и остатках ГСМ с расшифровкой значений показателей, которые применялись при расчете нормы затрат.
Учет результатов работы водителей и транспортных средств
Программа позволяет вести учет результатов работы водителей и транспортных средств по произвольным критериям оценки (количество поездок, отработанные часы, пробег и другие). Сведения можно использовать в разных целях:
- Начисления выработки основному средству с производственным методом расчета амортизации;
- Расчет зарплаты водителей;
- Расчет цены предоставленных услуг при формировании счета клиенту и т.д.
Проводимые автоматически вычисления – быстрые и безошибочные.
Учет шин и аккумуляторов
Учет аккумуляторных батарей и покрышек, установленных на транспорт, осуществляется по серийным номерам. Для отражения в учете процедур монтажа и демонтажа элементов применяется документ «Ремонтный лист транспортного средства». В него можно внести данные о техническом состоянии, износе на время монтажа и демонтажа, месте установки комплектующего элемента.
Регистрировать износ АКБ и шин можно с помощью системы регистрации выработки транспорта документом «Путевой лист». То есть, выработка транспорта по умолчанию может относиться к элементам, установленным на этом конкретном транспортном средстве.
Отчетная форма «Остатки комплектующих на транспортных средствах» предоставляет актуальные данные о наличии и степени износа элементов, установленных на транспортных средствах.
Отчеты «Карточка учета аккумулятора» и «Карточка учета автопокрышки» предусмотрены для демонстрации истории работы элемента: на какой транспорт и когда монтировались изделия, выработка с даты использования и за общий срок эксплуатации на транспортном средстве, и т.д.
Расчет зарплаты водителей
Модуль расчета заработной платы водителей предоставляет расширенные возможности. В первую очередь, при определении зарплаты водителей. Расчеты могут выполняться с учетом тарифов, определенных для транспортных средств.
Разберем на примере: организация начисляет зарплату водителям по тарифным планам, определяемым с учетом того, на каком транспорте работает сотрудник. Перемещение водителей с одного транспорта на иное транспортное средство может проводиться как ежемесячно, так и ежедневно. При смене транспорта, тарифный план водителя изменяется, и расчет зарплаты нужно осуществлять, учитывая изменение тарифа.
В модулях «Управление производственным предприятием для РК» и «Бухгалтерия для РК» используется типовая система расчета зарплаты. Для изменения тарифного плана нужно оформить кадровый приказ на изменение тарифа или перемещения. Однако перемещения могут быть регулярными, что создает проблемы с оформлением кадровой документации.
Автоматизировать расчет начисления по тарифным планам, которые зависят от транспорта, в программе «1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» и модуле расчета заработной платы водителей можно более совершенным способом: отработанные часы водителей регистрируются в ремонтных и путевых листах. И так как документы оформляются на определенный транспорт, данные о выработке фиксируются в разрезе транспортных средств.
Отчет «Расчет зарплаты водителей» предназначен для расчета начислений в разрезе транспортных средств. Вместе с тем рабочее время для расчета устанавливается по выработке водителей, зафиксированной в путевых листах.
Тарифные планы для расчета можно определять:
- Для транспорта – в информации о транспортном средстве в табличной части «Тарифы для расчета зарплаты»;
- Для водителя – в категории кадрового учета, предположим, отчетом «Прием на работу в организацию».
Расчеты проводятся по формулам, которые можно скорректировать на свое усмотрение. Вычисления станут осуществляться в соответствии с математическими правилами. В формуле может предусматриваться любое число параметров. В формулу можно включить выработку, тарифы транспортных средств, тарифы кадрового учета.
Для расчета начислений предназначен документ «Расчет зарплаты водителей». Часть с таблицей может быть оформлена автоматически. Достаточно нажать на клавишу «Автозаполнение». Возможно введение информации вручную. Автоматически отчет может оформляться сотрудниками всего предприятия или конкретного подразделения компании. Кроме того, можно определить отбор по сфере работ, при условии, что в путевых листах по ним ведется учет.
При ведении учета затрат по участкам работы (в настройках параметров учета задается признак ведения учета по участкам), для каждого отдельного участка работ, на котором трудился водитель, можно оформить собственную строку расчета. Если у участка работ есть подразделение, в меню «Счета учета затрат на транспортные средства» имеется счет и другая аналитика по расходам, система станет автоматически оформлять реквизит «Отражение в бухучете». Если подходящего метода отображения в бухучете отыскать не получается, система автоматически создает новый способ (при наличии у пользователя соответствующих прав). Это позволяет отнести затраты на заработную плату на те подразделения, которым установлен в соответствие участок работ.
Документ «Начисление зарплаты работникам организации» формируется для демонстрации рассчитанных начислений в системе расчета заработной платы основной конфигурации. Документ может вестись автоматически, и оформляться нажатием на клавишу «Оформить документ».
Сервисы, помогающие в ведении учета, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
