Свертка (иногда называют обрезка) информационной базы 1С – это обработка документов и регистров, при которой происходит формирование документов ввода остатков на определенную дату (дату свертки) и удаление документов и движений по регистрам, прошлого периода, которые не используются по дату свертки включительно. Свертка информационной базы обычно выполняется, чтобы сократить объем данных в рабочей базе и увеличить скорость работы системы, т.к. в процессе работы в базе 1С накапливается неиспользуемая номенклатура, которая мешает при оформлении поступлений и реализаций, при выборе товара из списка. Это приводит к ошибкам и пересорту.
Идеальное время для свертки - начало года или квартала. На эту дату делается «снимок» остатков по всем разрезам учета (остатки ТМЦ, взаиморасчеты с покупателями, поставщиками и комиссионерами, остатки по кассам и расчетным счетам), а полученные данные выгружаются в файлы на жестком диске.
Затем на основе прежней создается новая информационная база, которая содержит все необходимые справочники (номенклатура, типы цен, единицы измерения, цены, контрагенты и договоры, банки и расчетные счета, склады, кассы, материально-ответственные лица и т. д.). Дальше путем создания соответствующих документов в новую базу вводятся остатки по всем разрезам учета (на основе данных из файлов, сохраненных на жестком диске)
Остатки в новой и прежней базах сверяются. Их полное совпадение служит показателем успешности проведенной работы.
Преимущества свертки базы в 1С:
- Улучшение производительности
Свертка базы данных способствует улучшению производительности, поскольку уменьшает объем данных, с которыми система должна взаимодействовать, таким образом, формирование отчетов, запуск и обработка данных происходит намного быстрее.
- Экономия ресурсов
Удаляя устаревшие записи, свертка помогает экономить ресурсы сервера и уменьшает нагрузку на базу данных.
- Оптимизация работы системы
Оптимизированная база данных способствует более эффективной работе системы в целом.
- Удалить из базы документы, которые мы, по каким-то причинам, не хотим видеть. Например, в учете были ошибки и их исправление потребует большого количества времени, в таких случаях проще удалить, чем исправить или наличие дублей. Зачистка дублей и облегчение справочников ускорит работу при выборе номенклатуры и поиске контрагента.
- Если у вас не велся складской учет в базе - что является обязательным условием для перехода на виртуальный склад - обрезка сэкономит ваши деньги и время, по причине того, что стандартный переход на ведение складского учета подразумевает перепроведения всего движения по товарам, что повлечет за собой искажение данных за уже закрытые периоды- таких как взаиморасчет и себестоимость товаров.
При этом стоить обратить внимание, что свертка не может исправить ошибки в учете, откорректировать остатки и выверить их. Она может только обрезать базу и позволит вам вести учет как бы с чистого листа без переноса ошибок старого периода.
Таким образом, остатки при свертке у нас не изменятся – они переносятся в неизменном виде, но при этом они будут удобно лежать в виде специальных документов (ручных операций, корректировок регистров). Соответственно, их значительно проще исправлять, если есть такая потребность. Станет намного меньше данных в некоторых таблицах – документы до даты свёртки и их движения по регистрам исчезнут. Соответственно, уменьшится физический размер базы.
Ниже перечислены основные маркеры, которые помогут Вам определить необходимость проведения свертки. Если у вас совпало хотя бы одно из нескольких предложенных вариантов предлагаем вам связаться с нашими специалистами для оценки целесообразности проведения свертки
- Базе более 2 лет;
- У вас несколько организаций - база консолидирована и большой оборот документации ежедневно;
- База не консолидирована, но оборот документации большой;
- База имеет большой объем и вес, наблюдаются зависания при проведении привычных действий - проведении документа или даже при обычной вноске первички;
- У вас периодически за предыдущие периоды работы в базе случались перебои в электроэнергии или сбои в работе с техникой что приводило к аварийному закрытию базы;
- База имеет большой объем, и она не серверная;
Накопилось большое количество дублей в справочниках, которыми вы пользуетесь на постоянной основе (номенклатура, контрагенты и т.д);
- Вы хотите начать с чистого листа с нового года и иметь возможность исправить начальные остатки проведя инвентаризацию без необходимости вноски пропущенной документации прошлых лет (мы можем помочь вам с помощью ваших данных на прочих носителях установить те остатки, которые будут корректны и сходится с фактическими данными);
- Если в вашем предприятии поменялся учет товаров и согласно вашей учетной политике необходимо вести партионный учет.
Весь предыдущий период у вас будет храниться в архивной копии, которая может содержаться в списке баз вместе с новой - вы сможете в любое время обратится к предыдущим периодам.
Наши специалисты помогут вам определить стоимость обрезки с учетом всех ваших предпочтений. Хотим вас заверить, что после проведения данной работы у вас не возникнет проблем с расчетом среднего заработка по вашим сотрудникам, так как при обрезке мы учитываем необходимость сохранения архива начислений.
