Чтобы подключиться к СЭДО ФСС, нужно зайти в меню «Настройки», выбрать «Организации» и перейти в карточку компании. В ней во вкладе «ЭДО» требуется произвести настройку обмена с ФСС:
- через подключение в 1С-Отчетности;
- через ручное подключение сертификата ФСС для электронных больничных.
Новые сертификаты ставить не надо, когда в 1С:ЗУП уже настроен электронный обмен с ФСС.
СЭДО по больничным листам
С 2022 года больничные листки оформляются только электронно — и при заболевании, и при БиР (ч. 6 ст. 13 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ). Бумажные больничные также будут выдаваться, но только тем физлицам, сведения о которых являются государственной тайной или в их отношении осуществляется госзащита (ч. 28 Закона № 255-ФЗ, Приказ Минтруда от 29.10.2021 г. № 777н).
Когда работник заболел, медучреждение оформляет электронный больничный, подписывает документ и передает в ФСС. Фонд направляет в ПФР запрос о том, у какого страхователя человек работает. Пенсионный фонд передает ответ не позже одного календарного дня с момента получения запроса.
Когда идентификация работника завершится, а его факт трудоустройства подтвердится, ФСС передает страхователю уведомление, что открыт больничный лист. Работник также получает эту информацию на сайте Госуслуг или в личном кабинете на сайте ФСС.
В 1С:ЗУП уведомление об открытии больничного поступает в рабочее место «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН». Оно находится в меню «Кадры» в соответствующем разделе. Пользователь загружает информацию из ФСС через кнопку «Получить из ФСС». Когда уведомление поступило, работодатель имеет информацию о больничном, даже если работник не сообщил о нем.
Работодателю поступают разные уведомления о состоянии ЭЛН — об открытии, продлении, закрытии, аннулировании больничных листков, а также о направлении сотрудника на медико-социальную экспертизу и о ее проведении, о выплате пособия.
Для удобства пользователь может использовать отбор, чтобы показывать сообщения — Все сообщения, Актуальные, Требующие обработки.
Когда медучреждение закроет больничный, ФСС передаст сведения работодателю, а также направит запрос предоставить информацию, которая требуется для назначения пособия. Страхователь получает запрос и должен ответить на него в течение 3-х рабочих дней (п 22 Постановления Правительства от 23.11.2021 г. № 2010). Передаваемая информация подписывается усиленной квалифицированной ЭП.
Когда ФСС направляет работодателю запросы, они поступают в рабочее место «Входящие запросы сведений для расчета пособий ФСС», которое находится в меню «Кадры». В нем имеется блок информации, которая есть у ФСС, а также блок информации, которую страхователь должен предоставить фонду.
Работодатель проверяет данные, присланные фондом, и заполняет ответ, в котором содержатся подтвержденные им данные, недостающая информация и скорректированные сведения от ФСС. Кроме того, здесь же он указывает информацию о том, что отсутствует необходимость выплачивать пособие и причину этого.
В некоторых случаях время нетрудоспособности может быть меньше 4-х дней. Первые три дня болезни работодатель оплачивает из своего бюджета, а потому ФСС не пришлет запрос на предоставление информации, а направит уведомление страхователю, что больничный открыт и закрыт. Поэтому рекомендуется в течение дня периодически проверять сведения, поступающие из фонда — в рабочем месте «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН».
Больничный лист по БиР заполняется на 140 дней при обычной беременности и сразу является закрытым. ФСС сразу направляет запрос страхователю на предоставление информации для назначения пособия. Однако работница может уйти позже в отпуск по БиР, а потому направлять сведения для расчета надо не сразу, а после того, как работница подаст заявление на отпуск по БиР. Даже с учетом того, что с 2022 года по Закону № 255-ФЗ не требуется в такой ситуации подавать заявление на отпуск по БиР, лучше все же это заявление с сотрудницы получить. Если она оформит отпуск меньше чем на 140 дней, это нужно указать в информации для ФСС.
Для формирования ответа на запрос ФСС пользователь регистрирует документ «Больничный лист» в меню «Зарплата» или через рабочее место «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» по гиперссылке «Создать больничный». Также документ можно сформировать через входящий запрос из ФСС, для чего пользователь нажимает кнопку «Создать на основании».
В создаваемом документе нужно отразить такие сведения:
- работодатель;
- сотрудник;
- номер ЛН.
Затем пользователь нажимает кнопку «Получить из ФСС», и документ автоматически заполняется информацией, полученной с сервера ФСС. Для загрузки информации по больничному листку из файла, который предварительно выгружен из личного кабинета работодателя на сайте ФСС, пользователь нажимает кнопку «Загрузить из файла» и выбирает требуемый файл. При переходе по гиперссылке «Заполнены данные листка нетрудоспособности» в шапке документа автоматически проставляются все ведения.
Когда документ заполнен, производится расчет пособия за первые три дня болезни за счет работодателя на основании информации о заработке и стаже работника, которая содержится в базе 1С. Часть пособия, выплачиваемого из бюджета ФСС (с 4-го дня и до конца болезни), в документе не указывается и не рассчитывается.
Когда документом «Больничный лист» оформляется отпуск по БиР, в нем пособие не считается, строки указываются с нулевыми показателями, поскольку это пособие выплачивается полностью из бюджета ФСС.
Затем требуется создать ответ на запрос ФСС. Для этого регистрируется документ «Ответ на запрос ФСС для расчета пособия», который формируется из соответствующего рабочего места в меню «Кадры» или же из документа «Больничный лист». Также его можно оформить на основании входящего запроса из ФСС через кнопку «Создать на основании». Когда есть подключение к сервису 1С-Отчетность, пользователь может сразу из программы направить ответ в ФСС, используя кнопку «Отправить в Фонд». Когда ФСС примет ответ на запрос, приходит подтверждение со статусом «PROCESSED», и тогда работодателю не нужно больше отправлять никакие документы в ФСС.
В противном случае требуется сформировать документ «Сведения для реестра прямых выплат ФСС» и далее документ «Реестр прямых выплат».
ФСС назначит и перечислит пособий по болезни и по БиР в срок не более 10-ти рабочих дней с момента передачи страхователем информации и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий. Фонд уведомляет об этих действиях страхователя и сотрудника.
СЭДО по пособию при рождении ребенка
Данный вид пособия ФСС выплачивает на основании информации, поступающей из органов ЗАГС. Работник не должен передавать работодателю никакие документы, хотя последнему может поступить запрос из ФСС о предоставлении информации, требуемой для назначения и выплаты пособия. Сведения надо направить не позже 2-х рабочих дней с момента получения этого запроса. ФСС запрашивает в ПФР, где трудоустроены родители ребенка, а также инспекторы проверяют, не было ли уже выплачено пособие на этого ребенка. При трудоустройстве обоих родителей запрос от ФСС поступит тому страхователю, где работает мать. При трудоустройстве только одного родителя пособие получит именно он, а потому запрос от ФСС поступит именно его работодателю. Если оба родителя не имеют официального трудоустройства, пособие выплачивают органы соцзащиты.
Пособие по рождению ребенка не нужно регистрировать в 1С:ЗУП. ФСС может прислать запрос на предоставление информации для расчета пособия, и он отразится в рабочем месте «Входящие запросы сведений для расчета пособия ФСС» в меню «Кадры».
Затем требуется сформировать сведения для ФСС через документ «Сведения для реестра прямых выплат ФСС» в меню «Отчетность, справки» или через рабочее место «Пособия за счет ФСС» в этом же меню. Для формирования информации нужно выбрать сотрудника, а в графе «Вид пособия» надо указать «Единовременное пособие при рождении ребенка». Документ будет заполнен в автоматическом режиме — пользователю останется заполнить лишь вкладки «Прилагаемые документы» и «Сведения для реестра» (указывается информация о ребенке).
Далее пользователь создает документ «Реестр прямых выплат» из рабочего места «Пособия за счет ФСС» в меню «Кадры» или из журнала «Передача в ФСС сведений о пособиях» из меню «Отчетность, справки». В графе «Вид реестра» ставится «Единовременные пособия при рождении ребенка», а затем нажимается кнопка «Заполнить».
Когда имеется подключение к сервису 1С-Отчетность, реестр можно отправить в ФСС напрямую из программы, используя кнопку «Отправить». Также его можно предварительно выгрузить через кнопку «Выгрузить» и «Сохранить в файл», а затем передать в ФСС через другую программу.
ФСС назначит и перечислит пособие в срок не позже 10-ти рабочих дней с момента поступления информации из органов ЗАГС. Фонд направит уведомления о произведенных действиях страхователю и работнику.
СЭДО по пособиям по уходу до 1,5 лет
Предоставление отпуска по уходу за ребенком осуществляется через документ «Отпуск по уходу за ребенком». Во вкладке «Прямые выплаты ФСС» нужно указать информацию о ребенке, за которым производится уход согласно документам, представленным работником.
Затем пользователь формирует информацию для ФСС через документ «Сведения для реестра прямых выплат ФСС» по гиперссылке «Заявление не введено». Она находится во вкладке «Прямые выплаты ФСС» документа «Отпуск по уходу за ребенком» в разделе «Передача в ФСС сведений о пособиях» в меню «Отчетность, справки». Кроме того, документ можно создать в меню «Отчетность, справки», если использовать рабочее место «Пособия за счет ФСС».
В графе «Вид пособия» пользователь проставляет «Ежемесячное пособие по уходу за ребенком», а в основании указывается документ «Отпуск по уходу за ребенком». Когда документ с информацией для ФСС создается по гиперссылке из документа об отпуске, сведения во вкладках «Прилагаемые документы» и «Сведения для реестра» проставляются в автоматическом порядке. Каждый документ со сведениями нужно оформлять на одного ребенка.
После этого пользователь создает «Реестр прямых выплат» из рабочего места «Пособия за счет ФСС» в меню «Отчетность, справки». Также его можно сформировать из журнала «Передача в ФСС сведений о пособиях» в этом же меню. В графе «Вид реестра» надо выбрать «Ежемесячные пособия по уходу за ребенком» и нажать кнопку «Заполнить».
Когда имеется подключение к сервису 1С-Отчетность, пользователь может сразу из программы передать реестр в ФСС — через кнопку «Отправить». Кроме того, его можно предварительно выгрузить через соответствующую кнопку, а потом отправить через другую программу. Сведения направляются в ФСС один раз, а не каждый месяц.
ФСС назначает и перечисляет ежемесячное пособие по уходу за ребенком в сроки не позже 10-ти рабочих дней с момента получения информации от страхователя. Кроме того, ФСС направляет уведомление о совершенных действиях работодателю и сотруднику.
Когда в период получения этого пособия работник утрачивает право на него, к примеру, увольняется или выходит на работу на полный рабочий день, страхователь обязан уведомить об этом ФСС не позже 3-х рабочих дней с момента, когда он узнал об этом факте.
В 1С:ЗУП после регистрации возврата работника из отпуска на основании документа «Возврат из отпуска по уходу» или «Увольнение» пользователь создает документ «Уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком». Он находится в меню «Отчетность, справки» в разделе «Передача в ФСС сведений о пособиях» по кнопке «Создать» или во вкладке «Прямые выплаты ФСС» в документах «Увольнение, Возврат из отпуска по уходу».
В графе «Основание для ФСС» пользователь указывает причину завершения отпускного периода. Если был досрочный выход на работу, требуется выбрать «Приказ о досрочном выходе на работу», а также указать реквизиты документа-основания. В графе «Начиная» надо поставить дату, с которой требуется закончить выплату пособия. При нажатии кнопки «Заполнить» таблица в документе формируется в автоматическом режиме на основании документа «Сведения для реестра прямых выплат ФСС», сформированного ранее при предоставлении отпуска работнику. Таблица также заполняется через кнопку «Добавить».
Когда заполняется документ «Реестр сведений выплат в ФСС», в графе «Вид реестра» пользователь указывает «Ежемесячные пособия по уходу за ребенком» и нажимает «Заполнить». В этом случае в реестре укажутся сведения из первичного документа, ранее сформированного при предоставлении отпуска. При этом будут указываться реквизиты приказа о досрочном прекращении отпускного периода.
СЭДО по информации о застрахованном лице
Когда сотрудник устраивается на работу или осуществляет свою профессиональную деятельность, он подает работодателю информацию о себе для выплаты пособий.
Сведения формируются в бумажном виде или в электронном формате — работник выбирает сам. Также он должен своевременно уведомлять страхователя об изменении этой информации. Данные, полученные от сотрудника, передаются работодателем в ФСС в течение 3-х рабочих дней с момента их получения.
ФСС рекомендует работодателям передавать такую информацию по всем работникам в начале года.
Когда нужно передать в ФСС информацию только по работнику без привязки к листку временной нетрудоспособности, в 1С:ЗУП это делается через документ «Сведения о застрахованном лице» в меню «Кадры». Также этот документ оформляется через «Прием на работу» по кнопке «Создать на основании». Информация вносится в документ в автоматическом режиме на основании кадровых сведений о работнике. Когда документ проводится, осуществляется проверка корректности его заполнения. Когда какой-то информации не хватает или она указана неправильно, программа уведомляет об этом пользователя.
Отправка информации по конкретному сотруднику производится из документа по кнопке «Отправить в фонд» или через рабочее место, где можно передать информацию сразу по нескольким работникам. Для этого пользователь выделяет их в перечне, а потом нажимает кнопку «Отправить».
Когда информация передана, документ блокируется. Если из ФСС поступил запрос скорректировать ранее переданные данные, тогда создается новый документ «Сведения о застрахованном лице» — через кнопку «Сведения для ФСС».
В рабочем месте «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» для удобства можно использовать кнопки отбора — Все, На оформлении, К отправке, В работе. Также имеется кнопка с тремя точками, через которую открывается дополнительное меню для использования команд по печати информации, удалению и т.п.
В меню «Еще» имеются команды, чтобы проверить ответы ФСС по переданной информации или для получения сообщений за конкретный период. Из рабочего места можно перейти по гиперссылке к перечню документов — «Сведения о застрахованном лице (ФСС)», «Больничный лист», «Реестр прямых выплат», а также к журналу «Входящие запросы ФСС для расчета пособий».
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
