Чтобы сохранять стабильность, компании необходимо контролировать баланс на расчетном счете, чтобы своевременно соблюдать финансовые обязательства перед партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками и контролирующими органами. От этого зависит сохранение ликвидности, платежеспособности и деловой репутации предприятия в целом.
Избежать трудностей поможет ведение платежного календаря. В статье расскажем, как устроен платежный календарь в различных конфигурациях 1С и почему он необходим бизнесу любого масштаба.
Платежный календарь (ПК) – удобный инструмент для оперативного планирования и управления денежными потоками компании, а также контроля за исполнением графика платежей.
С его помощью финансовый директор, бухгалтер или собственник могут планировать закупку оборудования, запуск новых направлений, выплату зарплаты, выстраивать отношения с поставщиками и покупателями. ПК покажет, когда планируются крупные расходы или поступления, чтобы между операциями не допускать «дыр» в бюджете, так называемых, кассовых разрывов.
Платежный календарь нужен, чтобы:
- повысить оборачиваемость денежных средств;
- обеспечивать необходимый уровень ликвидности; помогать выявлять «замороженные» активы;
- структурировать денежные потоки с учетом видов деятельности;
- заранее выявлять недостаток денежных средств, необходимых для проведения расчетов;
- корректировать план поступления платежей с учетом изменившейся ситуации;
- управлять потоками доходов и расходов, чтобы не создавать дефицита денег;
- расставить приоритеты в очередности платежей;
- создать финансовый резерв на случай непредвиденных обстоятельств.
Для ведения простого платежного календаря подойдет и Excel-таблица. Однако в случае ошибки потребуется значительное время для ее поиска, и, кроме того, сам формат формирования отчета заранее ограничен определенным набором данных.
Программы 1С облегчают задачу по сбору и распределению показателей: нет необходимости вносить данные вручную, расчет происходит автоматически, а вероятность ошибки исключена.
Возможности и настройки платежного календаря в 1С
Функционал платежного календаря доступен в различных программах финансового учета. Рассмотрим функциональные возможности каждой из систем.
- БИТ.ФИНАНС
- 1С:Бухгалтерия
- 1С:Управление торговлей
- 1С:Управление нашей фирмой
- 1С:Комплексная автоматизация
- 1С:ERP
- 1С:Управление холдингом
Платежный календарь в БИТ.ФИНАНС
БИТ.ФИНАНС представляет единый инструмент для оперативного планирования и контроля движения денежных средств. Он позволяет максимально быстро формировать отчеты для руководства и при этом в режиме реального времени учитывать наличие остатков по бюджету и состояние взаиморасчетов с контрагентами.
Платежный календарь в БИТ.ФИНАНС отражает:
- Остатки на счетах и кассах;
- Фактически исполненные платежи;
- Планируемые платежи и плановые поступления денежных средств;
- Остатки по прогнозам платежей и поступлений денежных средств;
- Неснижаемый остаток по счету или кассе;
- Денежный поток по счету или кассе;
- Остатки по неоплаченным ранее заявкам на расходование денежных средств.
Для создания платежного календаря в БИТ.ФИНАНС доступна обработка «Рабочее место казначея» (раздел «Казначейство» - «Рабочее место казначея»).
Платежный календарь строится на основе введенных в систему заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений. Сюда попадает информация о согласованных заявках, заявках, включенных в реестр платежей, об оплаченных, либо частично оплаченных заявках, а также неоплаченных, но просроченных заявках.
По каждому документу можно вывести в отдельные колонки основные реквизиты и аналитики: статью оборотов, ЦФО, вид и назначение платежа, валюта, проект и др.
В платежном календаре БИТ.ФИНАНС обороты разбиты на управляемые и неуправляемые поступления и списания. Управляемые обороты формируют документы поступления или выплаты ДС, неуправляемые – установка лимитов и безакцептное списание.
Одно из преимуществ БИТ.ФИНАНС – это гибкость и возможность балансировки платежей по разным юридическим лицам и банковским счетам, чтобы вовремя избежать кассовых разрывов.
В платежном календаре можно перенести сумму платежа на другой день или другой расчетный счет/кассу, изменить или разбить платеж (сумма платежа может быть уменьшена, при этом на сумму разницы автоматически создается новая платежная позиция).
Рабочее место позволяет отметить и переместить нужные заявки в реестр для группового согласования и оплаты, либо автоматически создать платежные документы, что значительно экономит время казначея.
О кассовом разрыве БИТ.ФИНАНС предупредит заранее: предупреждение появится в виде отрицательного остатка — он отражает состояние счетов компании с учетом запланированных расходов и поступлений.
Платежный календарь в 1С:Бухгалтерия 8.3
Платежный календарь в 1С:Бухгалтерия отображает следующие 6 разделов:
Раздел «Оплата от покупателей» |
Информация о предстоящих поступлениях - учитываются все текущие задолженности контрагентов на дату формирования календаря. |
Раздел «Прочие поступления» |
Отражает ДС, отправленные с расчетного счета, но еще не полученные из-за задержек банка или технических неполадок. |
Раздел «Налоги и взносы» |
Фиксирует бюджетные отчисления - задачи формируются автоматически на основе налогов, отчетов и деклараций для контролирующих органов. |
Раздел «Платежи поставщикам» |
Содержит информацию о запланированных платежах поставщикам товаров или услуг. |
Раздел «Зарплата» |
Отображает данные о начисленной, но еще не выплаченной зарплате - формируется автоматически на основе документа «Начисление зарплаты». |
Раздел «Периодические платежи» |
Включает регулярные, но не обязательные платежи (например, аренда транспортного средства). |
С помощью платежного календаря в 1С 8.3 Бухгалтерия можно выстроить приоритет исполнения статей расходов или типов платежей в зависимости от установленных договором сроков, утвержденного порядка расчетов и других важных параметров.
Пользователь может группировать платежи по видам – безналичным и наличным – и по источнику оплаты – расчетный счет или касса организации. Для каждого типа календаря назначается ответственный сотрудник и порядок согласования платежей.
Если платежный календарь подсвечивает суммы красным, значит денег не хватает и есть кассовый разрыв. Подробнее о том, как настроить платежный календарь в 1С Бухгалтерия 8.3, рассказали в статье.
Платежный календарь в 1С:Управление торговлей (УТ)
В системе 1С:Управление торговлей создано удобное рабочее пространство для управления платежами, позволяющее распределять их по времени и источнику финансирования (конкретный расчетный счет или касса).
При формировании платежного календаря гораздо удобнее ориентироваться не по графику платежей, а по заявкам на расходование денежных средств. Поэтому в рамках рабочего места в 1С:УТ доступны различные режимы работы с данными.
Режим «Заявки – Календарь» предназначен для распределения заявок по счетам и кассам. Он выводит список заявок, а также информацию об остатках и оборотах, группируя данные по банковским счетам/кассам в разрезе валюты. Можно распределить как отдельную заявку, так и несколько одновременно. ЗРДС распределяется на ближайшую дату оплаты и наиболее подходящий банковский счет (кассу), на котором имеется достаточное количество средств.
Режим «Календарь – Платежи» предназначен для детальной работы с данными календаря. Основное окно для работы с платежным календарем в 1С:УТ имеет древовидную структуру. Банковский счет/касса выступает узлом дерева, при разворачивании которого отображается информация о поступлениях и списаниях ДС.
Поступления и списания детализируются до документов оперативного планирования платежей (объектов оплаты). Также можно настроить горизонт планирования (выбрать количество дней) и фильтровать по организациям, валюте или источникам ДС.
В этом режиме вы можете изменять параметры объектов оплаты (дата оплаты, банковский счет/касса) и группировать объекты расчетов (накладные, заказы, заявки и др.) по различным параметрам (статье, операции, подразделению, приоритету заявки и др.).
Режим «Список заявок» предназначен для распределения заявок по счетам и кассам. В этом режиме отображается только список распределенных и нераспределенных заявок. В рамках платежного календаря пользователь может:
- отбирать заявки, требующие распределения по банковским счетам/кассам и дням оплаты.
- группировать заявки по подразделению, операции, получателю, приоритету статьи или самой заявки и др.
- совершить частичную оплату по заявке, разделив сумму заявки по датам платежа и нескольким банковским счетам/кассам.
- отменить оплату заявки в указанный день с указанного банковского счета/кассы.
В случае выявления кассовых разрывов соответствующие значения выделяются красным цветом. Для управления данными для расчета плановых остатков ДС существует форма «Настройки платежного календаря». Например, остатки денежных средств в платежном календаре можно сгруппировать по валютам в разрезе банковских счетов/касс.
Платежный календарь в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ)
Платежный календарь 1С:УНФ - это интерактивное рабочее место, где можно видеть план денежных поступлений и выплат за определенный период времени, а также перемещать денежные средства между банковскими счетами и кассами.
Что можно сделать в 1С:УНФ с помощью платежного календаря?
- вести и согласовывать заявки на расход ДС
- планировать поступление денег, включая оплату заказов от покупателей
- оплачивать заказы поставщикам
- резервировать деньги под конкретную заявку
Структура платежного календаря напоминает таблицу, где в столбцах отображаются суммы поступлений и выплат, а в строках – назначение платежей, расчетные счета, кассы и документы.
Цвет остатка денежных средств информирует о финансовом положении компании: зеленый цвет свидетельствует о достаточности средств для покрытия обязательств и сохранения платежеспособности, красный – о возможной нехватке средств и риске кассового разрыва.
Для удобства анализа в 1С:УНФ доступно формирование платежного календаря на основе заказов покупателей/поставщиков и документов планирования. Фильтрация данных по аналитическим показателям позволяет получить детальную информацию по организациям, счетам, кассам и документам.
Платежный календарь можно представить в виде наглядной диаграммы – детальной или сводной. Детальная диаграмма покажет информацию об остатках на всех счетах и кассах. Сводная же диаграмма представляет общие суммарные остатки по всем местам хранения с учетом данных планирования.
Для предотвращения кассового разрыва пользователь может переместить даты поступлений и платежей, а также изменить места хранения средств. Перемещать суммы можно простым «перетягиванием», не выходя из отчета. Программа автоматически создаст необходимые документы после внесения изменений.
В платежном календаре можно реализовать процесс согласования оплат. Утвердить или отклонить заявку можно не покидая платежный календарь. Также ПК может быть использован для составления бюджета денежных средств компании - достаточно лишь указать период с требуемой степенью детализации.
Платежный календарь в 1С:Комплексная автоматизация (КА) и 1С:ERP
Платежные календари в 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP идентичны и представляют собой аналитический отчет, отражающий поступления, списания и остатки денежных средств. В данных конфигурациях кассовые разрывы наглядно отражаются как отрицательные суммы остатка на банковском счете или в кассе организации.
Всего для вида календаря существует три режима: Заявки/Календарь, Календарь/Платежи, Список заявок. Оптимально использовать режим «Календарь - Платежи», поскольку он предоставляет доступ ко всем документам, подтверждающим получение и использование денежных средств. В этом режиме он отображает остатки на счетах организации, ожидаемые поступления и запланированные расходы.
В платежном календаре отображаются заявки на расход ДС со статусами "Согласована" или "Не согласована". Заявки со статусами "К оплате" и "Отклонена" в этом отчете не учитываются.
Пользователь может настроить платежный календарь на определенный период планирования, а также выбрать конкретного поставщика или клиента, счет или кассу. Система позволяет установить видимость несогласованных ЗРДС, поступления денег в разрезе расчетной документации, а также расходы, осуществленные независимо от заявок. Подробнее, как настроить платежный календарь в 1С:КА и 1С:ERP, разобрали в статье.
Платежный календарь в 1С:Управление холдингом (УХ)
С помощью платежного календаря в 1С:Управление холдингом можно заранее запланировать дни платежей, кассовые разрывы, стоимость переводов. Программа предоставляет детальную информацию о движении средств по каждому дню, отображает заявки на платежи для текущей даты или дает возможность перенести их на другой день.
Все данные в платежном календаре представлены в виде таблицы, где столбцы соответствуют периодам, а строки – остаткам и оборотам. Обороты классифицируются по категориям: списания, неуправляемые поступления (возникающие при безакцептном списании или при установке жестких лимитов) и управляемые поступления (формируются на основе документов о поступлении средств или выплатах).
Платежный календарь 1С:УХ демонстрирует информацию в иерархическом порядке, разбивая ее по организациям, банковским счетам/кассам, пулам ликвидности, видам денежных средств и валютам. Такая структура особенно полезна для холдингов с международной деятельностью.
По каждой группировке этой иерархии вы сможете:
- видеть начальные остатки денежных средств на выбранную дату;
- корректировать план прихода/расхода денежных средств по дням в разрезе краткосрочного планирования;
- настраивать свернутые данные по планируемым платежам и остаткам денежных средств вперед на неделю/месяц/квартал/год и т.д.
Платежный календарь позволяет создавать распоряжения о перемещении денежных средств между источниками платежей, например, планировать перевод денег с одного счета на другой. Если у вас есть кредитные инструменты, такие как открытая кредитная линия, вы можете из этого отчета сразу же формировать заявки на получение средств от кредитных организаций.
Еще один интересный механизм платежного календаря в 1С:УХ – вероятностное прогнозирование и стресс-тестирование ликвидности: можно смоделировать платежную ситуацию, назначить платежи по собственному усмотрению, а затем наблюдать, как меняется картина оплаты. Все детали по автоматизации платежного календаря в 1С:УХ описали в статье.
Вывод
Важно вести не только заявки на расходование денежных средств и грамотно планировать расходы на определенные даты, но и заводить плановые поступления по счетам и договорам. Наилучшим вариантом такого планирования может стать платежный календарь.
Это полноценный инструмент финансового управления денежными средствами предприятий любого масштаба и надежный помощник для каждого финансового директора или руководителя казначейской службы.
С помощью ПК можно увидеть перспективную картину платежей на нескольких уровнях: по дням, неделям или на более долгий период (на месяц, например). Использование платежного календаря повышает платежную дисциплину, позволяет вовремя обнаруживать кассовые разрывы и сделать процесс исполнения платежей прозрачным и прогнозируемым.