Организация удаленного рабочего места

Последние десять лет наблюдается тенденция к увеличению доли удаленной работы. Причин много, в том числе:

• Поиск талантов по всему миру. Зачем ограничивать себя в поиске сотрудников внутри одного города, когда можно расширить параметры поиска и увеличить количество кандидатов в несколько раз.
• Сокращение издержек на содержание рабочего места. 
• Слишком требовательные кандидаты, которые принципиально не желают работать в офисе.

Сейчас в связи с ситуацией неопределенности, у многих стоит вопрос, как действовать, если придется организовывать удаленную работу сотрудников. Давайте разберёмся, как это сделать быстро, безопасно, а главное эффективно.

Как организовать удаленную работу сотрудников?

Для этого необходимо стабильное подключение к сети Интернет и высокая скорость передачи данных. Подключение к программам может быть через RDP или через браузер. В этом случае работник может выполнять свои трудовые обязанности, сидя дома, в парке или кафе, находясь в командировке или на отдыхе. С утра пораньше, или наоборот вечером.

Командную работу, обсуждение текущих задач или просто общение можно организовать через любой мессенджер и общий чат. Можно использовать файлообменник. Skype позволит продемонстрировать свой рабочий стол коллеге или клиенту, а также позвонить в любую точку мира. Viber и WhatsApp также сделают связь ближе и доступней.

Рабочее время сотрудников становится более гибким, что усложняет контроль за выполнением трудовых обязанностей. В этом случае оценивается результат выполнения задач.

Технологии для организации удаленных рабочих мест

Как обеспечить безопасность?

Защита персональных данных. Сохранение коммерческой тайны. Клиентская база. Для того, чтобы все это находилось в безопасности, необходимо соблюдать ряд рекомендаций:

• используйте сложные пароли из цифр и букв разных регистров;
• используйте шифрование данных;
• на разных вебсайтах разные пароли;
• подключите безопасный режим на сайтах;
• используйте двухфакторную авторизацию;
• выход из спящего режима так же после ввода пароля.

Как организовать удаленный доступ к 1С?

На данный момент существуют разные варианты работы в программах 1С за пределами офиса. Давайте их рассмотрим поподробней.

Хостинг

Хостинг – это место на арендованном сервере. Подключение происходит через RDP, в этом случае компьютер пользователя может не обладать большим объемом памяти и высокой производительностью. Загружается рабочий стол сервера, на который можно установить необходимое программное обеспечение, не только программы 1С. Плюс этого варианта в том, когда заканчивается место на жестком диске, в любой момент времени можно подать запрос и его увеличить. Преимущество заключается в отсутствии затрат на покупку и обслуживание собственного сервера, а также необходимости держать в штате системного администратора.

WEB-сервер

В компании должен быть собственный мощный сервер, программист, который его обслуживает и доступ к серверу через статический IP-адрес. В этом случае на сервере устанавливаются специальные компоненты для web-сервера. И далее через него открывается доступ к необходимым базам 1С.

Для того, чтобы настроить этот вариант работы, необходимо будет обратиться к программистам 1С. Специалисты компании Первый Бит всегда рады вам помочь.

1С:Линк

Это один из сервисов, доступных при заключенном договоре ИТС. На офисном компьютере (любой пользовательский ноутбук, не обязательно сервер) установлена конфигурация 1С. Бывает так, что бухгалтер хочет зайти из дома, что-то доделать, или директор хочет зайти и посмотреть отчеты по валовой прибыли или другие данные в базе, находясь при этом за пределами офиса.

На компьютере, где расположена программа, настраивается обработка 1С:Линк, которая создает зашифрованный канал передачи данных и присваивает IP-адрес и название базе. Пользователь за пределами офиса заходит на своем компьютере в браузер и вводит адрес базы, логин и пароль. В этом случае на компьютере должно быть установлено достаточное количество лицензий 1С:Предприятие.

Сервис предназначен не для постоянной работе удаленно, а для кратковременного просмотра и ввода каких-то данных. Компьютер с базой, на котором установлена 1С, при этом должен быть включен.

Аренда 1C

Функционал облачной 1С идентичен типовым программным продуктам, подходит тем предприятиям, у которых небольшое количество пользователей и не требуется доработка функционала.

В этот сервис можно перенести уже существующую локальную базу, расположенную на офисном компьютере. Вход в базу будет осуществляться через браузер или через тонкий клиент установленной платформы 1С:Предприятие 8.3. Необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

При этом, Вам не нужно заботиться о сохранности ваших данных и обновлении программы. В сервисе автоматически создаются ежедневные резервные копии и происходит обновление конфигурации по мере необходимости. А это позволит не пропустить все изменения законодательства и форм отчетности.

Скорость работы программы также увеличится.

Аренду можно оплачивать как целиком, так и помесячно.

Электронные акты выполненных работ и счета фактуры

Как же в этом случае работать с клиентами? Отправлять электронные счета фактуры и акты выполненных работ возможно онлайн. Обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) и электронными актами выполненных работ (ЭАВР) осуществляется с помощью государственной информационной системы (ИС). Больше не нужно ехать к клиенту, отправлять курьера и изводить пачку бумаги.

В течении часа специалисты Первого Бита настроят прямой обмен в 1С с ИС ЭСФ, обучат работе в программе 1С.

Возможность отправки электронных счетов фактур и актов выполненных работ также доступна в облачных решениях.

IP-телефония

Это виртуальная АТС, звонки по которой осуществляются не по классическим каналам связи, а через сеть Интернет.

В этом случае есть возможность поставить специальное приложение на компьютер, присвоить ему внутренний номер, ввести координаты офисной IP-телефонии, и осуществлять входящие и исходящие звонки прямо со своего компьютера. Потребуется подключение гарнитуры.

Есть так же возможность интегрировать программу 1С и телефонию, например, с помощью решения БИТ.Телефония.

Как проверить эффективность работы удаленных сотрудников?

Очень сложно проконтролировать соблюдение трудового режима сотрудника, которого мы не видим в офисе. Его работа должна оцениваться за полученный результат. Руководитель должен ставить четкие задачи, по которым должен быть четкий, измеримый результат. Должны быть критерии оценки результата.

Недостатки удаленной работы

Такой способ работы всегда серьезно зависит от наличия стабильного подключения к сети Интернет. Если его нет, то и доступ к данным будет невозможен.

Мы рассмотрели варианты организации удаленной работы. Используйте современные методы, а специалисты компании «Первый Бит» помогут выбрать наиболее оптимальные решения!