Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Настройка прав доступа в «1С: Документооборот»: описание и инструкция

Время чтения: ~8 мин.

Актуальность проверена: 06 . 10 . 2024

Программа «1С:Документооборот» отличается неограниченными возможностями по доработкам и редактированию прав доступа к любой информации. При необходимости можно назначать права пользователям, ролям исполнителей, персоналу подразделения, рабочим группам. Сделать это позволяют следующие настройки:

  • полномочия — самое масштабное разделение прав, базовые настройки. По сути, это готовый набор ролей, который определяет виды данных, доступных для пользователя. Остальные настройки только накладывают ограничения;
  • права доступа на различные папки — открывают доступ к содержанию документов в конкретных папках;
  • политика доступа — предоставляют доступ к сведениям по разрезам доступа;
  • рабочие группы — дают возможность оперативно сформировать права для работника, который в нее внесен и отменяют прошлые настройки политик и прав на некоторые папки у пользователя.

Таким образом, права на любой элемент в «1С:Документооборот» — это комплекс вышеописанных настроек. При необходимости их можно делать специфическими для группы сотрудников организации или для каждого отдельного работника. Настройкой прав занимается администратор базы. В разделе «Настройка и администрирование» реализована группа команд под названием «Права доступа», именно в ней можно назначать права доступа.

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya1.png

Полномочия в «1С:Документооборот»

Полномочия в «1С:Документооборот» представляют собой готовую подборку ролей с правами на доступ к информации. При наличии большого штата работников с однотипным доступом они дают возможность максимально удобно структурировать роли с учетом должностных инструкций.

Чтобы не вносить изменения на права доступа для каждого отдельного сотрудника, можно настраивать доступ для структурного подразделения, различных рабочих групп и ролей. Это позволит исключить необходимость заново редактировать права при увольнении или переводе работника компании.

Всего в «1С:Документооборот» реализованы настройки 14 предопределенных полномочий:

  • администратор — полнейший доступ ко всему функционалу и всей информации;
  • выполняющие потоковое сканирование — права без ограничений ко всем документам;
  • делопроизводители — доступ на работу со всеми входящими и исходящими документами, редактирование и добавление дел хранения документации;
  • контроль ежедневных отчетов — неограниченные права к любым задачам и операциям;
  • мониторинг процессов — полные права на работу с параметрами и показателями процессов;
  • пользователи — основные полномочия, активация клиентских приложений, ведение учета времени, взаимодействие с файлами, внутренними документами, а также с рабочими задачами и процессами;
  • ответственные за категоризацию — доступ к управлению общими категориями (добавление, удаление, редактирование);
  • ответственный за НСИ — доступ без ограничений на ведение всей НСИ по учету времени, процессам, а также делопроизводству;
  • ответственный за ЭДО — базовый доступ к электронным документам и правилам обмена;
  • работа с документами (включая исходящие и входящие) — права на ознакомление входящих и составление исходящих документов, редактирование и добавление контрагентов, полный доступ к почте компании;
  • руководители подразделений — беспрепятственный доступ к задачам, отчетам и информации о трудозатратах подчиненного персонала;
  • руководители проектов — корректировка и добавление проектов, где пользователь закреплен руководителем текущего проекта;
  • синхронизация сведений с другими программами — доступ на совершение синхронизации и просмотр ее итогов.

При необходимости можно внести изменения во все эти полномочия или сформировать их в произвольном формате.

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya2.png

Чтобы назначить роли полномочиями, необходимо установить или снять галочки в перечне разрешенных действий.

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya3.png

Полномочия выдаются непосредственно в карточках пользователей, подразделений, а также рабочих групп.

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya4.png

Весь список полномочий заданных пользователей и соответствующих им ролей отображается в таком отчете, как «Настройки доступа пользователей».

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya5.png

Рассмотрим пример применения ролей для чтения информации без ограничений. Для выдачи сотруднику доступа на ознакомление со всеми документами, файлами, процессами и задачами следует:

  • задать полномочия «Неограниченное чтение документов…»;
  • добавить в данные полномочия право на чтение без ограничений внутренних, входящих, исходящих документов, а также процессов и файлов;
  • выдать полномочия работнику компании.

Политики доступа

Активные политики доступа содержат данные о том, какому лицу и на какие разрезы доступа предоставлены права. Непосредственно разрезы определяют границы областей информации, доступной для работы пользователю: типы внутренних документов, входящей документации и пр.

За счет политики доступа реализована настройка как общих прав для рабочих групп и структурных подразделений, так и доступ к конкретному типу документа или вопросу функционирования определенному пользователю.

Выделяют следующие политики доступа в «1С:Документооборот»:

  • общие разрешения — предназначены для оперативной настройки прав;
  • специальные — необходимы для гибкой настройки прав доступа;
  • локальные администраторы — нужны для назначения прав, не зависящих от настроек рабочих групп.

Целесообразно задавать права не отдельным пользователям, а структурным подразделениям, рабочим группам и текущим ролям исполнителей. Пользователю можно назначить одно или несколько разрешений, что в комплексе формирует его персональные настройки прав.

Разрезы доступа, на которые назначены права, приведены в разделе «Общие разрешения».

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya6.png

Для каждого пользователя доступно указание следующих уровней доступа: «Чтение», «Редактирование». «Регистрация». Обозначенные разрешения одного разреза при необходимости копируются для другого.

В разделе «Специальные разрешения» можно настроить более тонкие параметры. За их активацию/выключение отвечает функция «Использовать специальные разрешения в политиках доступа». Открывается она по алгоритму «Настройка и администрирование» — «Настройка программы» — «Права доступа».

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya7.png

Принцип работы политики доступа

Расчет прав политик доступа осуществляется следующим образом: если для пользователя или группы заданы специальные разрешения, то при работе действуют только они, а если спецразрешения отсутствуют, то срабатывают общие разрешения. 

Непосредственно общие разрешения работают по такому алгоритму: доступ к объекту открывается пользователю или рабочей группе, имеющих доступ ко всем разрезам — организации, грифу, вопросу функционирования.

Специальные разрешения работают по принципу:

  • для пользователя доступно формирование сразу нескольких специальных разрешений;
  • настройки одновременно нескольких спецразрешений не расширяют друг друга.

Использовать «Специальные разрешения» рекомендуется только в ситуациях, когда необходимую комбинацию нельзя сформировать с помощью «Общих разрешений» в «1С:Документооборот».

Локальные администраторы

Назначение локальных администраторов — это предоставление доступа пользователям, который не зависит от настроек прав папок, а также рабочих групп. Например, руководителю договорного отдела можно открыть неограниченный доступ на ознакомление со всеми договорами компании. В таком случае руководитель получит доступ к договору даже в том случае, если он не включен в его рабочую группу.

Такая опция активируется через раздел «Настройка программы» в подразделе «Права доступа» одноименной настройкой «Локальные администраторы».

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya8.png

Назначение локальных администраторов осуществляется в разделе «Политики доступа». Алгоритм настройки схож с настройками «Специальных разрешений»:

  • доступна выдача пользователю нескольких разрешений по одному предмету;
  • разрешение назначается только для конкретного предмета;
  • реализована возможность выбора произвольных комбинаций разрезов доступов.

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya9.png

Обратите внимание! Любые разрешения локальных администраторов никогда не отменяют как общие, так и специальные разрешения, а только расширяют их.

Настройка политик в разрезе подразделений

Актуальные политики доступа удобнее всего настраивать в разрезе подразделений.

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya10.png

Использование разреза «Подразделения» в базовых настройках по умолчанию отключено. Для активации опции необходимо установить галочку: «Настройка программы» — «Права доступа» — «Используемые разрезы доступа» — «Подразделения». В контекстном меню «Подразделения» в разделе общих разрешений доступна опция «Заполнить по умолчанию».

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya11.png

При применении этой функции для каждого подразделения, не имеющего подчиненных, добавляются необходимые разрешения для всех его работников.

Правка папок в «1С:Документооборот»

При необходимости можно дополнительно ограничить действия, разрешенные политиками доступа. Специально для этого реализована гибкая система настроек прав на уровне каждой папки. Действие осуществляется по команде «Настройка прав».

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya12.png

Управлять правами папки могут не только администраторы, но и иные пользователи с соответствующими полномочиями. Права доступа могут иметь статус «Разрешающие», «Запрещающие», «Не назначено». Изменение статуса происходит путем двойного нажатия мыши или кнопкой Enter.

При назначении прав доступа на папку один и тот же сотрудник может быть включен в несколько групп пользователей одновременно (после списка «Пользователь») с различными настройками. Все они суммируются по таким правилам:

  • право доступа пользователю предоставляется в случае, если для него задано хотя бы одно разрешение и отсутствуют любые запреты. Иными словами, запрет доступа является приоритетным над разрешением. Если работнику сразу назначили разрешающие и запрещающие права, то сработают только запрещающие;
  • статус «Не назначено» не открывает доступ, но и не запрещает его, иными словами, не принимает участие в расчете прав пользователя.

Для примера приведем все возможные комбинации расчета прав папок:

  • «Разрешено» + «Не назначено» — доступ разрешен;
  • «Запрещено» + «Не назначено» — доступ запрещен;
  • «Разрешено» + «Запрещено» — доступ запрещен;
  • «Пусто» + «Пусто» — доступ запрещен.

Рабочие группы объектов в «1С:Документооборот»

Для детализированной настройки прав на объекты применяются рабочие группы. По факту это ограничение доступа к определенному документу или шаблону. Заполнять рабочую группу необходимо только в том случае, если права на объект должны определяться индивидуальным настройками, а не общими. Если у объекта заполнена такая рабочая группа, то настройки политик действовать не будут.

Рабочие группы можно заполнять несколькими способами:

  • вручную;
  • в автоматическом режиме при продвижении процессов по документу;
  • в авторежиме при формировании документа по шаблону.

По умолчанию у каждого участника рабочий группы открыт доступ только на чтение документации. Для назначения прав на редактирование необходимо в карточке документа в разделе «Рабочая группа» установить галочку «Изменение».

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya13.png

В «1С:Документооборот» рабочая группа при движении документов по процессу заполняется автоматически. Право «Изменение» выдается только пользователям, которые уже имеют разрешения на редактирование документа в четком соответствии с политиками доступа, а также с настройками прав папок.

При необходимости доступно добавление пользователей в рабочие группы объектов. Сделать это можно в разделе «Настройка и администрирование» в подразделе «Настройка программы» — «Права доступа» через строку «Проверять соответствие рабочих групп общим настройкам доступа». Если данная настройка активна, то добавить в рабочую группу пользователя без соответствующих разрешений будет невозможно.

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya14.png

Для активации автозаполнения рабочей группы в настройках типа документа предусмотрены две галочки:

  • «для документации этого вида заполнение группы является обязательным действием» — если галочка установлена, то документ данного вида нельзя записать с пустой рабочей группой;
  • «вести состав участников группы в автоматическом режиме» — если галочка установлена, то в рабочую группу станут автоматически добавляться участники различных процессов и задач. Непосредственно в группу документа также будет добавлен его автор и соответствующие пользователи из иных реквизитов (регистратор, адресат, утверждающий и пр.).

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya15.png

Проверка настроенных прав доступа в 1С:Документооборот

В программе «1С:Документооборот» можно просматривать права доступа ко всем сведениям базы данных. В меню «Еще» по такой команде, как «Права доступа» можно перейти в окно с информацией, содержащей данные о том, кому и какие назначены права на рабочий объект. Функция активная для всех пользователей.

nastroyka-prav-dostupa-v-1s-dokumentooborot-opisanie-i-instruktsiya16.png

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение