Кому платить, когда не хватает денег

Опыт финансовых управленцев из разных отраслей может быть полезен каждому предприятию, которое сталкивается с финансовыми трудностями. Особенно это касается пересмотра правил оплаты в условиях кассового разрыва.

При снижении платежеспособности компании и систематической нехватке финансов для оплаты обязательств, можно действовать следующим образом:

• пересмотреть приоритеты платежей;

• сформировать бездефицитный платежный календарь будущего месяца с учетом приоритетов;

• ужесточить процедуру текущего планирования и проведения оплат.

• Далее разберем каждый из этих шагов с примерами.

Пересмотр приоритетов платежей

Приоритеты платежей необходимо пересматривать для стабильной работы в период низкой платежеспособности компании. При дефиците средств намного проще решить, кому нужно заплатить в первую очередь - своим сотрудникам, банку, поставщикам или налоговым органам. Самые важные платежи должны стоять на первом месте. Их можно установить самостоятельно или после совещания с руководителями. Все зависит от правил управления в организации.

Приоритеты дополнительных расходов можно поручить руководству подразделений, так как они лучше знакомы с деталями бизнес-процессов. Важно правильно поставить менеджерам задачу, чтобы они смогли верно выбрать самые важные платежи и указать выплаты, которые можно отложить. В некоторых случаях выплаты можно разбить на части, либо на время отказаться от услуг поставщиков. Также менеджеры должны знать, в какой срок необходимо пересмотреть значимость платежей.

В зависимости от срочности, все выплаты можно поделить по уровню приоритета:

1. Самые важные. В эту группу входят платежи по заработной плате, налоги, выплаты по исполнительным листам, кредитные выплаты, лизинговые платежи и пр. Если не провести их вовремя, то у компании могут появиться штрафы.
2. Важные. К таким платежам относятся выплаты контрагентам, поставщикам-монополистам и поставщикам основного сырья, которые предоставляют компании большие скидки. Без своевременных платежей этим организациям работа компании остановится.
3. Обязательные. К таким платежам относятся выплаты за вспомогательные материалы, транспортные услуги, аренду и т.д. При необходимости можно договориться о переносе платежей или подыскать более лояльных поставщиков.
4. Текущие. К таким платежам относятся расходы на покупку мебели, канцелярских товаров, оплату консалтинговых услуг или на обучение персонала. Данные выплаты можно легко перенести на другой период, либо временно отменить.

В зависимости от конкретных особенностей работы организации, приоритеты могут быть разными.

Новые приоритеты по актуальным платежам необходимо разослать всем сотрудникам в электронных письмах. Также информацию можно донести во время совещания и включить принятые решения в протокол либо регламент платежей. Выбор варианта зависит от корпоративной работы компании и мнения финансового отдела.

Пример пересмотра платежей при понижении платежеспособности

Компания «Бектур» практикует применение гибкого бюджетирования, при котором сначала формируется весь годовой бюджет, а затем каждый месяц туда вносятся корректировки. Контролем проведения платежей занимается руководитель казначейства без участия финансового директора.

В текущем месяце происходит непредвиденная ситуация. Постоянный клиент откладывает подписание договора о поставке на целый квартал. У организации есть договоренность о большой поставке с предоплатой, но план срывается. В платежном календаре не предусмотрен такой резерв, поэтому возникает угроза кассового разрыва.

Казначейство сигнализирует о том, что денег на оплату всех плановых платежей не хватит. Несколько счетов можно отложить, в том числе оплату по ГСМ. Но к концу дня к директору обращается логист. Поскольку организация не заплатила за топливо, не все клиенты смогут получить продукцию вовремя. Оплата от них также поступит с большим опозданием. Помимо этого, организация будет платить им штрафы за срыв поставок.

Чтобы такая ситуация не повторялась, финансовый руководитель должен провести совещание с руководителями ЦФО и обозначить самые главные приоритетные платежи на ближайший месяц.

После того, как руководство подразделений ранжирует выплаты по важности, казначей сможет приступить к корректировке платежного календаря. Он также может перенести некоторые выплаты на поздний период. Но даже таких мер бывает недостаточно для того, чтобы избежать последствий.

В этом случае финансовый директор компании «Бектур» может договориться с управляющим другой компании об отсрочке платежей за аренду складских помещений на два месяца. Благодаря этому шагу можно избежать дефицита средств.

После обсуждения проблемы с руководителями, глава казначейства устанавливает первоочередные приоритеты платежей до подписания нового договора с покупателем.

Таблица 1. Временные приоритеты платежей компании ООО «Бектур» на 3 месяца

Обновление процедуры проведения оплат

При снижении платежной способности компании нужно пересмотреть саму процедуру оплаты. Каждый день можно отслеживать данные из платежного календаря и проводить более жесткий контроль за тратами. Нужно регулярно выполнять следующие задачи:

• ежедневно отслеживать данные платежного календаря;

• ужесточить контроль трат;

• ввести платежные дни;

• разработать правила формирования резервов на наиболее важные выплаты.

Такие шаги помогут снизить риск кассовых разрывов и нарушения обязательств перед контрагентами.

Актуализировать существующий план

План по выплатам необходимо составлять еженедельно с учетом актуальных приоритетов. Каждый день надо контролировать соответствие плану и при необходимости изменять расходную часть платежного календаря. Если деньги не приходят в срок, то запланированные платежи на следующий день придется пересматривать и переносить.

Для быстрой оценки текущей платежеспособности, можно выделять данные в платежном календаре другим цветом. Если вы все еще ведете финансовый учет в Excel, то для того, чтобы быстро оценивать текущую платежеспособность, данные в платежном календаре можно выделять цветами, смотрите рисунок 1.

Рисунок 1. Платежный календарь в Excel с цветовыми обозначениями

Выплаты можно окрашивать разным цветом в зависимости от актуальных приоритетов. При использовании такого подхода снижается риск пропуска платежей с низкими приоритетами.

К примеру, в поступлениях суммы, которые придут на счет вовремя, обозначайте зеленым, а те, которые поступят с просрочкой, – красным. Если покупатель пока не подтвердил, что заплатит в срок, обозначьте плановый приход средств желтым.

Ужесточение контроля над платежами

При низкой платежеспособности предприятия необходимо лично контролировать платежи. Самые крупные затраты и перечисления стоит утвердить совместно с генеральным директором. Если компания каждый день оплачивает множество счетов, можно создать платежный комитет. Этот орган будет решать, за что можно платить в первую очередь при нехватке финансовых ресурсов. В комитет должны входить руководители отделов и подразделений, главы финансовой службы, внутреннего контроля и закупок.

В системе Бит.Финанс имеется возможность контроля остатков по бюджету. Данный механизм не позволит вводить заявки на расходование, если планируемый резерв по расходованию исчерпан. То есть, установив порог затрат вы можете быть уверены, что не потратите больше, чем планировали.

Рисунок 2. Программа БитФинанс – заявки на расходование денежных средств

Дополнительно избежать риски поможет ведение заявок на расходование. При возникновении необходимости в расходах ответственные лица формируют заявки, которые тоже отображаются в «платежном календаре». Механизм контроля через согласование позволит одобрять, переносить или отклонять платежи после оценки.

Введение платежных дней

Чтобы у предприятия была возможность накопить резервы для будущих расчетов, можно ввести платежные дни. Например, это может быть определенный день недели. Такая схема поможет лучше дисциплинировать сотрудников и позволит им заранее готовить необходимые документы на оплату. Если в ближайший день они не подадут заявку на оплату в казначейство, придется ждать следующий платежный день и объясняться с руководством по поводу просрочки.

Также важно предусмотреть правила наиболее срочных выплат и платежей в определенный срок без точной привязки к платежным дням. Здесь надо определить первоочередные расходы, например, на погашение кредитов, налоги и зарплату.

Рисунок 3. Программа БитФинанс – прогноз платежа

В системе Бит.Финанс имеется возможность видения платежного календаря и прогнозирования платежей. При формировании документов «Прогнозы платежей» и «планирумые поступления» с использованием отчета «платежный календарь», можно оперативно принимать решения основываясь на прогнозируемых остатках на ваших банковских счетах. 

Рисунок 4. Программа БитФинанс – платежный календарь.

Календарь позволит контролировать платежи и избежать кассовых разрывов.

Разработка правил формирования резервов

Чтобы у предприятия всегда были средства для проведения текущих выплат, можно заранее сформировать резервы. Для этого понадобится разработать правила создания резервов. В нем следует обозначить место хранения собранных денег, периодичность выплат и другие важные моменты. К примеру, обозначить в правилах создание резервов на выплату заработной платы.

Расчет отчислений в резерв

Для быстрого расчета можно воспользоваться расчетчиком, который поможет разобраться, какую сумму каждый день лучше отчислять в резерв. Таким образом, получится собрать необходимую сумму в планируемый срок.

Рисунок 5. Расчетчик отчислений в резерв.

 Актуализация плана платежей

Существует вариант создания дополнительных резервов за счет займов. Можно обсудить с собственников суммы, которые он может предоставить в случае кассового разрыва. Если таких возможностей нет, стоит подумать над другими вариантами. Например, можно максимально перенести выплаты или вовсе отказаться от некоторых расходов, в случае которых бизнес не пострадает. Так удастся провести корректировку платежного календаря на текущий месяц и убедиться, что никакого дефицита средств не существует.

Определение доступных источников финансирования

Следует согласовать с руководством компании, где можно взять деньги в случае, если покупатель не заплатит вовремя. Например, сам владелец бизнеса или другие компании реально могут дать заем на особых условиях. Либо придется искать другие внешние источники финансирования, такие как факторинг и овердрафт.

Балансировка плана

Можно сформировать самые актуальные планы по платежам на ближайший месяц. Для этого в платежном календаре проводится детализация. Например, если ранее организация платила каждый день, это правило можно изменить на выплату один раз в неделю. Таким образом, в платежном календаре будет только 4 платежных дня в месяц.

Важно сбалансировать платежи и поступления. При обнаружении кассового разрыва это нужно отразить в плане прихода средств из разных источников, которые ранее согласовали с собственником и руководством компании.

Если же денег не хватает, можно договориться с покупателями о преждевременной оплате, либо убедить поставщика дать отсрочку. Для этого придется создать рабочую группу и продумать план сокращения расходов. Он может выглядеть следующим образом:

1. Сокращение ФОТ путем понижения зарплаты руководящего персонала. Важно не снижать зарплату исполнителей. Также не стоит сокращать ФОТ в приказном порядке. Лучше обсудить такую меру с сотрудниками заранее и обещать им компенсировать потери в период, когда компания выйдет на стабильную высокую прибыль.
2. Рефинансирование и реструктуризация кредитов.
3. Смена арендуемого помещения на более дешевое с расчетом суммы затрат на переезд.
4. Сокращение штата в качестве крайней меры. При принятии такого решения важно руководствоваться двумя критериями, - экономическим эффектом от сокращения и полезностью работы конкретного сотрудника компании. Желательно не сокращать исполнителей, а начинать с верхушки.

Когда не хватает денег для полного расчета с поставщиками, можно поделить имеющуюся сумму между ними. Гораздо лучше частично погасить долги перед несколькими контрагентами, чем заплатить одному поставщику.

Важно своевременно вносить корректировки в платежный календарь. Таким образом можно гораздо быстрее заметить надвигающийся кассовый разрыв.

Совет

Чтобы лучше понять, нужна ли жесткая экономия, стоит сначала оценить остаток имеющихся средств.В кризисный период надо планировать выплаты таким образом, чтобы компания могла оплачивать операционные расходы и платила зарплату.

Руководству нужно определить, на какой срок хватит средств в резервах для обеспечения выплат по обязательным платежам. Если срок достаточно большой (больше 6 месяцев), то можно смело ранжировать приоритеты платежей. Таким образом будет разработана наилучшая модель выживаемости компании. Шестимесячный период служит ориентиром восстановления платежеспособности.

При дефиците оборотных средств и отсутствия ликвидных финансовых вложений, стоит подумать о поиске денег и будущих планах.

Согласуйте с руководством компании, как лучше распорядиться новыми поступлениями, которые не были учтены в расчетах. Так можно будет быстрее оплатить некоторые платежи и сформировать новые резервы.

Автоматизируйте финансовый учет и контролируйте денежные потоки, согласовывайте платежи, планируйте, собирайте и анализируйте бюджеты в одной программе

Звоните специалистам Первого Бита, чтобы подобрать оптимальное решение для управления финансами.