Карточка складского учета материалов и товаров - документ, широко используемый во многих коммерческих организациях. Несмотря на то, что его структура может быть различной, форма М-17 выделяется среди бухгалтерских документов как важнейшая и высоко ценная бумага. Эта форма способствует созданию эффективной системы контроля за движением товарно-материальных ценностей в компании, в частности, в ее логистическом центре.
За заполнение такой документации отвечают кладовщики, которые выдают соответствующие акты как при получении, так и при отгрузке товарно-материальных ценностей. С 2022 года в Российской Федерации отсутствуют четкие правила оформления таких актов. Поэтому предприятия, как правило, разрабатывают собственные шаблоны, опираясь на опыт других компаний и придерживаясь определенных рекомендаций правительства. Типовая форма включает в себя исчерпывающую информацию о поставщике, потребителе и функциональных параметрах товарно-материальных ценностей.
Назначение складской карточки М-17
Типовая форма заполнения складской карточки М-17 утверждена Постановлением Госкомстата N71а от 30.10.1997. До 2013 года все организации, занимающиеся складскими операциями, были обязаны придерживаться порядка составления такой документации. Впоследствии предприятиям было предоставлено законное право разрабатывать собственные уникальные шаблоны для документов аналогичного назначения. Независимо от конкретной формулировки (в соответствии с государственными рекомендациями или на основе собственных шаблонов организации), карта включает в себя определенный и последовательный набор действий:
- Получение товарно-материальных ценностей от поставщиков и других подразделений организации.
- Осуществление обменных операций, тщательное документирование всех параметров входящих и исходящих товаров.
- Продажи конечным покупателям, а также передача товара дистрибьюторам.
- Списание запасов по причине порчи, брака, истечения срока годности, кражи, несоответствующего качества и т. д.
По сути, инвентарная карточка склада в формате и по образцу М-17 служит не просто первичным документом в традиционном понимании. Эта стандартизация направлена в первую очередь на систематизацию информации из входящих и исходящих заказов, а также накладных и счетов-фактур.
Структура инвентарной карточки М-17
Карточка складского учета на календарный год заводится бухгалтерией, регистрируется в специально отведенной для этого книге и заверяется уполномоченным бухгалтером. В дальнейшем форма М-17 заполняется кладовщиком или главным кладовщиком. Она состоит из трех последовательных таблиц.
В верхней части карточки указывается ее номер, название предприятия и подразделения, наименование номенклатурной позиции.
Первая таблица состоит из одной заполняемой строки, содержащей следующие графы:
- Структурное подразделение компании и вид деятельности.
- Номер складского объекта.
- Номер ячейки для размещения партии на адресном складе.
- Профиль, сорт, марка и размер товара.
- Номенклатурный номер.
- Единица измерения.
- Стоимость.
- Норма запаса (минимальное количество товара, необходимое на складе).
- Срок годности.
- Поставщик.
Вторая таблица предназначается для учета драгоценных металлов и камней и требует меньшего количества входной информации.
Третья таблица непосредственно регистрирует складские документы, приходные и расходные операции и содержит следующие столбцы:
- Дата события.
- Номер и серия отгрузочного документа.
- Наименование контрагента.
- Единица измерения товара.
- Фактическое изменение количества товара.
- Остаток товара.
- Подпись ответственного кладовщика.
Таблица, документирующая движение товаров, может содержать неограниченное количество строк, что позволяет расширить формат карточки складского учета материалов. Коммерческие организации и предприниматели могут по своему усмотрению исключить некоторые разделы формы М-17, например, таблицу учета драгоценных камней.
Образец формы № М-17
Скачать бесплатноОсновные принципы оформления карточки М-17
В настоящее время не существует общепринятого шаблона для карточек учета материалов. Однако Госкомстат в Постановлении № 71а утвердил межотраслевую типовую форму, которую можно распечатать для постоянного использования. В качестве альтернативы организации могут разработать внутреннюю форму на основе необходимых данных. Нередко печатные копии разработанных внутри организации форм заказываются в типографии. Однако традиционная складская практика часто предполагает заполнение установленной формы М-17, которая содержит основные сведения о поставщиках, потребителях и товарно-материальных ценностях.
На каждый вид товаров или материалов заполняется отдельная учетная карточка, которая затем нумеруется в соответствии с системой складского учета. К документу прилагаются все соответствующие квитанции, расходы и счета-фактуры.
Учетная карточка может быть заполнена вручную или в электронном виде. Независимо от способа, на ней должна стоять "живая" подпись кладовщика, несущего материальную ответственность за вверенное имущество. Хотя печать на документе не нужна, поскольку это касается внутренних организационных потоков, точность имеет первостепенное значение. При возникновении ошибок лучше заполнить новый бланк или, в крайнем случае, аккуратно вычеркнуть неверную информацию, заменить ее правильными данными и заверить исправления подписью кладовщика. Не следует пользоваться карандашами, допустимы только шариковые ручки.
По окончании отчетного периода, как правило, одного месяца, заполненная карточка учета материалов сначала передается в бухгалтерию предприятия. В дальнейшем, как и другие первичные документы, она хранится в архиве предприятия не менее пяти лет.
Пошаговое руководство по заполнению карточки складского учета
Давайте разберемся, как заполнить карточку учета материалов. Пошаговая инструкция по заполнению формы M-17 состоит из 5 шагов.
Шаг 1: Запишите номер и дату документа.
Шаг 2. Определите название организации и укажите структурное подразделение.
Шаг 3: Заполните раздел таблицы:
- Колонка № 1: Структурное подразделение.
- Колонка № 2: Вид экономической деятельности подразделения.
- Колонка № 3: Номер склада.
- Колонки № 4 и № 5: укажите место хранения материалов. Затем подробно укажите характеристики объекта учета. Укажите марку, сорт, профиль, размер и другие инвентарные данные. Укажите номенклатурный номер, единицу измерения, стоимость, цену, норму запаса, срок годности и полное наименование поставщика. Если информация недоступна, поставьте прочерк.
Шаг 4: Вторая таблица формы М-17 содержит информацию о драгоценных металлах или камнях в активе учета. Заполните соответствующие записи таблицы, если это применимо, в соответствии с паспортом актива.
Шаг 5: Третья таблица отражает движение запасов в организации. Заполните столбцы следующим образом:
- "Дата записи": Дата перемещения материальных запасов.
- "Номер документа": Номер первичного документа.
- "Номер по порядку": Порядковый номер операции.
- "От кого получено или кому отпущено": Название организации или подразделения; единица выпуска материальных ценностей.
- Колонки "Приход", "Расход" и "Остаток": Количество полученных, переданных или имеющихся на складе товарно-материальных ценностей. Записи делаются после каждой операции. В последней колонке ставится подпись ответственного сотрудника. Датируйте операцию соответствующим образом.
Заполненные карточки складского учета (образец формы М-17) подписываются материально ответственным лицом с указанием его должности, ФИО и даты подписи.
Управление запасами с помощью карточек М-17 на складах
Заполненная карточка складского учета М-17, соответствующая требованиям, должна храниться на предприятии в течение 5 лет. Эти документы могут быть затребованы контролирующими органами, при этом первичные бумажные документы, на основании которых были начаты операции, также хранятся в архиве.
Вот основные правила учета по форме М-17 "Карточка складского учета материалов":
- В бухгалтерии ведется единый журнал учета карточек, которые должны быть переплетены, пронумерованы и зарегистрированы.
- Каждой карточке М-17 присваивается уникальный номер, и перед передачей кладовщику она подписывается главным бухгалтером.
- Номера карточек могут обнуляться в начале нового года, если иное не установлено директивами предприятия.
- Записи на карточках М-17 производятся исключительно в день движения товара.
- Ежемесячно кладовщик составляет отчет по каждой карте, в котором суммируются обороты и остатки.
- В конце года карточки закрываются, обобщаются и передаются в архив, а остатки переносятся на новые формы М-17. Первичные документы, связанные с записями, хранятся в архиве вместе со старыми карточками.
- Карточки М-17 могут использоваться в течение нескольких лет, при этом сроки формирования итоговых сумм устанавливаются руководством предприятия самостоятельно.
- Автоматизированные программы складского учета специально не ведут карточки М-17, они формируют аналитические отчеты по запросу.
- Бухгалтерия ежемесячно проводит регулярные проверки правильности заполнения карточек, как полные, так и выборочные.
- Допускается печать и подшивка дополнительных листов к форме М-17.
- Кладовщикам рекомендуется иметь образец заполненных карточек складского учета.
- Простые операторы могут хранить карточки на складе с разрешения материально ответственного лица, особенно это актуально для компаний с небольшим ассортиментом и низким оборотом склада. В качестве альтернативы компании могут выбрать специализированные журналы с графами, определяемыми их специфическими потребностями.
Если компания работает с небольшим ассортиментом продукции или имеет минимальный оборот запасов, традиционные карточки М-17 могут оказаться не самым эффективным методом управления запасами. В таких случаях специализированные журналы предлагают более гибкий подход. Эти журналы позволяют компаниям настраивать колонки в соответствии со своими уникальными потребностями, обеспечивая гибкость в регистрации и отслеживании информации, связанной с инвентаризацией. Такой подход упрощает процесс и обеспечивает тесное соответствие системы управления запасами компании ее операционным требованиям.
Исключения для бюджетных организаций
К бюджетным организациям, таким как государственные учреждения, образовательные учреждения и учреждения здравоохранения, предъявляются особые требования к ведению бухгалтерского учета, установленные Министерством финансов РФ. Эти требования направлены на обеспечение прозрачности, достоверности и подотчетности финансовой отчетности в государственном секторе.
Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н устанавливает правила применения первичных учетных документов в бюджетных организациях. Эти документы служат основой для отражения финансовых операций и учета материальных ценностей в этих организациях.
В отличие от коммерческих предприятий, бюджетные организации придерживаются стандартизированного подхода к документообороту. Первичные учетные документы, используемые в этих организациях, имеют код по ОКУД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности), что позволяет обеспечить последовательность и единообразие в государственном секторе.
Несмотря на то что эти документы содержат информацию о товарах, продукции и запасах, аналогичную той, что используется коммерческими организациями, существуют явные различия в параметрах, связанных с учетной стоимостью и другими деталями. Эти различия отражают уникальные финансовые и операционные характеристики бюджетных организаций и их приверженность государственным нормам и стандартам отчетности.
Заключение
В заключение отметим, что карточка М-17 из книги учета материальных складов вызывает интерес у сотрудников, занимающихся документированием хозяйственных операций. Различные авторитетные правительственные источники предлагают обширные рекомендации по правильному заполнению и использованию этой формы. Эти источники служат ценным справочным материалом для обеспечения точности и соответствия складских операций с материалами на предприятиях.
