Срок хранения документов ИП определяется законодательством. Какими нормами устанавливаются эти периоды и какие нюансы могут возникнуть при определении сроков хранения документов ИП, вы узнаете из нашей статьи.
Сроки хранения документов у ИП
Налогоплательщики обязаны хранить документы независимо от используемой системы налогообложения (общая, упрощенка, сельхозналог, патент) или организационно-правовой формы (ОА, ООО, МУП и др.). Для ИП также нет исключений — они также должны соблюдать требования законодательства.
Даже если у ИП нет наемных работников и ему не нужно заполнять многие административные, кадровые и иные документы, он все равно должен сохранять некоторые виды документации. Особенно нужно учитывать этот момент на УСН «доходы», где не нужно обосновывать произведенные затраты.
К примеру, в книге учета доходов указывается полученная выручка и на ее основании рассчитывается налог по УСН. Эту книгу запрещается уничтожать в течение 4-х лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК) или в течение 5-ти лет на основании Перечня Росархива с 18.02.2020 г. Когда сроки в разных нормативно-правовых актах не совпадают, необходимо ориентироваться на тот, который больше. Но с 17 марта 2021 года подобное несовпадение сроков устранили через корректировки в ст. 23 и 24 НК, увеличив сроки хранения сведений бухучета и налогового учета, а также документов, которые связаны с исчислением и уплатой налогов. Эти документы нужно хранить 5 лет, а не 4 года.
Или, к примеру, ИП находится на общем режиме и начисляет НДС. В этом случае счета-фактуры он обязан хранить в течение 5-ти лет. Это срок установили и новой ред. ст. 23 НК, и новым перечнем Росархива с 18.02.2020 г.
Кроме общей документации ИП должен организовать хранение контрактов и договоров. Это важно, поскольку в дальнейшем они могут потребоваться, к примеру, чтобы предъявить в суде, в ИФНС или при аудиторской проверке.
По договорам применяются разные сроки хранения. Зачастую это 5 лет по завершении срока их действия. Однако имеются и исключения, к примеру, некоторые договоры хранятся 75 лет.
Нюансы определения срока хранения документов у ИП
Когда ИП находится на УСН 6%, отсутствуют особые нюансы при определении сроков хранения документов. Согласно Закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., должна быть книга учета доходов, а другие бухдокументы оформлять не нужно, как и вести бухучет (Письмо Минфина от 17.10.2014 г. № 03-11-11/52522). Получается, ИП должен соблюдать лишь сроки хранения документов по налогам, которые установлены Росархивом. Для книги учета доходов данный срок отсчитывается с 1 января года, который идет за годом завершения ее ведения. Так как книгу заполняют в течение года, срок будет отсчитываться со следующего года. К примеру, для книги за 2019 год срок хранения — с 01.01.2020 г. по 31.12.2024 г.
Иная ситуация, когда ИП находится на ОСНО или УСН 15% и переносит ранее полученные убытки. В данном случае, чтобы обосновать перенос суммы и правомерности убытка, документацию хранят более продолжительный период — 15 лет при УСН (с учетом срока 10 лет для переноса и срока хранения книги) или даже большее количество лет при ОСНО (для учета убытков при исчислении налога на прибыль лимит по числу лет списания законом не установлен — 283 ГК).
Сервисы, помогающие в работе, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
