Как увеличить прибыль в кризис с помощью бесплатных сервисов?

Многим работодателям знакома ситуация, когда сотрудники перегружены работой, остаются делать ее после окончания трудового времени. Часто разгребая авралы, они не находят времени на отпуск. Некоторые руководители поощряют таких сотрудников, считая, что он полностью выкладывается и работает на благо компании.

Однако такое мнение в корне неверно, поскольку в этом случае человек работает на износ, его концентрация внимания и трудоспособность снижаются. Как следствие – появление ошибок в работе, которые приводят к штрафным санкциям.

Кроме того, в таком состоянии решаются только текущие задачи. Не остается ни времени, ни сил на перспективное планирование, налоговую оптимизацию, повышение квалификации, автоматизацию бизнес-процессов.

Поэтому в такой ситуации руководителям важно детально разобраться, куда же уходит рабочее время сотрудника, и как можно это исправить, чтобы бизнес процветал?

Давайте рассмотрим такую ситуацию на примере бухгалтера.

На что бухгалтер тратит свое время?

Даже если рабочее время бухгалтера уходит только на трудовую деятельность, это вовсе не означает, что свободного времени совсем нет. Просто оно направлено на решение мелких вопросов, которые можно было бы исключить - автоматизировать процесс, делегировать другим сотрудникам или вовсе убрать.

Время может напрасно тратиться в таких ситуациях:

• выполнение рутинных операций;

Рутинная работа может быть разной - например, ввод первичных документов, ручная подготовка отчетов, проверка ошибок и т.д. Эти задачи являются важными и обязательными для выполнения, однако, их решение может потребовать меньше усилий, если подойти к процессу грамотно.

Рутинные процессы требуют больших трудозатрат, если они выполняются вручную. На эту работу тратится большой объем рабочего времени бухгалтера, в то время как затраты можно автоматизировать, тем самым повысив производительность труда. Лучше один раз потратить ресурсы и автоматизировать процесс, чем тратить время бухгалтера и деньги на его оплату.

• необязательное присутствие на совещаниях;

Во многих компаниях присутствие бухгалтера на всех совещаниях без исключения является обязательным, даже если он не принимает участие в обсуждениях и не решает вопросы. Гораздо выгоднее, если сотрудник будет присутствовать только на тех совещаниях, где он действительно необходим, и без него невозможно решить какие-то задачи. Если вдруг возникнет ситуация, что все же нужно узнать мнение бухгалтера, ему всегда можно просто позвонить или пригласить на беседу.

• выбивание документов у сотрудников;

Бухгалтерский учет строится на документации, а потому бухгалтеру нужно обязательно их собрать. Но иногда сотрудники, не понимая это, задерживают и не представляют документы, например, договоры, акты, авансовые отчеты, счета, табели и т.д. Зачастую время тратится просто на то, чтобы несколько раз позвонить сотруднику и напомнить о необходимости сдачи документов в бухгалтерию.

• поиск и исправление ошибок;

Если документы составляют другие сотрудники, то бухгалтер перепроверяет за ними работу для исключения в последующем ошибок в учете. Когда в документации обнаруживаются ошибки, бухгалтеру нужно либо самостоятельно их исправить, либо заставить сотрудника сделать это.

• обучение сотрудников составлению документов;

Зачастую бухгалтерам приходится отвечать на множество вопросов о том, как составить тот или иной документ, причем они могут повторяться из раза в раз. Конечно, другие сотрудники не обязаны разбираться в бухгалтерском учете, но проще один раз обучить их составлять конкретные формы документов и не тратить каждый месяц на это время.

• решение проблем с 1С.

1С - это программа, а потому у бухгалтера иногда могут возникать с ней проблемы если он не очень хорошо в ней разбирается. Могут возникать ошибки, сотрудник не знает, как правильно провести ту или иную операцию, программное обеспечение периодически требует обновление. Для решения подобных вопросов бухгалтер может тратить значительный объем своего рабочего времени.

Сокращение затрат - автоматизация бухгалтерских процессов

Некоторые руководители предполагают, что автоматизация бухгалтерских процессов – это очень дорого, сложно и долго. Однако, существует несколько простых решений, использование которых позволит бухгалтеру повысить свою производительность и эффективность.

Например, автоматизацию можно настроить по таким процессам:

• формирование электронной отчетности

Формирование отчетности не обязательно делать вручную - для этого можно использовать сервис 1С:Отчетность. С его помощью документация заполняется автоматически, а, кроме того, есть возможность проверить ее на ошибки с помощью компьютерной программы и сразу же отправить в контролирующие органы без дополнительной выгрузки;

• обмен документацией с контрагентами

Настроив автоматический обмен документами с банками, компания сократит не только время выполнения операций, но и количество ошибок в них. Для этого можно использовать сервис 1С:ДиректБанк (для отправки документов в банк сразу из 1С);

• проверка контрагентов

Перед тем, как оформить взаимоотношения с новым контрагентом, компания тщательно его проверяет, чтобы потом не отвечать перед налоговой инспекцией. Проверка может затянуться на несколько дней, а чтобы не терять времени, лучше воспользоваться сервисом 1С: Контрагент;

• проверка документов и поиск ошибок

Ручная проверка документов и поиск ошибок – это настоящая рутинная работа, требующая большого объема времени, серьезных усилий и концентрации внимания. В этой связи отличным решением может стать автоматизация проверки, например, через сервис RPA. В нем имеется множество встроенных помощников, которые "не устают" и прекрасно справляются с поставленными задачами.

Неочевидные способы поиска свободного времени бухгалтера

Найти свободное время бухгалтера можно не только при помощи автоматизации бухгалтерского учета. К примеру, действенными способами является изменение правил работы не только бухгалтеров, но и других сотрудников:

• принятие различных организационных решений

Принять несколько новых решений по вопросам организации работы, к примеру, снять с бухгалтера обязанность присутствовать на каждом совещании, разработать инструкции для сотрудников по заполнению первичной бухгалтерской документации и отчетных форм, ввести показатели эффективности и премирования за успешное выполнение работы;

• организация работы с документами

Организовать работу с бумажными документами таким образом, чтобы исключить обязанность бухгалтера каждый раз требовать их с других сотрудников, например, завести журнал сдачи первичной документации, назначить ответственных лиц и сроки сдачи документов в бухгалтерию, ввести штрафные санкции за нарушение порядка работы с первичкой, по максимуму охватить все участки электронным документооборотом;

• внедрение современных программ и сервисов учета

Некоторые руководители приняли решение использовать облачную 1С, поскольку она позволяет бухгалтеру работать в программе, даже не находясь на рабочем месте, например, при ожидании приема в ПФР или налоговой инспекции. Кроме того, облачная 1С позволяет разграничить права доступа к документам. Другие сотрудники, имея доступ к определенному участку учета, не смогут зайти в документы, не предназначенные для них. Техподдержка облачной 1С и консультанты оперативно и профессионально разбираются с любыми вопросами, возникающими в ходе работы программы, а потому бухгалтеру не нужно самостоятельно искать решение технических вопросов;

• принудительная отправка бухгалтера в отпуск

Когда человек привержен какому-то делу и уделяет ему много времени – это, конечно, хорошо, но максимальная концентрация в большой промежуток времени может негативно сказаться на его работоспособности. Руководителям нужно побеспокоиться о том, чтобы у бухгалтеров были не только перерывы в работе, но также и отпуска с определенной периодичностью. Тогда сотрудник не будет "сгорать" на работе, а его эффективность и производительность существенно повысится.

Остались вопросы или нужна помощь в автоматизации бизнес-процессов? Закажите консультацию наших специалистов!