Как создать виртуальный склад в ИС ЭСФ

Что такое Виртуальный склад

Виртуальный склад ― это модуль системы ИС, основное предназначение которого заключается в контроле перемещения товаров в автоматическом режиме (модуль ВС). Это определение представлено в правилах оформления электронных счетов-фактур. Новые модули позволяют государственным органам отслеживать движение товаров с момента их ввоза на территорию Казахстана или производства в пределах страны до момента списания, реализации или другого способа выбытия.

Для плательщиков налогов это будет означать, что по таким товарам должны фиксироваться все транзакции на сервере Виртуального склада. Для зарегистрированных пользователей в ИС ЭСФ не понадобится отдельная регистрация для работы с новым модулем. Вход на портал может быть выполнен с теми же данными (ключом и паролем), которые вы уже используете в системе электронных счетов-фактур.

Товары виртуального склада 

К товарам виртуального склада относятся товары, включая основные средства, товарно-материальные запасы и прочие активы, код ТН ВЭД которых входит в список объектов, подлежащих учету в модуле «Виртуальный склад». Список товаров устанавливается Комитетом государственных доходов МФ РК.

В апреле 2018 года КГД объявило о вводе Виртуального склада для групп 8702 и 8703 ТН ВЭД. В этом же месяце в связи с исключением из списка изъятий отдельных позиций, перечень товаров ВС был уменьшен до 235 пунктов. Для этих категорий товаров:

• выполняется контроль движения;
• отслеживаются источники происхождения;
• ведется учет и контроль остатков в системе – в количественном выражении.

Другие товары, не представленные в этом списке, не контролируются в модуле ВС. По ним не ведется учет и контроль остатков, а также не оформляются документы поступления/списания. В то же время счета-фактуры в электронном виде по таким товарам можно отражать в новом интерфейсе ИС ЭСФ.

Другие товары, которые не представлены в этом списке, не подконтрольны модулю Виртуального склада:

• по ним не ведется учет и контроль остатков;
• не оформляются документы, отражающие операции поступления/списания.

Но счета-фактуры в электронной форме по таким товарам могут отражаться в новом интерфейсе ИС ЭСФ.

Как уже было указано выше, модуль ИС ЭСФ «Виртуальный склад» введен в эксплуатацию в апреле 2018 года. Согласно Приказу от 23.04.19 года №384 нововведения касаются плательщиков налогов, которые реализуют или приобретают товары, в отношении которых применяются сниженные ставки таможенных пошлин (группы 8703 и 8704 в классификации ТН ВЭД ЕАЭС):

• мониторы;
• сахар-сырец;
• холодильное оборудование;
• пылесосы;
• фотокамеры с опцией моментального получения готового снимка;
• электрические нагревательные сопротивления;
• товары, оплата которых осуществляется по контрольному счету налога на добавленную стоимость – золото, лекарства, руды.

Учет остатков на виртуальном складе

Учет остатков на Виртуальном складе имеет одну ключевую особенность - учет в системе ведется по некоторым товарам. Это означает, что в случае отсутствия достаточного количества остатка товара на виртуальном складе, при реализации выписать их ЭСФ будет невозможно.

Во время оформления ЭСФ на реализацию работ или услуг по тем пунктам, которые не учитываются на виртуальном складе, контроль остатков не осуществляется. В общей сложности на виртуальном складе учет остатков разграничивается следующим образом:

• код ГСВС первого уровня;
• код ТН ВЭД;
• No декларации на товары, заявления о ввозе или сертификате происхождения – относится к товарам, которые входят в список изъятий;
• No строки в ДТ или форме 328.00 – для импортированных товаров;
• единицы измерения товаров.

На виртуальном складе не предусмотрено отражение конкретного номенклатурного элемента. Если в учетной системе предусмотрено несколько товаров с одинаковым кодом ТН ВЭД, в бухгалтерском учете они будут учитываться как отдельные позиции. И учет остатков ведется по каждому из них. В случае с виртуальным складом, отражается сводная информация в виде общих остатков по коду ТН ВЭД. Например, на складе размещены 4 разных модели автомобилей, их условный код ― ТН ВЭД 8703221091. В этой ситуации остатки будут отражены по каждому наименованию номенклатуры.

После ввода остатков по каждой единице информация об учетной номенклатуре в виртуальном складе не отражается. Записи объединяются в общие группы в зависимости:

• от кода ТН ВЭД;
• от страны производителя;
• от сведений ДТ;
• от стоимости товара;
• от единицы измерения;
• от заявления о ввозе.

Может возникнуть ситуация, когда при вводе остатков указываются разные страны производства. В таком случае в остатках ВС эти единицы будут отражаться в разрезе каждой страны. Это объясняется тем фактом, что государственные органы не заинтересованы в конкретных экземплярах номенклатуры налогоплательщиков. Им важен баланс остатков по коду ТН ВЭД. Для товаров, которые импортируются, вводятся дополнительные разграничения:

• наименования по ДТ;
• номер декларации;
• заявления о ввозе;
• номер позиции в ДТ.

Как создать виртуальный склад в ИС ЭСФ 

Для отражения и учета товаров в модуле пользователю информационной системы понадобятся собственные виртуальные склады. Создать ВС для организации сможет исключительно пользователь с соответствующими полномочиями. Информация о виртуальных складах содержится в разделе Склады модуля Виртуальный склад ИС ЭСФ.

Пользователям доступна не только опция создания, но и корректировка существующих складов.

Важно указывать корректные данные при заполнении полей «Наименование склада» и «Местоположение склада».

Эта информация в дальнейшем поможет идентифицировать конкретный склад.

В графе «Тип склада» отражается соответствующее значение:

• «склад» - задается для стандартных складов, без обособленного типа;
• «точка продаж» - это место реализации, включая отдел, торговую точку, бутик. Может располагаться и в торговом зале магазина;
• мобильный склад – это склад для перемещения товаров по территории Казахстана с целью их реализации.

Если плательщик налогов наделен правом реализации отдельных групп товаров – нефтепродуктов, алкоголя и табачных изделий, должны также заполняться соответствующие поля:

• лицензия на алкогольную продукцию;
• оценка воздействия на окружающую среду по отдельным видам нефтепродуктов;
• оценка воздействия на окружающую среду по табачным изделиям.

В обязательном порядке заполняется поле «Лицо, ответственное за склад». В эту графу вносится идентификационный номер физического лица, на которого возлагается ответственность за отражение информации по этому виртуальному складу в информационной системе ЭСФ.

Необходимо учитывать факт, что физическое лицо должно соответствовать двум пунктам:

• выполнить регистрацию на портале;
• являться уполномоченным сотрудником организации в информационной системе ЭСФ.

Признак для виртуального склада присваивается лишь в случае необходимости. Есть несколько значений обособленных признаков:

• приоритетный – устанавливается для склада, который по умолчанию задается в документах виртуального склада;
• склад оприходования товаров по декларациям на товары – на этот склад осуществляется автоматическое оприходование товаров по Декларации на товары;
• публичный склад – доступен поставщику в момент выписки СНТ по реализации товаров;
• склад участников совместной деятельности – это склад, который используется одновременно участниками совместной деятельности;
• склад для лизинга – это склад для совместного использования по операциям лизинга за определенный отрезок времени;
• склад по переработке давальческого сырья – склад, используемый поставщиком и переработчиком сырья;
• склад реорганизуемого лица – представляет собой склад, используемый при проведении реорганизации предприятия.

После завершения записи данных по команде «Сохранить склад» в разделе «Склады модуля ВС» отражается перечень действующих складов компании. В этом разделе доступны для просмотра ключевые характеристики существующих виртуальных складов, включая ID-склада, который отражается в графе «Идентификационный код склада».

Это облегчает поиск необходимого склада.