Бывает ситуация, когда работники компании не уходят в отпуск. Тогда у работодателя возникают проблемы, поскольку при обнаружении нарушения проверяющий трудовой инспекции выносит предупреждение и назначает административное наказание. В ситуации, когда у работника много накопленных неиспользованных дней отпуска и он решит уволиться, ему нужно будет выплатить компенсацию за все эти дни.
Проблема неиспользования отпуска иногда связана с тем, что работники не осведомлены о правилах предоставления отпусков. И в некотором смысле это касается степени контроля со стороны самого работодателя.
Информирование как профилактика неиспользованных отпусков
Работники должны знать о том, как предоставляются отпуска. Нередко в коллективе распространяется заблуждение о том, что вместо отпуска можно получить компенсацию. И оно связано как раз с тем, что работники не знают о статьях ТК РФ или неправильно их понимают.
Необходимо рассказать сотрудникам, что компенсация отпуска возможна только в двух ситуациях:
- при увольнении, если работник не воспользовался всеми днями положенного отпуска;
- компенсацией можно заменить часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, для чего работник подает работодателю письменное заявление (ст. 126 ТК).
Важно! Неиспользованные отпускные дни не исчезают, а накапливаются (Письмо Минтруда от 25.01.2021 г. № 14-2/ООГ-521). Об этом обязательно нужно рассказать работникам.
По ст. 9 Конвенции МОТ № 132 остатками отпуска нужно воспользоваться не позже 18-ти месяцев после завершения года, за который предоставляется этот отпуск. Некоторые судебные органы определяли эту норму как ограничительную — срок, в течение которого работник имел право подать иск на взыскание компенсации за неиспользованные отпуска. Но в Постановлении КС от 25.10.2018 г. №38-П указано — 18 месяцев не нужно применять по отношению к уволенным сотрудникам и ограничивать их права на компенсацию.
Жесткий подход к четкому исполнению графика отпусков
У работодателя нет обязанности предоставлять сотруднику отпуск в удобное для него время. В то же время в ТК РФ указано несколько категорий работников, которым отпуск предоставляется по их желанию тогда, когда они хотят. К примеру, к ним относятся многодетные родители с детьми в возрасте до 18 лет или же несовершеннолетние сотрудники. Кроме того, муж может рассчитывать на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по БиР вне зависимости от времени его непрерывной работы в компании (ст. 123 ТК).
Информация о распределении отпусков сотрудников в течении года указывается в графике отпусков. Он утверждается до наступления следующего года — не позже чем за 2 недели до начала нового календарного года.
В графике отпусков указываются конкретные даты отпуска. Когда работники не берут отпуск в выбранные ими даты, работодателю нужно об этом напоминать.
Для более жесткого следования графику отпусков нужно соблюдать правила: знакомить работников с графиком отпусков под подпись и уведомлять их о начале отпуска — не позже чем за 2 недели до начала периода отдыха.
Кроме того, рекомендуется закрепить в локальной документации компании положение о том, как работодатель предоставляет отпуск, как период может делиться и кто принимает решение о делении отпуска, а также кто принимает решение о переносе периода отдыха. Также эти положения можно указать в Правилах внутреннего трудового распорядка. В таком случае у работников не будет возможности перенести отпуск и накапливать отпускные дни.
Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.
В личном кабинете через интернет сотрудники смогут получать расчетные листки, справку 2-НДФЛ и другие документы, и в свою очередь сотрудники могут отправить заявление на отпуск, уведомление об отсутствии, авансовый отчет, больничный в электронном виде.
Мягкий подход к отпускам по желанию
Работодатель вправе учитывать желания работников, которые накопили излишки отпускных дней, относительно желательных периодов ухода на отдых. Для этого сотрудник подает соответствующее заявление.
Когда отпуск по графику, заявление на него подавать не требуется. Оно нужно в ситуации, если период отпуска отклоняется от графика, к примеру, если работник хочет использовать лишь часть отпуска.
По ст. 124 ТК ежегодный отпуск нужно продлить или перенести на другой срок, если:
- сотрудник заболел;
- работник исполняет во время отпуска гособязанности, когда для этого нормами трудового законодательства предусматривается освобождение от работы;
- имеются иные случаи, предусмотренные законодательством по труду и локальными НПА.
Предусмотрительный подход при включении остатков отпуска в график отпусков
При разработке графика отпусков на следующий год нужно включить в него остатки отпуска за прошедшие периоды. Однако если это количество дней большое, нужно быть внимательными.
Трудовым кодексом запрещено не предоставлять отпуск в течение 2-х лет подряд. Получается, указание в графике отпусков до 56 дней (если не указывать допотпуска и задолженность по ним для сотрудников, работающих в условиях Крайнего Севера) не вызывает вопросов у проверяющих. Когда излишки больше 56 дней, лучше не включать их полный объем в график, поскольку в ходе проверки инспекторы могут обратить на это внимание.
Ответственность за непредоставление отпуска
При наличии задолженности по отпускам к работодателю применяется ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:
- предупреждение или штраф 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц;
- штраф 1 000 — 5 000 руб. для ИП;
- штраф 30 000 — 50 000 руб. для юрлиц.
Проверяющие трудовой инспекции имеют право в предписании указать обязательное условие об использовании долга по отпускам конкретными сотрудниками. Инспекторы выявляют задолженности и обязывают работодателя предоставить накопившиеся отпускные дни. В такой ситуации требуется обязательно договориться с сотрудником, поскольку невыполнения предписания трудовой инспекции предусматривает отдельные штрафные санкции.
Компенсация за неиспользованные отпускные дни
Главное неприятное последствие для работодателя, не контролирующего излишки отпускных дней, — выплата работнику компенсации при его увольнении за все неиспользованные дни.
Компенсация предусматривается за каждый день неотгулянного отпуска в размере среднего заработка. Расчет производится как умножение неиспользованных отпускных дней на дату увольнения на среднедневной заработок.
Иногда компенсация может составлять сотни тысяч рублей. В свое время рассматривалось судебное дело (Определение ВС от 06.04.2020 г. № 24-КГ19-8), которое было связано с увольнением главбуха ФСИН. Истец требовал заплатит компенсацию за неиспользованный отпуск в течение девяти лет в размере 587 808 руб. Во время судебного разбирательства было обнаружено, что некоторые документы уничтожены в связи с окончанием срока их хранения. Кроме того, судебные органы не смогли получить от работодателя графики отпусков.
Суд пришел к таким выводам:
- работникам ОВД запрещено заменять отпуск компенсацией (исключением при этом является увольнение);
- отпуск предоставляется в течение календарного года согласно плану (отдельно указываются ситуации, когда можно переносить отпуск или продлевать его в связи с болезнью сотрудника или исполнением обязанностей по работе);
- при крайней служебной необходимости отпуск можно перенести на другой срок через приказ начальника.
Сервисы, помогающие в работе, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
