Автоматизация бизнес-процессов предполагает возможность освободить ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решения и планировать дальнейшие действия. Этот момент важен для любой компании, которая планирует расти и развиваться в условиях современной жесткой конкуренции и режиме постоянной многозадачности. Без автоматизации сложно достичь успеха и значительных результатов.
Что такое — автоматизация
Зачастую директора компаний прилагают серьезные усилия для продвижения к достижению цели и повышению эффективности коллективной работы сотрудников. Они понимают, как много зависит от четкого и слаженного выполнения функций каждого работника в масштабах всего предприятия.
Попытки одного подразделения компании выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими отделами влечет за собой больше вреда, чем пользы. Работники, которые нацелены справиться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели, — в результате получают несколько разрозненных, некачественно выполненных частей одного целого.
Когда бизнес-процессы автоматизированы, они дают работникам возможность визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Этот момент дает положительную динамику, поскольку сотрудники видят, что получится в результате при их общем действии.
Автоматизация может применяться в любой области деятельности компании. Для оптимизации необходимо сформировать качественную основу:
- установить, какая информация и материалы нужны для выполнения полного цикла производства единицы продукции, а также обеспечить их наличие;
- сформировать выверенный алгоритм без лишних составляющих, по которому все время будет действовать программа или сотрудник;
- спланировать результат, для достижения которого расходуется время и прикладываются усилия.
Business management process представляет собой концепцию развития компании. Основная задача BPM заключается во внедрении автоматизации в управление и повышении эффективности предпринимательской деятельности.
BPM осуществляет следующие действия:
- изучает деятельность компании и что происходит внутри нее;
- выявляет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда при действиях, где можно использовать автоматизацию или механический труд;
- ищет пути совершенствования каждого выявленного нарушения.
Автоматизация бизнес-процессов предприятия дает возможность компании быть более гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С ее помощью выявляются слабые или уязвимые места отделов компании и подбираются способы их усиления.
Одним из способов является частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В итоге высвобождается время работников и финансы, повышается производительность труда и эффективность.
История развития автоматизации
Впервые термин автоматизации стал использоваться инженерами-механиками в 20-х годах прошлого века. Вначале он применялся только в отношении этапов производства, на данный момент он переосмыслен и задействован гораздо шире.
В 80-х годах прошлого века был разработан несколько иной подход к теории, подкрепленный экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В это время появились копировальные и печатные машинки, а позже — компьютеры. Еще сильнее рывок был сделан при развитии интернета. На данный момент их используют с целью разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, а также постановки новых задач и их решений.
В существующей в настоящий момент бизнес-среде автоматизация активно развивается, а потому для нее находят необычные сферы применения. Благодаря этому имеется возможность достигнуть оптимизации во многих отделах компании, что возможно из-за разделения на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.
Основные направления развития автоматизации
Развитие автоматизации производится в двух одинаково важных сферах деятельности:
- производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности организации это может быть реализация, общение с покупателями, производство товаров. Развитие сводится к непосредственному повышению показателя — увеличению объемов и качества, а также доходности компании в целом;
- поддерживающие бизнес-процессы. К ним относятся сдача отчетности ведение делопроизводства, бухучет и др. Направление не имеет прямого влияния на увеличение прибыли, однако через внедрение автоматизации возможно сокращение расходов времени и средств на выполнение однообразной рутинной работы.
Цель и задачи автоматизации бизнес-процессов
Цель — автоматизировать все участки, которые медленно или плохо работают, убрать нестыковки и элементы, которые тормозят производство. К примеру, это может быть лишний заместитель с минимальными обязанностями, без которого документы могут напрямую попадать к руководителю, а вопросы решаться оперативно.
Кроме того, к таким элементам могут относиться побочные посредники, задерживающие доставку до конечного потребителя и получающие комиссию за хранение. По статистике, зачастую достаточно иметь одного проверенного перевозчика, нежели множество мелких необязательных компаний, которые могут подвести в самый неожиданный момент.
Также элементом, тормозящим развитие компании, является старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения новых работников. Все это снижает скорость производства и становится фактором недополучения прибыли.
Задачами оптимизации бизнес-процессов являются:
- организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
- поддержка функционирования на высоком уровне;
- оперативная подготовка и печать документации для контрагентов;
- создание отчетности о состоянии дел компании за любой период времени;
- пересмотр финансовых расходов в отношении работников, повышение эффективности использования времени работников за счет автоматизации рутинных операций;
- улучшение качества обслуживания клиентов;
- минимизация влияния работников на важные производственные процессы.
Примеры автоматизации
С помощью автоматизации можно сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми отделами одной компании. Также можно наладить взаимодействие автоматизации с информационными сервисами и сделать ее более гибкой.
Так, появляется возможность высвободить трудовые и финансовые ресурсы, повысить производительность труда, внедрить эффективную стратегию развития.
Во многих компаниях не соблюдают четкую последовательность действий. В результате руководители все время загружены, многие вопросы не решаются своевременно, нет контроля за проектами, происходит дублирование задач и сотрудников. Возникает ситуация, когда вроде все работники заняты, но при этом процесс движется крайне медленно.
Действовать нужно иным образом. У одного менеджера при ежедневном планировании должно быть столько проектов, сколько он действительно может исполнить. Его цель — контролировать задачи, отслеживать их выполнение, докладывать об итогах. Если на сотрудника возложить больше, чем он может сделать, то некоторые задачи или вообще все будут сделаны хуже или медленнее. В реальности во многих компаниях одно и то же задание проверяется сразу несколькими сотрудниками.
В бизнес-процессах участвуют все работники, которые тем или иным образом взаимодействуют друг с другом или с производством. В связи с этим зачастую оптимизацию начинают именно с сотрудников.
Процедура позволяет наладить даже самые простые задачи, однако занимающие существенное время:
- расчет скидок;
- ведение статистики;
- обработка заказов;
- систематизация любой информации.
Имеется много успешных примеров применения оптимизации и автоматизации. При внедрении в заказы материалов или продукции для реализации будут отсутствовать простои и перегруженность складов однотипными товарами.
Преимущества автоматизации
Главным смыслом внедрения автоматизации бизнес-процессов является налаживание эффективной работы, получение максимальной отдачи и прибыли. При этом не ставится цель замены или перераспределения работников, которые выполняют однотипные операции, на роботов. Благодаря автоматизации и оптимизации сотрудников избавляют от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, занимающих рабочее время и не дающих возможность заниматься более значимыми, интересными или исследовательскими задачами.
Сотрудникам удается лучше координировать совместную деятельность, поскольку они действуют вместе и через одинаковое программное обеспечение. В этом случае слаженность персонала выше, а полученные результаты точнее.
Многие современные компании применяют автоматизацию для использования таких преимуществ:
- действия работников более согласованные;
- снижение числа ошибок в связи с человеческим фактором;
- замена ручного рутинного труда механическими или автоматическим и вследствие этого ускорение воспроизведения циклов;
- становление деятельности компании более прозрачной и технологичной;
- увеличение качества выполняемых задач;
- более легкое принятие решений для стандартных ситуаций;
- простота при обработке большого объема информации.
Технологии в автоматизации бизнес-процессов
Постепенно появляются проверенные решения, движение с помощью которых приводит к увеличению прибыли и сокращению потерь. Одно из них — применение специальных платформ Low-code.
Эти программы дают руководителям возможность быстро решать проблемы развития компании. Для этого используется несколько удобных пользовательских инструментов, с помощью которых моделируется текущая ситуация и вносятся изменения. Благодаря такому подходу можно радикально уменьшить сроки внедрения IT-решений, помогающих компаниям адаптироваться к условиям постоянно обновляющейся бизнес-среды.
Какие функции автоматизации нужны
Поскольку все бизнес-процессы в основном предусматривают различные действия, которые выполняются разными сотрудниками, программное обеспечение должно иметь возможность предоставлять все пункты в графической и наглядной форме. Так работники будут понимать, что и каким образом требуется сделать, а руководство сможет найти, где можно провести оптимизацию.
Для всех программ требуется интуитивное меню и простота в применении. Важно, чтобы была возможность пользоваться программами любыми работниками, а потому для средних и крупных компаний зачастую на первом месте стоят системы из облачного хранилища. Предоставление доступа в данном случае открывается в любую точку мира и не требует привязки к конкретному компьютеру или планшету.
Программное обеспечение должно быть оснащено функцией оповещения участников оптимизации и возможностью рассылать уведомления о завершенном этапе. Кроме того, требуется иметь навык одновременно управлять несколькими бизнес-процессами, которые ведут к общей цели. К примеру, ввод скидок на группы товаров и параллельное списание их остатков приводят к оптимизирующей процедуре и увеличению размера прибыли.
Отдельно должен работать контроль доступа. Не всем сотрудникам требуется одновременно вся аналитическая информация, а потому к этим сведениям вход должен быть отдельным, по ролям.
Как автоматизировать бизнес-процессы
В первую очередь требуется понять, в каких ситуациях это требуется. Когда прибыль не увеличивается, а также когда появляются частые и неприятные осложнения даже при простых процессах, пора вмешиваться в ситуацию и искать варианты ее исправления. При этом важно не останавливаться и постоянно развиваться для того, чтобы быть впереди конкурентов.
Многие руководители начинаю процедуру с того, что занимаются однотипными задачами, требующими много времени — бухучет, документооборот, складской учет, маркетинг. Для этого нужно обратить внимание на:
- облачные технологии — отличный вариант для малых и средних фирм при отсутствии у них собственного сервера;
- маркетинг (CRM и BI) — имеется возможность повысить объем прибыли через настройку рекламы и поиск клиентов;
- межмашинное взаимодействие — можно настроить опции между двумя разными видами оборудования или сложными бизнес-процессами для исключения ошибок в связи с человеческим фактором;
- инструменты для крупных объемов информации — в основном используются в крупных компаниях, чтобы упростить обработку базы данных;
- анализ в настоящий момент — программное обеспечение постепенно развивается, а потому появляется возможность наблюдать за изменениями и отчетами, когда это удобно и быстро принимать решения.
Этапы автоматизации бизнес-процессов
Этапы внедрения автоматизации бизнес-процессов следующие:
- подготовительный — производятся поиск и описание имеющихся проблем, количество работников, которые будут использовать программы;
- анализ — изучаются внутренние регламенты, проводится интервью с начальниками отделов, определяется реальная ситуация;
- подготовка техзадания — формируется документ, в котором указываются все нюансы и функционал будущего программного обеспечения;
- подготовка помещений — готовятся помещения, в которых будут внедрятся нововведения;
- установка и настройка системы — проводятся установка и тестирование программного обеспечения;
- обучение — проводится обучение работников использовать программное обеспечение;
- проверка — сотрудники тестируют функционирование внедренной автоматизации под руководством разработчиков;
- корректировка — производятся правки программного обеспечения при запросе от заказчика;
- ввод в эксплуатацию.
Программное обеспечение для ключевых направлений
При подборе программного обеспечения нужно подходить к задаче комплексно и при этом ориентироваться не на структуру компании, а на происходящие в ней процессы. Подобный подход делает бизнес более гибким, сокращает время реакции на внезапные сложности и сокращает создание конечного продукта. Все процессы в компании строго индивидуальны, однако основные отделы всегда похожи.
Для управления требуется контролировать бюджет, поддерживать безопасность информации и экономики, организовывать менеджмент и юридическую поддержку. Для этого подходит БИТ.ФИНАНС, 1С:Документооборот.
При маркетинге и продажах нужно оптимизировать отношения с клиентами, а также настраивать рекламу. Для этого используются программы 1С:CRM, Битрикс 24, АМО CRM.
При производственной деятельности нужно выводить на новый уровень запасы и поставки, а также контролировать технику и оборудование. Кроме того, требуется оптимизировать логистические цепочки. Для этого применяются программы 1C:Управление Холдингом, 1C:ERP УХ, 1С:TMS, Бит.Экспедирование.
В целях поддержания качества продукции нужно контролировать все, что выпускает фирма, а также работать с вопросами и недовольством клиентов. В этом случае можно использовать 1C:PDM.
Для подбора работников, их учета, обучения и стимулирования можно использовать 1С:ЗУП КОРП.
Для управления финансами, ведения бухгалтерии и налогового учета, планирования, начисления зарплаты, сдачи отчетности используются программы 1С Бухгалтерия ПРОФ/КОРП. Отраслевые решения, например, БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО, Бухгалтерия, сельского хозяйства и т.п., 1С ERP, 1С УХ, БИТ.ФИНАНС.
Чтобы организовать работу компании, для оборота регистрируемых документов применяется 1С:ЭДО, 1С: Документооборот.
Как выбрать систему для автоматизации
При выборе системы для автоматизации бизнес-процессов, можно:
- использовать типовое готовое решение;
- заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.
Перед тем как выбрать окончательный вариант и не допустить никаких ошибок, нужно проработать следующие вопросы:
- что требуется автоматизировать;
- может ли ПО справиться с поставленными задачами;
- можно ли донастроить ПО под требования компании;
- можно ли изменить ПО без прекращения его работы;
- удобное и понятное ли ПО для пользования;
- можно ли интегрировать ПО с другими программами;
- будет ли по ПО осуществляться техподдержка, обслуживание, консультирование при его использовании;
- сколько стоит ПО.
Стоимость разработки ПО и его внедрения зависит от нескольких факторов, в том числе задач, которые оно будет решать, объема подключенных рабочих мест, стоимости и объема ресурсов для запуска ПО и др.