Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Кадровый электронный документооборот

Время чтения: ~5 мин.

Актуальность проверена: 06 . 10 . 2024

Работодатели могут перевести кадровый документооборот в электронный формат. Однако нужно учесть, что некоторые документы все же нужно оформлять в обычном виде на бумажном носителе, к примеру, к ним относятся трудовые договоры или заявления на увольнения.

Состояние ЭДО на данный момент

На данный момент хозяйствующие субъекты могут работать с различными электронными документами - счетами-фактурами, требованиями налоговой инспекции, отчетностью и т.д. Электронный документооборот позволяет существенно упростить работу и минимизировать затраты при обращении документов.

Кадровую документацию также постепенно трансформируют в электронный вид. К примеру, сейчас уже используются электронные листки нетрудоспособности или трудовые книжки.

Кроме того, в апреле 2020 г. Роструд предложил работодателям поучаствовать в эксперименте по внедрению кадрового электронного документооборота, регламентированном Федеральным законом от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ. Кроме того, на рассмотрении Госдумы находится законопроект № 967986-7, согласно которому будут утверждены правила организации электронного документооборота с сотрудниками и внесены соответствующие изменения в ТК РФ.

Работодатели могут не дожидаться, пока их на законодательном уровне обяжут перейти на кадровый электронный документооборот, а уже сейчас самостоятельно использовать его возможности. Для этого нужно оформить ЭЦП согласно Федеральному закону "Об электронной подписи" от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, а также организовать систему и порядок обмена документами.

1С:Кабинет сотрудника решит задачи по организации КЭДО

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика

  • Ускорение кадрового документооборота;
  • Улучшение условий труда;
  • Экономия времени при взаимодействии сотрудников и бухгалтерии.

Какую ЭЦП выбрать для сотрудника

Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:

  • простая (ПЭП);
  • усиленная неквалифицированная (НЭП);
  • усиленная квалифицированная (КЭП).

В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Электронные подписи можно использовать для таких документов:

  • приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени - все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
  • должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке - НЭП и КЭП;
  • трудовые договоры, приказы об увольнении - только КЭП.

Простую и неквалифицированную ЭЦП выпускают только один раз - при трудоустройстве. Работодатель может сделать это самостоятельно в своей информационной системе. Важно - для НЭП требуется дополнительно приобрести специальную программу.

 Оформление квалифицированной ЭЦП производится ежегодно через обращение в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

Какие внутренние документы оформляются для кадрового ЭДО

Внедрение кадрового ЭДО нужно зафиксировать в локальной документации работодателя.

Во-первых, нужно издать внутренний документ о кадровом ЭДО, к примеру, положение об электронном документообороте или дополнение к коллективному договору. В нем указывается, какие именно документы будут оформляться электронно, каким типом ЭЦП будут подписываться, как сотрудники будут знакомиться с электронными документами.

Во-вторых, необходимо разработать и утвердить форму соглашения с работниками по применению ЭЦП. В этом документе указывается, каким образом определяется лицо, подписывающее документ, а также как используются ЭЦП, какие обязанности имеются у сотрудника и работодателя по вопросу сохранения конфиденциальности подписи.

Перевод кадровых процессов на ЭДО

Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

  • Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.

  • Отпуска и графики отпусков

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.

  • Служебные командировки

Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.

  • Переводы и изменение условий труда

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

  • Увольнение

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.

Обновление 1С:Зарплата и управление персоналом

  • Настроим воинский учет;
  • Настроим КЭДО;
  • Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
  • Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

Таблица по рискам перевода кадровых документов на ЭДО

Риски перевода в ЭДО

Документ

Какая ЭЦП

Требования к оформлению документа

Низкий

трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему

КЭП

электронный, ст. 312.2 ТК

заявление о приеме на работу

любая

нет требований

приказ о предоставлении отпуска

нет требований

заявление о предоставлении отпуска по графику

нет требований

авансовый отчет по командировке

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

Средний

правила внутреннего трудового распорядка

НЭП или КЭП

под подпись, ст. 68, 189 ТК

график отпусков

под подпись, ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК

уведомление работника о начале отпуска

под подпись, ч. 3 ст. 123 ТК

приказ о направлении работника в командировку

любая

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)

письменный, ст. 259 ТК

приказ о переводе

письменный, Постановление от 16.04.2003 г. №  225

Высокий

трудовой договор, приложения и соглашения к нему

КЭП

письменный, ст. 57, 67 ТК

приказ о приеме на работу

под подпись, ст. 68 ТК

личная карточка

под подпись, п. 12 и 41 Постановления от 16.04.2003 г. №  225

заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением

письменный, ст. 127 ТК

заявление о переводе

письменный, ст. 72.1 ТК

допсоглашение на перевод

письменный, ст. 72 и 72.2 ТК

заявления об увольнении по собственной инициативе

письменный, ст. 80 ТК

приказ о прекращении трудового договора

под подпись, ст. 84.1 ТК

Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!


Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение