Работодатели могут перевести кадровый документооборот в электронный формат. Однако нужно учесть, что некоторые документы все же нужно оформлять в обычном виде на бумажном носителе, к примеру, к ним относятся трудовые договоры или заявления на увольнения.
Состояние ЭДО на данный момент
На данный момент хозяйствующие субъекты могут работать с различными электронными документами - счетами-фактурами, требованиями налоговой инспекции, отчетностью и т.д. Электронный документооборот позволяет существенно упростить работу и минимизировать затраты при обращении документов.
Кадровую документацию также постепенно трансформируют в электронный вид. К примеру, сейчас уже используются электронные листки нетрудоспособности или трудовые книжки.
Кроме того, в апреле 2020 г. Роструд предложил работодателям поучаствовать в эксперименте по внедрению кадрового электронного документооборота, регламентированном Федеральным законом от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ. Кроме того, на рассмотрении Госдумы находится законопроект № 967986-7, согласно которому будут утверждены правила организации электронного документооборота с сотрудниками и внесены соответствующие изменения в ТК РФ.
Работодатели могут не дожидаться, пока их на законодательном уровне обяжут перейти на кадровый электронный документооборот, а уже сейчас самостоятельно использовать его возможности. Для этого нужно оформить ЭЦП согласно Федеральному закону "Об электронной подписи" от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, а также организовать систему и порядок обмена документами.
Какую ЭЦП выбрать для сотрудника
Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:
- простая (ПЭП);
- усиленная неквалифицированная (НЭП);
- усиленная квалифицированная (КЭП).
В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.
Электронные подписи можно использовать для таких документов:
- приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени - все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
- должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке - НЭП и КЭП;
- трудовые договоры, приказы об увольнении - только КЭП.
Простую и неквалифицированную ЭЦП выпускают только один раз - при трудоустройстве. Работодатель может сделать это самостоятельно в своей информационной системе. Важно - для НЭП требуется дополнительно приобрести специальную программу.
Оформление квалифицированной ЭЦП производится ежегодно через обращение в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.
Какие внутренние документы оформляются для кадрового ЭДО
Внедрение кадрового ЭДО нужно зафиксировать в локальной документации работодателя.
Во-первых, нужно издать внутренний документ о кадровом ЭДО, к примеру, положение об электронном документообороте или дополнение к коллективному договору. В нем указывается, какие именно документы будут оформляться электронно, каким типом ЭЦП будут подписываться, как сотрудники будут знакомиться с электронными документами.
Во-вторых, необходимо разработать и утвердить форму соглашения с работниками по применению ЭЦП. В этом документе указывается, каким образом определяется лицо, подписывающее документ, а также как используются ЭЦП, какие обязанности имеются у сотрудника и работодателя по вопросу сохранения конфиденциальности подписи.
Перевод кадровых процессов на ЭДО
Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:
- Прием на работу и ознакомление с локальной документацией
Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.
Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.
- Отпуска и графики отпусков
По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.
- Служебные командировки
Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.
- Переводы и изменение условий труда
Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.
- Увольнение
Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.
Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.
Таблица по рискам перевода кадровых документов на ЭДО
Риски перевода в ЭДО |
Документ |
Какая ЭЦП |
Требования к оформлению документа |
Низкий |
трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему |
КЭП |
электронный, ст. 312.2 ТК |
заявление о приеме на работу |
любая
|
нет требований |
|
приказ о предоставлении отпуска |
нет требований |
||
заявление о предоставлении отпуска по графику |
нет требований |
||
авансовый отчет по командировке |
письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749 |
||
Средний |
правила внутреннего трудового распорядка |
НЭП или КЭП
|
под подпись, ст. 68, 189 ТК |
график отпусков |
под подпись, ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК |
||
уведомление работника о начале отпуска |
под подпись, ч. 3 ст. 123 ТК |
||
приказ о направлении работника в командировку |
любая |
письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749 |
|
согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) |
письменный, ст. 259 ТК |
||
приказ о переводе |
письменный, Постановление от 16.04.2003 г. № 225 |
||
Высокий |
трудовой договор, приложения и соглашения к нему |
КЭП
|
письменный, ст. 57, 67 ТК |
приказ о приеме на работу |
под подпись, ст. 68 ТК |
||
личная карточка |
под подпись, п. 12 и 41 Постановления от 16.04.2003 г. № 225 |
||
заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением |
письменный, ст. 127 ТК |
||
заявление о переводе |
письменный, ст. 72.1 ТК |
||
допсоглашение на перевод |
письменный, ст. 72 и 72.2 ТК |
||
заявления об увольнении по собственной инициативе |
письменный, ст. 80 ТК |
||
приказ о прекращении трудового договора |
под подпись, ст. 84.1 ТК |
Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!