Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Кадровый ЭДО (КЭДО): что это такое, как внедряется и реализуется

Время чтения: ~5 мин.

Актуальность проверена: 06 . 10 . 2024

22 ноября 2021 года заработал Закон об электронном кадровом документообороте.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

На основании Закона от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ внесены дополнения в ТК — новые статьи 22.1-22.3, в которых раскрывается сущность и порядок внедрения и ведения электронного документооборота в области труда.

Кадровый ЭДО (КЭДО) — создание, подписание, использование и хранение кадровой документации в электронном формате без создания их аналогов в бумажном виде (ч. 1 ст. 22.1 ТК).

В частности, законодательством разрешено оформление таких документов в электронном формате без дублирования на бумаге:

  • трудовой договор, в т.ч. срочный;
  • ученический договор;
  • договор о полной материальной ответственности;
  • приказ на отпуск;
  • распоряжение об отправке в командировку и др.

Соответственно, в электронном формате можно подготовить практически все кадровые документы — за некоторым исключением, указанным в законодательстве.

Обновление 1С:Зарплата и управление персоналом

  • Настроим воинский учет;
  • Настроим КЭДО;
  • Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
  • Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

Запрет на перевод в электронный формат некоторых кадровых документов

Некоторые кадровые документы запрещено переводить в электронный вид (ч. 3 ст. 22.1 ТК). В частности, к ним относятся:

  • трудовые книжки;
  • акты о несчастном случае по установленной форме;
  • приказы (распоряжения) об увольнении;
  • документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых им.

Указанные документы (исключение — трудовые книжки) нужно по-прежнему формировать в бумажном виде. В отношении трудовых книжек нужно учесть, что они также ведутся в бумажном виде, если сотрудники не подали заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Переход на кадровый ЭДО

Перейти на КЭДО может любой работодатель — компания или ИП на основании добровольного желания. Никто не вправе заставить работодателя в принудительном порядке отказаться от кадрового учета на бумаге.

Для перехода на кадровый ЭДО работодатель разрабатывает и утверждает специальный внутренний нормативный акт, который устанавливает порядок этого перехода. В данном документе должна быть такая информация (ч. 2 ст. 22.2 ТК):

  • данные об информационной системе, через которую проводится кадровый ЭДО;
  • правила доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
  • список электронных документов и категорий сотрудников, в отношении которых ведется ЭДО;
  • срок сообщения сотрудникам о переходе на ЭДО;
  • информация о конкретной дате ввода кадрового ЭДО.

После того, как порядок перехода на кадровый ЭДО будет установлен, работодатель определяет и утверждает сам порядок его ведения.

Снижайте расходы на печать и бумагу

Поможем перейти на электронный документооборот с контрагентами и сотрудниками

  • 1С-ЭДО;
  • 1С:Документооборот;
  • 1С:Кабинет сотрудника.

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Работодатель утверждает правила ведения кадрового ЭДО в порядке, который установлен в ст. 372 ТК для внутренних нормативных актов. Здесь нужно прописать (ч. 2 ст. 22.2 ТК):

  • сроки подписания сотрудниками электронных документов и ознакомления с ними, а также периодичность указанных действий;
  • правила проведения инструктажа сотрудников по вопросам взаимодействия с кадровым ЭДО работодателя;
  • исключения, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный вид, на бумажном носителе.

После утверждения порядка перехода на кадровый ЭДО работодатель уведомляет своих сотрудников и получает их согласие на переход к составлению электронной кадровой документации.

Уведомление сотрудников и получение от них согласия

Срок и порядок уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО определяется локальным актом работодателя, который устанавливает порядок перехода на ЭДО. Однако имеется ограничение — дата перехода на ЭДО не может быть раньше даты уведомления сотрудников. По соискателям, устраивающимся к работодателю, уведомление о применении в компании кадрового ЭДО также производится в обязательном порядке.

После уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО работодатель получает от них письменное согласие о том, что они согласны на переход. При отсутствии письменного согласия считается, что сотрудник отказался от оформления электронных кадровых документов. В таком случае за сотрудником сохраняется право подать такое письменное согласие в будущем.

Согласие не нужно получать от работников, которые устроились после 31 декабря 2021 года и у которых на эту дату нет трудового стажа (ч. 7 ст. 22.2 ТК). Если у лица имеется трудовой стаж на эту дату, то при приеме на работу он имеет право отказаться от кадрового ЭДО.

Отсутствие согласия на переход к ЭДО сотрудника или соискателя — не основание для отказа при приеме на работу или для увольнения. Кроме того, не является основанием и отсутствие у них электронной подписи.

Если сотрудник откажется от кадрового ЭДО, он не лишается возможности получать документы, связанные с трудовой деятельностью, которые оформляются в электронном виде. Работодатель должен безвозмездно и сразу же при поступлении требования предоставлять этим сотрудникам необходимые документы, оформленные соответствующим образом в бумажном виде (ч. 9 ст. 22.2 ТК).

Если сотрудник подает заявление о выдаче кадровых документов или их копий, работодатель выдает их в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель имеет право сам выбирать вид информационной системы, через которую будет осуществлять кадровый ЭДО. Для этого можно использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК):

  • платформу «Работа в России», доступ к которой обеспечивается в т.ч. через сайт Госуслуг;
  • любую информационную систему, которую работодатель применяет для ЭДО.

Расходы при использовании информационной системы, а также при ведении кадрового ЭДО работодатель берет на себя. Использование системы сотрудниками производится на бесплатной основе.

Подписание кадровых документов

Для подписания кадровых документов в ЭДО у сотрудников должна быть электронная подпись — простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная.

Вид используемой электронной подписи зависит от того, какой именно документ подписывается. К примеру, всегда нужно использовать усиленную неквалифицированную или квалифицированную для подписания таких документов (ч. 4 ст. 22.3 ТК):

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • согласие на перевод;
  • заявление на увольнение, уведомление об изменении условий договора и др.

Иные кадровые документы сотрудники могут подписывать и простой электронной подписью. На основании заявления работодатель должен обеспечить доступ сотрудника к документам, подписанным им простой подписью. Такое действие производится через направление документа в электронном формате в личный кабинет сотрудника на сайте Госуслуг.

Расходы на оформление и использование сотрудниками электронной подписи берут на себя работодатели. Кроме того, сотрудник имеет право использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, которую он самостоятельно получил ранее (ч. 13 ст. 22.2 ТК).

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

Источник: buh.ru

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Статьи на тему Кадровый электронный документооборот

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение