Форма М-19 представляет собой материальный отчет, который может быть использован для отражения движения строительных материалов. Законодательство РФ не содержит обязательного требования об использовании данного документа. Поэтому форма М-19 применяется исключительно по решению руководителя организации, что должно быть отражено в учетной политике компании.
Для чего нужна и кто заполняет форму М-19
Как указано выше, материальный отчет по форме М-19 используется для отражения движения строительных материалов. Т.е. он позволяет отслеживать и фиксировать перемещение связанных со строительством товарно-материальных ценностей внутри предприятия (наличие на начало периода, поступление, перемещение, расход, остатки на конец периода).
Таким образом отчет позволяет получать сведения о движении ТМЦ, сверять объемы полученных и использованных материалов, выявлять недостачу или излишек с тем, чтобы впоследствии отражать данные сведения в бухгалтерском балансе компании. Периодичность составления такого отчета – 1 месяц.
Если в соответствии с учетной политикой компании отчет М-19 подлежит использованию, то он является частью внутренней первичной бухгалтерской документации, поэтому заполняется по утвержденной форме. Обязанность по заполнению данного бланка может возлагаться на заведующего складом или заведующего хозяйством, кладовщика, начальника строительного участка или цеха, производителя работ, сотрудника бухгалтерии.
Структура документа. Что требуется для заполнения
Форма отчета М-19 состоит из следующих частей.
Лист 1 содержит в себе общие сведения: место учета материалов, подотчетные лица и проверяющие, отчетный период и дата составления отчета, а также вид и количество подтверждающих документов.
Лист 2 представляет собой таблицу, в которой указываются сведения о материалах: номер по номенклатуре, наименование материала, цена за единицу и единица измерения материала.
Лист 3 также является таблицей, в которой отражается информация о движении материалов в отчетном периоде и конечное сальдо.
Для правильного внесения сведений в материальный отчет необходимо:
- Зафиксировать наличие материалов на начало периода. За основу могут быть взяты первичные документы по поступлению и расходованию материалов, а также результаты инвентаризации.
- Отразить движение материалов внутри периода: приход, расход, перемещение. Для этого также используются первичные документы, подтверждающие факт движения материалов.
- Отобразить остаток материалов в соответствии с первичными документами.
- Зафиксировать фактический остаток материалов на складе.
Пример бланка формы М-19 – скачать в формате excel
Заполнение формы М-19: пошаговая инструкция
Заполнение формы начинается с титульной страницы.
На первом (титульном) листе указываются:
- сведения о лицах, которые будут проверять и утверждать отчет;
- наименование склада (цеха, участка);
- ФИО материально-ответственного лица;
- период, за который составляется отчет;
- дата составления;
- информация о количестве прилагающихся к отчету документов, которые подтверждают движение материалов (приходные и расходные ордера, товарные накладные, ведомости и т.п.).
Вторая и третья страницы – это таблица, в которой происходит отражение движения материалов в отчетном периоде. В соответствующие столбцы таблицы вносятся следующие данные:
- наименование и номер материалов по номенклатуре;
- цена за единицу;
- единицы измерения (куб. или кв. метры, литры, килограммы и т.п.);
- сведения о наличии материалов на начало периода (начальное сальдо) – сумма и количество;
- данные о движении материалов в отчетном периоде (количество и сумма поступления, количество и сумма расхода);
- остаток материалов на конец периода (конечное сальдо) – количество и стоимость.
Каждое наименование материала и номенклатурный номер отражается с новой строки. Бланк формы можно заполнить как от руки, так и на компьютере. Документ готовится в одном экземпляре, подписывается ответственным за составление отчета лицом и передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет достоверность сведений и правильность составления, после чего вносит размер фактических остатков и подписывает отчет. Ставить печать организации в отчете необязательно.
Срок хранения отчета определяется аналогично сроку хранения первичных бухгалтерских документов (не менее пяти лет). По истечении срока хранения отчет, как и прочая документация с истекшим сроком хранения, подлежит уничтожению.
Пример заполнения формы М-19:
Скачать пример образца заполненной формы М-19 в формате pdf
Автоматизированное заполнение формы
Заполнить бланк М-19 можно самостоятельно. Достаточно в интернете сделать запрос «м 19 форма образец» – и вы получите множество ссылок с рекомендациями по заполнению формы.
Однако стоит помнить, что ручное заполнение документов не только отнимает много времени ответственных лиц, но и таит в себе риск ошибки, связанной с так называемым «человеческим фактором» – неверные подсчеты, опечатки и прочие ошибки. Особенно явно недостатки ручного заполнения проявляются в компаниях, ведущих активную строительную деятельность. У таких компаний в течение отчетного периода происходит большое движение самых разных материалов. Поэтому для заполнения такого отчета потребуется сверить большое количество документов.
Чтобы освободить персонал компании от напрасной траты времени и избежать ненужных ошибок можно использовать программные решения, с помощью которых форма М-19 может заполняться автоматически. Такую возможность предоставляет программный продукт БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО. Также есть облачная версия программы, которая весьма доступна по цене и не требует первоначальных затрат и вложений.
Специализированный программный модуль позволяет вести пообъектный учет деятельности компании:
- информация по финансовым результатам в рамках каждого объекта;
- сбор и разнесение затрат по каждому объекту;
- автоматическое заполнение форм отчетности, включая КС-2, КС-3, М-19, М-29;
- отслеживание платежей (поступления и оплаты) по договорам подряда.
БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО обеспечит постоянный контроль ведения строительной деятельности, оперативно и без ошибок предоставляя необходимую информацию в рамках каждого объекта. Протестировать возможности продукта можно совершенно бесплатно! Для этого достаточно оставить заявку на сайте и написать нашим консультантам в онлайн-чат.
