Электронный документооборот в медицинской организации – это способ сбора, хранения и обмена данными без использования бумажных носителей. Главной целью электронных документов является оптимизация работы сотрудников и быстрый доступ к необходимым медицинским записям.
Преимущества электронного документооборота для медицинской организации
Электронный документооборот в медицинских организациях решает ряд важных задач. В первую очередь он позволяет сократить время на заполнение медицинских документов, увеличить производительность сотрудников и сократить трудозатраты на бумажную работу, обмениваться документами с государственными контролирующими органами и соответствовать требованиям законодательства. Не менее важен быстрый обмен информацией со страховыми компаниями и лабораториями.
Данные в электронном виде дают сотрудникам следующие возможности:
- Регистрация и ведение документов;
- Поиск необходимых файлов;
- Коллективный доступ ко всем файлам;
- Анализ данных и создание отчетов;
- Контроль работы сотрудников;
- Возможность доступа к архивам.
Для того, чтобы вести электронную документацию, существует специальная программа для хранения и обработки данных. При этом, медицинское учреждение имеет право выбора. Каждая организация решает сама, перейти полностью на электронный документооборот или совмещать запись частично с бумажным носителем. В случае необходимости это не мешает предоставить пациенту запрашиваемые документы в письменном виде.
Система электронного документооборота медицинской организации имеет ряд преимуществ, среди которых:
- Отсутствие потребности дублирования медицинских данных;
- Снижается время для ведения документации, при этом врач может выделить больше времени на прием пациента;
- Множественный доступ к данным среди коллег и медицинских учреждений;
- Удаленное взаимодействие с контрольно-надзорными службами;
- Экономия места в архиве;
- Снижение расходов на содержание архива;
- Снижение риска потери медицинской документации;
- Увеличение эффективности и производительности медицинской организации;
- Быстрый поиск необходимой документации.
Срок хранения электронных медицинских документов
Касаемо периода хранения, электронные документы ничем не отличаются от бумажных. Медицинская карта, история родов и карта ребенка хранятся в течении 25 лет. Записи о ходе оперативного вмешательства и учет приемов пациентов хранятся 5 лет. Записи вызова скорой помощи хранятся на протяжении 3 лет.
Документы, которые поддаются переводу в электронный вид
Практически все медицинские документы можно перевести в электронный вид. В первую очередь это касается документов о состоянии здоровья пациента и его лечении. К таким документам относят: медицинская карта пациента, заключение, справки, выписки, направление.
Электронный документооборот возможен и со страховыми службами. Сюда входят: обмен записями о застрахованных лицах, гарантийное письмо от страховой компании, изучение реестра предоставленных услуг, изучение актов выполненной работы и юридических счетов. Электронный документооборот со страховой компанией позволит решить ряд вопросов:
- Ускорит обмен медицинскими данными между учреждениями, что повлияет на скорость оплаты медицинских услуг
- Снижение расходов для содержания архива
- Документы автоматически попадают в информационную систему медицинского учреждения
- Медицинское учреждение и страховые компании могут работать в определенном формате электронных записей
- Прозрачная работа между медицинским учреждением и страховыми службами
Взаимодействие со страховыми компаниями в программе БИТ.Управление медицинским центром
Немаловажную роль играет и электронный документооборот с лабораториями. В электронном виде возможно выдавать направления на диагностические и лабораторные исследования, а также получать результаты проводимых исследований.
Взаимодействие с лабораториями в программе БИТ.Управление медицинским центром
Документооборот с органами здравоохранения, как региональными, так и федеральными. Сюда относят: листы нетрудоспособности для Фонда социального страхования, реестр электронных медицинских документов, работа с медицинской картой.
Учитывая, что перевод документов в электронный вид внедрен в медицинские организации не так давно, имеются и некоторые недостатки данной систематизации. Документы, которые требуют от пациента подтверждение согласия и подпись, предоставляются организацией в бумажном виде. К таким документам относят:
- Договор на предоставление платных медицинских услуг.
- Согласие пациента на обработку персональных данных.
- Информированное добровольное согласие.
Для того, чтобы сделать документ юридически значимым, пациент должен поставить свою подпись. Чаще всего, пациенты не обладают квалифицированной электронной подписью, которая могла бы упростить заполнение документов в электронном виде. Поэтому все документы, где требуется индивидуальная подпись пациента, заполняются на бумажном носителе.
Если же пациент имеет при себе электронную подпись, то она может быть двух видов:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись - используется для заполнения любых медицинских документов
- Усовершенствованная усиленная квалифицированная электронная подпись - содержит в себе информацию о дате и времени создания подписи, а также доказательства подлинности сертификата
Требования к электронному документообороту в медицине
Переход к электронному ведению документации необходим для всех медицинских учреждений. Это позволяет решить основные запросы электронного документооборота:
- Соответствие ведения и формата записей по обновленным требованиям законодательства
- Получение пациентом необходимых записей в электронном виде
- Быстрый обмен медицинскими данными с другими организациями (страховая, лаборатории, органы здравоохранения)
- Увеличение эффективности работы медицинского учреждения и сотрудников
К основным требованиям законодательства к электронному медицинскому документообороту относят:
- Медицинское учреждение может выбирать, переходить на электронный формат полностью или остаться частично с бумажными носителями
- Пациент может в любой момент потребовать медицинские данные на бумажном носителе, даже если клиника полностью перешла на электронный документооборот
- Требования к электронному документообороту едины для всех организаций и размещаются на портале Минздрава
- Для корректной работы с документами можно менять их формат
- Подписывать электронные документы можно только утвержденной электронной подписью. Такая подпись может быть как от физического лица, так и от юридического
Требования к информационным системам медицинского документооборота
Организация электронного документооборота в медицине основывается на ряде общих требований. К основным требованиям, которые предъявляют к медицинским информационным системам, относят:
- Сертифицированный ПО
- Ведение электронных медицинских данных включает их сбор, хранение, обработку и регистрацию в Единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ)
- При переходе на электронный документооборот руководителем определяется перечень видов и форм медицинских документов, доступ сотрудников, обмен данными с другими организациями, порядок лиц, которые могут подписывать электронные документы
- Возможно изменение формата документа, полей и других элементов, если это не меняет основную суть медицинских данных
- Подписывается электронный документ исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП)
- Медицинское учреждение, которое предоставляет услуги электронного документооборота, должно быть внесено в Федеральный реестр медицинских учреждений
- Все созданные электронные документы в течении суток должны быть зарегистрированы в РЭМД
- В случае необходимости, по запросу служб или пациента, медицинская организация обязана предоставить данные на бумажном носителе. Для государственных учреждений, медицинские данные на бумажном носителе предоставляются в течении 10 дней со дня запроса
- В электронных документах не допускаются рукописные правки
- Электронные документы подлежат исправлению. Для этого создается новый документ, который заново регистрируется в РЭМД
- Поддержка работы и обмена данными с единой государственной информационной системой
- Взаимодействие с другими организациями (страховая, лаборатории)
- Возможность сканирования документов в случае переноса данных на бумажный носитель
- Возможность резервного копирования данных.
Электронный документ должен состоять из следующих данных: наименование медицинской организации; персональные данные; дату создания электронного документа; должностное лицо, отвечающее за документооборот; данные о сертификате и его сроке действия.