Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Электронный документооборот в медицинской организации

Время чтения: ~5 мин.

Актуальность проверена: 13 . 10 . 2024

Электронный документооборот в медицинской организации – это способ сбора, хранения и обмена данными без использования бумажных носителей. Главной целью электронных документов является оптимизация работы сотрудников и быстрый доступ к необходимым медицинским записям.

Преимущества электронного документооборота для медицинской организации

Электронный документооборот в медицинских организациях решает ряд важных задач. В первую очередь он позволяет сократить время на заполнение медицинских документов, увеличить производительность сотрудников и сократить трудозатраты на бумажную работу, обмениваться документами с государственными контролирующими органами и соответствовать требованиям законодательства. Не менее важен быстрый обмен информацией со страховыми компаниями и лабораториями.

Данные в электронном виде дают сотрудникам следующие возможности:

  • Регистрация и ведение документов;
  • Поиск необходимых файлов;
  • Коллективный доступ ко всем файлам;
  • Анализ данных и создание отчетов;
  • Контроль работы сотрудников;
  • Возможность доступа к архивам.

Для того, чтобы вести электронную документацию, существует специальная программа для хранения и обработки данных. При этом, медицинское учреждение имеет право выбора. Каждая организация решает сама, перейти полностью на электронный документооборот или совмещать запись частично с бумажным носителем. В случае необходимости это не мешает предоставить пациенту запрашиваемые документы в письменном виде.

Система электронного документооборота медицинской организации имеет ряд преимуществ, среди которых:

  • Отсутствие потребности дублирования медицинских данных;
  • Снижается время для ведения документации, при этом врач может выделить больше времени на прием пациента;
  • Множественный доступ к данным среди коллег и медицинских учреждений;
  • Удаленное взаимодействие с контрольно-надзорными службами;
  • Экономия места в архиве;
  • Снижение расходов на содержание архива;
  • Снижение риска потери медицинской документации;
  • Увеличение эффективности и производительности медицинской организации;
  • Быстрый поиск необходимой документации.

Электронный документооборот в медицинской организации позволяет сократить время на формирование и заполнение отраслевой документации. А также: сократить расходы на бумагу и расходные материалы, централизовать базу данных, быстро обмениваться документами с лабораториями, страховыми компаниями, системой ЕГИСЗ.

Срок хранения электронных медицинских документов

Касаемо периода хранения, электронные документы ничем не отличаются от бумажных. Медицинская карта, история родов и карта ребенка хранятся в течении 25 лет. Записи о ходе оперативного вмешательства и учет приемов пациентов хранятся 5 лет. Записи вызова скорой помощи хранятся на протяжении 3 лет.

Документы, которые поддаются переводу в электронный вид

Практически все медицинские документы можно перевести в электронный вид. В первую очередь это касается документов о состоянии здоровья пациента и его лечении. К таким документам относят: медицинская карта пациента, заключение, справки, выписки, направление.

Электронный документооборот возможен и со страховыми службами. Сюда входят: обмен записями о застрахованных лицах, гарантийное письмо от страховой компании, изучение реестра предоставленных услуг, изучение актов выполненной работы и юридических счетов. Электронный документооборот со страховой компанией позволит решить ряд вопросов:

  • Ускорит обмен медицинскими данными между учреждениями, что повлияет на скорость оплаты медицинских услуг
  • Снижение расходов для содержания архива
  • Документы автоматически попадают в информационную систему медицинского учреждения
  • Медицинское учреждение и страховые компании могут работать в определенном формате электронных записей
  • Прозрачная работа между медицинским учреждением и страховыми службами

электронный документооборот в медицине

Взаимодействие со страховыми компаниями в программе БИТ.Управление медицинским центром

Немаловажную роль играет и электронный документооборот с лабораториями. В электронном виде возможно выдавать направления на диагностические и лабораторные исследования, а также получать результаты проводимых исследований.

электронный документооборот в медицине

Взаимодействие с лабораториями в программе БИТ.Управление медицинским центром

Документооборот с органами здравоохранения, как региональными, так и федеральными. Сюда относят: листы нетрудоспособности для Фонда социального страхования, реестр электронных медицинских документов, работа с медицинской картой.

Учитывая, что перевод документов в электронный вид внедрен в медицинские организации не так давно, имеются и некоторые недостатки данной систематизации. Документы, которые требуют от пациента подтверждение согласия и подпись, предоставляются организацией в бумажном виде. К таким документам относят:

  • Договор на предоставление платных медицинских услуг.
  • Согласие пациента на обработку персональных данных.
  • Информированное добровольное согласие.

Для того, чтобы сделать документ юридически значимым, пациент должен поставить свою подпись. Чаще всего, пациенты не обладают квалифицированной электронной подписью, которая могла бы упростить заполнение документов в электронном виде. Поэтому все документы, где требуется индивидуальная подпись пациента, заполняются на бумажном носителе.

Если же пациент имеет при себе электронную подпись, то она может быть двух видов:

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись - используется для заполнения любых медицинских документов
  • Усовершенствованная усиленная квалифицированная электронная подпись - содержит в себе информацию о дате и времени создания подписи, а также доказательства подлинности сертификата

Требования к электронному документообороту в медицине

Переход к электронному ведению документации необходим для всех медицинских учреждений. Это позволяет решить основные запросы электронного документооборота:

  • Соответствие ведения и формата записей по обновленным требованиям законодательства
  • Получение пациентом необходимых записей в электронном виде
  • Быстрый обмен медицинскими данными с другими организациями (страховая, лаборатории, органы здравоохранения)
  • Увеличение эффективности работы медицинского учреждения и сотрудников

К основным требованиям законодательства к электронному медицинскому документообороту относят:

  • Медицинское учреждение может выбирать, переходить на электронный формат полностью или остаться частично с бумажными носителями
  • Пациент может в любой момент потребовать медицинские данные на бумажном носителе, даже если клиника полностью перешла на электронный документооборот
  • Требования к электронному документообороту едины для всех организаций и размещаются на портале Минздрава
  • Для корректной работы с документами можно менять их формат
  • Подписывать электронные документы можно только утвержденной электронной подписью. Такая подпись может быть как от физического лица, так и от юридического

Требования к информационным системам медицинского документооборота

Организация электронного документооборота в медицине основывается на ряде общих требований. К основным требованиям, которые предъявляют к медицинским информационным системам, относят:

  • Сертифицированный ПО
  • Ведение электронных медицинских данных включает их сбор, хранение, обработку и регистрацию в Единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ)
  • При переходе на электронный документооборот руководителем определяется перечень видов и форм медицинских документов, доступ сотрудников, обмен данными с другими организациями, порядок лиц, которые могут подписывать электронные документы
  • Возможно изменение формата документа, полей и других элементов, если это не меняет основную суть медицинских данных
  • Подписывается электронный документ исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП)
  • Медицинское учреждение, которое предоставляет услуги электронного документооборота, должно быть внесено в Федеральный реестр медицинских учреждений
  • Все созданные электронные документы в течении суток должны быть зарегистрированы в РЭМД
  • В случае необходимости, по запросу служб или пациента, медицинская организация обязана предоставить данные на бумажном носителе. Для государственных учреждений, медицинские данные на бумажном носителе предоставляются в течении 10 дней со дня запроса
  • В электронных документах не допускаются рукописные правки
  • Электронные документы подлежат исправлению. Для этого создается новый документ, который заново регистрируется в РЭМД
  • Поддержка работы и обмена данными с единой государственной информационной системой
  • Взаимодействие с другими организациями (страховая, лаборатории)
  • Возможность сканирования документов в случае переноса данных на бумажный носитель
  • Возможность резервного копирования данных.

Электронный документ должен состоять из следующих данных: наименование медицинской организации; персональные данные; дату создания электронного документа; должностное лицо, отвечающее за документооборот; данные о сертификате и его сроке действия.

Электронный документооборот в медицинских учреждениях позволяет не только оптимизировать работу сотрудников, но и вести документацию согласно требованиям органов здравоохранения. Внедрение современной медицинской информационной системы БИТ.Управление медицинским центром предоставляет широкие возможности для перехода на электронный формат работы в соответствии с требованиями законодательства.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение