Электронные трудовые договоры стали обязательными

С 15 мая 2020 года работодатель обязан вносить в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД) информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора и другие важные данные.

Стоимость настройки Электронных трудовых договоров в 1С смотрите здесь.

Почему обязательно?

Сначала оформление трудовых отношений в электронном формате было добровольным, но теперь в Трудовом кодексе появились изменения.

Статья 23 ТК пополнилась подпунктом 27, который обязует работодателей вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых по нему изменениях и дополнениях, содержащую сведения о сторонах, должности, месте работы и сроках трудового договора (дата заключения, дата начала работы, дата прекращения ), а также сведения о трудовой деятельности работников и штатной численности организации, в единую систему учета трудовых договоров (далее- ЕСУТД) в порядке, предусмотренном государственным органом по труду.

Внесение сведений осуществляется на портале «Электронная биржа труда» (enbek.kz).

Ответственность

За не заключение трудовых договоров предусматривается административная ответственность по ч. 1 ст 86 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях от 60 до 150 МРП (от 166 680 до 416 700 тенге).

Учитывая, что при помощи единой системы планируется получать первичные статистические данные, есть все основания предполагать, что в будущем за нарушение данного требования работодатель может быть привлечен к ответственности за непредставление таких данных по статье 497 КоАП РК, если, конечно, в правовой акт не будет внесена новая специальная норма.

Что нужно сделать работодателю?

Для начала необходимо зарегистрироваться в ЕСУТД, и затем начинать вносить в систему данные о трудовых отношениях с работниками.

В Республике Казахстан предусмотрено два варианта заключения электронных трудовых договоров:

1. Работодатель авторизуется на портале enbek.kz. Разберем этот раздел подробнее.

Сначала регистрируем компанию работодателя, с помощью ЭЦП и заполнение данных: название компании, БИН, количество сотрудников и т.д.

Для занесения данных по трудовым отношениям с работником, заходим в личный кабинет, выбираем «Трудовые договоры», вкладка «Договоры», нажимаем «Добавить договор».

Далее в открывшемся окне заполняем поля. ФИО работника подтягивается автоматически при вводе ИИН, так как система интегрирована с госорганами.

Нажимаем кнопку «Сохранить», далее подтверждаем с помощью электронной цифровой подписи.

В разделе «Трудовые договоры» видим, что присвоился ID договора и проставился статус «Договор отправлен в систему ЕСУТД».

2. Работник получает уведомление о сформированном трудовом договоре в личном кабинете на Egov.kz. После проверки данных он подписывает документ с помощью ЭЦП. Кадровые системы каждого предприятия интегрируются напрямую с Единой системой учета трудовых договоров.

Чтобы начать работать с Единой системой учета трудовых договоров, рекомендуем подготовить для этого свои системы 1С.

Настройте прямой обмен данными между 1С с ЕСУТД:

• отправляйте трудовые договора из 1С в ЕСУТД

• пользуйтесь выборкой по профессиональным и личным навыкам сотрудника 

• заполняйте классификатор профессий

• выбирайте причины расторжения трудовых договоров

• автоматически заполняйте статистические данные

Сервис доступен как в типовых решениях 1С(1С:Бухгалтерия для Казахстана, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP), так и в облачной версии 1С(1C:Fresh)

Сведения передаваемые в ЕСУТД из 1С

При помощи ЭТД в ЕСУТД передаются сведения:

• о заключении трудового договора;

• о внесении исправлений в трудовой договор;

• об изменении условий трудового договора;

• о расторжении трудового договора.

Для повышения удобства пользователей все вышеперечисленные действия могут быть выполнены в Рабочем месте ЭТД. Для этого по кадровым операциям, должны быть проведены соответствующие документы в учетной системе. Рабочее место ЭТД состоит из 3-х разделов:

1. Сведения об основных договорах – здесь отражаются сведения о сотрудниках по которым были проведены кадровые документы о приеме на работу. В зависимости от того на каком этапе находится процесс формирования ЭТД меняется статус документа.
2. Сведения о дополнительных соглашениях – здесь отражаются сведения о сотрудниках по которым уже имеются переданные в ЕСУТД основные ЭТД + были проведены кадровые документы об изменении условий труда.
3. Сотрудники к расторжению – здесь отражаются сведения о сотрудниках, по которым имеются основные ЭТД , уже переданные в ЕСУТД + были проведены кадровые документы на увольнение.

Создание ЭТД из рабочего места в 1С

Создание ЭТД в Рабочем месте ЭТД по данным учетного документа, отражающего прием на работу в организацию

Создавать электронные трудовые договоры можно двумя способами:

Первый и более удобный - создание ЭТД на основании проведенного в учетной системе кадрового документа о приеме на работу в Рабочем месте ЭТД. Сотрудник по которому ЭТД может быть создан таким образом отображается в разделе Сведения об основных договорах Рабочего места со статусом «ЭТД не создан». Для создания ЭТД необходимо выделить сотрудника галочкой и применить команду Создать ЭТД. При этом сведения, содержащиеся в учетной системе, автоматически заполнят реквизиты ЭТД.

Передача в ЕСУТД сведений о заключении трудового договора

Сформированный ЭТД доступен для просмотра до отправки в ЕСУТД

После создания ЭТД одним из вышеперечисленных способов статус документа изменится на Сформирован (не отправлен). Такой ЭТД доступен к просмотру, редактированию и отправке в ЕСУТД. Например, в 1С:Бухгалтерии для Казахстана в кадровых документах отсутствует поле Номер договора, соответственно на этом этапе данный реквизит должен быть заполнен самостоятельно.

После проверки корректности заполнения всех реквизитов ЭТД, документ может быть отправлен в ЕСУТД. При отправке документ ЭТД необходимо подписать ЭЦП. В дальнейшем, все изменения и дополнения трудового договора, включая расторжения, при отправке в ЕСУТД должны быть подписаны ЭЦП.

Передача сведений о внесении исправлений в трудовой договор

В зависимости от результата запроса в ЕСУТД электронному трудовому договору может быть присвоен статус Отправлен (ожидание ответа) или Зарегистрирован в ЕСУТД.

После регистрации ЭТД в ЕСУТД ключевые поля  становятся недоступны для редактирования. Чтобы внести изменение в зарегистрированный в ЕСУТД договор, необходимо воспользоваться командной Исправить в ЕСУТД.

После внесения необходимых исправлений, ЭТД должен быть повторно подписан и отправлен в ЕСУТД.