С помощью ЭДО организация может уменьшить затраты при работе с документацией. Особенно серьезно к электронному документообороту компании стали относиться в период пандемии коронавируса и перехода на дистанционный режим работы. Однако многие компании еще до наступления кризисного 2020 г. уже использовали ЭДО, по достоинству оценив все его возможности и преимущества.
Недостатки бумажного документооборота
У больших компаний бумажный ЭДО достигает огромного объема документов, из-за чего сотрудники тратят много рабочего времени на их обработку. Это очень неудобно по таким причинам:
- получение документов в непригодном виде. При транспортировке документов и передаче из рук в руки их вид становится непригодным для использования (мокрые, грязные, порванные). Кроме того, они вполне могут потеряться, из-за чего приходится повторно готовить новый пакет;
- большой объем затрат труда и времени. Документы нужно не только составлять и отправлять, но и заново собирать пакет документов при их утрате или неверном оформлении. Это дополнительные расходы, к которым также добавляются затраты, связанные с обработкой поступающей документации, например, с внесением бумажных документов в программу 1С;
- ошибки и неточности в документах. При ручной обработке документов, к примеру, при внесении их в программу, возникает «человеческий фактор», из-за чего возрастает риск появления недостоверной информации;
- финансовые расходы. При бумажном документообороте в разы увеличиваются расходы на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку документов и экспресс-доставку.
Какую программу выбрать для ЭДО
Для организации электронного документооборота можно использовать программу 1С:Клиент ЭДО. Она разработана на базе 1С:Предприятие 8 и предназначена для организации и ведения электронного документооборота.
1С:Клиент ЭДО необходимо синхронизировать с учетной программой, которая используется для ведения бухучета.
При первичном использовании сервиса потребуется наработать опыт, в том числе научиться работать с внутренними документами, их обменом с подразделениями. Затем уже станет проще и понятнее, как документы отражаются в учете, как их воспринимает бухгалтерия и налоговая инспекция.
Для каждого сотрудника можно оформить ЭЦП для подписания документов.
ЭДО после наработки опыта
Со временем, когда у сотрудников будет больше опыта в работе с ЭДО, основные операции с документами можно будет выполнять в несколько кликов — формирование, подписание, отправка, получение.
При этом работу можно организовать таким образом:
- Исходящие документы. Ответственные лица, например, менеджеры заполняют их в программе по продажам, к примеру, в 1С:Управление торговлей и отправляют покупателям. Сведения поступают в 1С:Клиент ЭДО, на основании чего формируется документ, который затем подписывается ЭЦП и направляется оператору ЭДО;
- Входящие документы. Партнер направляет документы, которые поступают в 1С:Клиент ЭДО, обрабатываются и передаются в 1С:Управление торговлей. Затем ответственный сотрудник, например, менеджер проверяет их корректность и направляет обратно в 1С:Клиент ЭДО на подписание.
При этом можно ввести правило — партнер должен подписать полученный от компании документ в течение определенного времени. Если он этого не делает, то документ закрывается в программе, а его бумажный вариант направляется контрагенту. В этом случае пользователь сможет понять, как удобнее работать с покупателем — по бумажному или электронному документообороту.
В сервисе 1С:Клиент можно настроить отчет, по которому будет видно, какие документы не подписаны, по каким имеются корректировки или аннулирование. По информации из отчета пользователь может проанализировать статусы документов, особенно если их очень много.
Эффективность электронного документооборота
Одним из главных преимуществ электронного документооборота является минимизация трудовых и временных затрат на выполнение ежедневных операций. ЭДО позволяет повысить скорость обработки и передачи документов. Документы, на обработку которых у сотрудников уходили часы, теперь можно провести по документообороту в несколько кликов.
Раньше требовалось, чтобы каждый сотрудник при работе с бумажными документами контролировал их подписание. Теперь же эту работу можно поручить только одному сотруднику, который будет проверять статусы документов и анализировать отчет по ним. Также он может отправлять бумажные документы, если по каким-то причинам партнер не может воспользоваться ЭДО.
При таком подходе процент подписания документов существенно возрастет, а сроки подписания значительно сократятся. Кроме того, не возникает необходимости звонить контрагентам и напоминать о том, что нужно подписать документы, — для этого можно вполне использовать автоматические рассылки.
ЭДО позволяет в бесперебойном режиме обмениваться документами с контрагентами. При этом его схема достаточно проста и удобна.
Преимущества электронного документооборота перед бумажным такие:
- Сокращение трудозатрат;
- Удобство хранения и поиска документов;
- Все документы формируются в базе и передаются электронно;
- Высокая скорость и большой процент подписания документов;
- Уменьшение расходов.
Иногда возникает ситуация, когда у поставщика номенклатура позиций отличается от той, которая используется в компании. Сервис 1С:Клиент ЭДО позволяет настроить автоматическое сопоставление номенклатурных позиций. Для этого можно использовать специальное окошко для документов, по которым требуется ручное сопоставление — сделать такое действие нужно один раз, а в дальнейшем программа будет автоматически повторять это действие.
При переходе на ЭДО компания может существенно экономит деньги — на бумаге, принтерах, курьерах, отправлениях, а также на времени сотрудников. Естественно, чем больше партнеров компании работает с ЭДО, тем проще и экономичнее осуществлять документооборот.
Таким образом, с сервисом 1С:Клиент ЭДО можно существенно сократить трудозатраты, ускорить работу с документами, уменьшить финансовые расходы, минимизировать риски ошибок, которые возникают при бумажном документообороте.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
