Единые требования к электронной кадровой документации

Раньше специалист по кадрам оформлял электронные приказы, договоры или соглашения в разных форматах — PDF, Word, Excel, а с 1 марта 2023 года должен применять конкретные форматы документов.

Кадровый ЭДО регулируется ст. 22.1-3 ТК РФ. Работодатель сам принимает решение, переходить на него или же нет.

Требования к составу и формам кадровой электронной документации были известны сразу — упоминание о них в ТК РФ было включено вместе с определением кадрового ЭДО (ст. 22.1 ТК). Но Минтруду нужно было время, чтобы подготовить правила совместно с Минцифры и ведущими операторами ЭДО.

Что представляют собой форматы электронных кадровых документов

Электронный документ представляет собой файл разного формата — JPG, PNG, PDF.

До 01.03.2023 г. электронные кадровые документы имели неформализованный формат, т.е. их можно было формировать в любом формате. При вводе единых требований установили обязательные форматы, и такие документы стали формализованными. Правила утверждены Приказом Минтруда от 20.09.2022 г № 578н.

Для чего потребовался ввод единых требований

Формализованные документы нужны для автоматизации и ускорения проверки. Когда структура файлов одинаковая, госсистемам проще считывать и обрабатывать информацию в них.

Цель Минтруда — тщательное отслеживание и исключение нарушений норм трудового законодательства. Соответственно, в будущем Роструд и судебные органы будут требовать именно формализованные электронные кадровые документы.

К какой кадровой документации применяются единые правила

Требования касаются документов, не дублируемых на бумаге и относящихся к работе. В Приказе Минтруда они распределяются на группы по темам — прием, время работы и отдыха, материальная ответственность, оплата труда, охрана труда, персональные сведения работников и т.п. Список документов открытый, поэтому на основании требований можно оформить любой электронный кадровый документ.

Документы, созданные до 01.03.2022 г., не надо переделывать под требования. На них не распространяется указанный приказ, как и на документы, которые в принципе запрещается переводить в электронный вид. В частности, к ним относятся:

• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы об увольнении;
• журналы инструктажей по ОТ.

Состав электронного кадрового документа

По обновленным требованиям в кадровом электронном документе могут быть как обязательные, так и необязательные элементы.

Обязательные элементы

Электронный кадровый документ состоит из файлов:

• основная часть (формат PDF) — содержание документа. К примеру, текст трудового договора, согласия на перевод, обязательства о возмещении ущерба;
• описание (формат XML) — формируется после подписания основной части работодателем и сотрудником. В описании содержатся все сведения о документе (вид — приказ, заявление, договор; дата создания, дата подписания; данные подписантов);
• электронная подпись (формат SGN) — обязательный элемент, когда документ подписан УКЭП или УНЭП. Файл не прикладывается при использовании простой электронной подписи, но требуется поставить пометку об этом в описании документа.

Необязательные элементы

В кадровый электронный документ, если нужно, включаются дополнительные файлы:

• приложение к основной части в любом формате — текст, изображение или таблица. Когда приложение входит в файл с основной частью (формат PDF), на документе ставится только одна подпись. Если основная часть и приложение имеют разные форматы, требуется подписать их по отдельности;
• МЧД (формат XML) — машиночитаемая доверенность. Нужна, когда документ подписывается не гендиректором, а уполномоченным сотрудником.

Описание кадрового электронного документа

Такое описание состоит из обязательных, условно-обязательных и необязательных элементов, указанных в приложении к Приказу Минтруда от 20.09.2022 г № 578н. Обязательные элементы — его уникальный идентификатор, дата формирования документа и версия формата данных.

Кроме того, в описании указываются сведения о:

• работодателе (название, ИНН, ОГРН, должность подписанта);
• самом документе (название, номер, дата, код документа из приложения Приказа № 578н к перечню структурных элементов кадровых электронных документов). К примеру, код допсоглашения к трудовому договору — 01.008;
• подписании — дата, должности и ФИО подписантов, а также пометка о простой электронной подписи;
• МЧД — название файла и его размер;
• приложениях к документу — тип файла, название и его размер;
• электронных подписях — название файла и его размер.

На сайте Минтруда размещается формат описания электронного документа, т.е. требования к составу (XML-схема). Когда законодательно вносятся корректировки в формат, актуальная версия также публикуется на сайте. Старая версия действует еще 1 год после того, как опубликована новая, чтобы разработчики информационных систем успели скорректировать системы кадрового ЭДО согласно требованиям.

Сайт «Работа в России» также обязан учитывать требования Минтруда и дорабатывать функциональность сервиса, в т.ч. и к изменениям с 01.03.2023 г.

Когда у работодателя применяется система для кадрового ЭДО, которую он разработал самостоятельно, он также сам занимается соблюдением требований.

Использование неактуальных форматов

Минфин пока не предоставил пояснения, будет ли ответственность за использование неактуальных форматов и за нарушение единых требований к форматам и составу кадровых электронных документов. Возможно, госорганы и системы (Госуслуги или «Работа в России») просто не будут принимать неформализованные документы. Это же наблюдалось, когда в формат ЭДО переводили счета-фактуры, акты, накладные и УПД.

Вероятно, ответственность за ошибки при формировании кадровых электронных документов будет такая же, как и по бумажным. К примеру, за неверное оформление трудового договора ИП и малые компании штрафуются на 30-40 тыс. руб., а средний и крупный бизнес — на 100-200 тыс. руб.

Сервисы, помогающие в работе, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!