Что такое PnL, 9 шагов составления финансового отчета

P&L (PnL) — отчет о финансовых результатах. Термин является сокращением от английского «Profit and loss statement». Ранее назывался «отчетом о прибылях и убытках». В документе отражается информация о доходах (выручке, прибыли) и расходах (убытке) бизнеса за определенный период. Различают ежемесячные, поквартальные и годовые отчеты.

PnL-отчет используется владельцами и топ-менеджерами компаний, руководителями подразделений и филиалов для планирования работы предприятий, оптимизации расходов и увеличения доходов (рентабельности). Такие отчеты важны и для инвесторов, они помогают оценить перспективы бизнеса и примерную стоимость компании.

Результатом P&L-отчета является выраженная в численном виде разница между доходами и расходами предприятия. В расчете учитываются все виды доходов и расходов.

Приведем конкретный пример. Выручка компании от реализации товаров составила 200 000 тенге за месяц. Был также получен дополнительный доход в размере 30 000 тенге от сдачи части офиса в аренду. Расходы за месяц составили: 60 000 тенге на деятельность, 20 000 тенге — на налоги.

Результат PnL = (200 000 + 30 000) – (60 000 + 20 000) = 150 000 тенге.

Если в компании ведется полный бухгалтерский учет, P&L-отчет составляется в соответствии со стандартами КСБУ (Казахстанская система бухгалтерского учета) и проходит по документации как отчет о финансовых результатах.

Не обязанные вести полный бухгалтерский учет предприниматели могут составлять P&L-отчет в произвольной форме. Составляемый таким образом PnL включает применимые для конкретного бизнеса показатели.

Результат P&L может оказаться:

• положительным — доходы компании превышают расходы, бизнес является прибыльным;

• отрицательным — расходы выше доходов, бизнес убыточен.

Регулярное составление P&L в начале и конце периода позволяет в динамике отслеживать изменение ситуации в бизнесе.

Зачем нужен P&L-отчет

Отчеты PnL применяются собственниками бизнеса, финансовыми менеджерами, руководителями подразделений, инвесторами. Регулярное ведение отчетов позволяет контролировать финансовое состояние предприятия (подразделения) и фиксировать изменение показателей. Использование данных PnL-отчетов помогает в принятии взвешенных решений.

Контроль финансового состояния. Представленные в отчете данные позволяют определить:

• размеры доходов и расходов компании за определенный период (месяц, квартал, год);

• товары или услуги, которые реализуются лучше других;

• приносят ли конкретные бизнес-процессы прибыль или убытки;

• какие статьи расходов наиболее затратные (упаковка, доставка, аренда, реклама и пр.);

• величину показателей EBITDA и EBIT, которые используются для оценки способности бизнеса обслуживать свои долги;

• размер чистой прибыли за период — выручки за минусом всех расходов. Если эта величина отрицательная, значит — бизнес убыточен.

Представленные данные целесообразно отслеживать в динамике. Это позволяет своевременно выявлять негативные изменения показателей и оперативно принимать решения для корректировки бизнес-процессов. Например, начали расти расходы при неизменной (или сокращающейся) выручке. В такой ситуации нужно понять причину выявленных изменений и принять меры для ее устранения.

Отчет P&L помогает инвесторам анализировать эффективность бизнеса: узнать размеры выручки; выяснить, как достигается баланс между расходами и доходами; определить, на какую прибыль может рассчитывать компания в конце периода.

Принятие взвешенных бизнес-решений. Любая компания в своей деятельности сталкивается с отсрочками платежей. Например, оплата поставленного товара или выполненной услуги производится позже. Возможна и обратная ситуация — компания сама берет отсрочку для оплаты поставленного товара либо полученной услуги.

В подобных ситуациях несложно запутаться в расходах и доходах своего бизнеса. Это может привести к неправильной оценке реального количества финансовых средств у компании. В результате можно сделать ошибку: отказаться от прибыльных сделок либо, наоборот — вложиться, а затем столкнуться с кассовым разрывом.

Данные PnL-отчета четко показывают размер заработка и финансовые результаты компании. Благодаря такому контролю можно избежать превышающих уровень заработка трат и сопутствующих кассовых разрывов. Так, при желании потратить деньги на развитие нового направления анализ PnL-отчета поможет определить, можно ли это позволить себе прямо сейчас, останутся ли затем средства на обязательные статьи расходов.

Составление отчета PnL: 9 шагов

P&L-отчет составляется в виде таблицы, в которую заносятся все доходы и расходы предприятия за определенный период (месяц, квартал, год). На основании исходных данных производятся расчеты важных финансовых показателей: EBITDA, EBIT, чистой прибыли.

Крупные компании, как правило, используют специальное программное обеспечение для автоматизации подобных расчетов. Это может быть «1С:Бухгалтерии» или другое сходное ПО, обеспечивающее контроль финансов предприятия.

Сотрудники небольших компаний чаще составляют PnL-отчеты вручную, с помощью электронных таблиц типа Excel или «Google Таблиц».

Опишем подробно процесс составления такого отчета.

Рассмотрим деятельность небольшого производства сумок и рюкзаков. Допустим, за месяц самозанятый реализовал продукции на сумму 100 тысяч тг.  Материалы обошлись ему в 60 тысяч, доставка — в 3 тысячи, реклама — еще 3 тысячи, коммунальные услуги — 5 тысяч, налог — 4 тысячи.

Шаг 1. Фиксация размера выручки. Под выручкой понимается совокупная сумма средств, заработанных бизнесом в ходе деятельности: от реализации продукции, оказания услуг, выполнения работ. Определить суммарный заработок можно по данным онлайн-касс или программ контроля финансов.

В нашем примере размер выручки составил 100 тысяч тг.: 60 тысяч за счет продажи рюкзаков, 40 тысяч — сумок.

Шаг 2. Фиксация переменных расходов. К ним относят расходы, зависящие от объема производства и реализации. В эту графу входят средства на закупку сырья, расходных материалов, затраты на доставку продукции заказчикам.

В нашем случае переменные расходы включают стоимость материалов и доставку сумок с рюкзаками покупателям.

Шаг 3. Расчет валовой прибыли. Этот показатель демонстрирует, сколько остается средств после очистки выручки от себестоимости.

Для расчета валовой прибыли из выручки вычитаем переменные расходы.

Шаг 4. Фиксация постоянных расходов. Эти расходы существуют всегда, даже при отсутствии выручки. К ним относится оплата аренды, зарплаты штатных сотрудников, обязательные коммунальные платежи.

В нашем случае в эту категорию входит оплата рекламы и коммунальных услуг.

Шаг 5. Расчет EBITDA. Данный параметр показывает объем прибыли до вычета налогов, процентов по кредитам и амортизационных отчислений. Альтернативное название показателя — операционная прибыль.

Для расчета EBITDA из валовой прибыли вычитается сумма постоянных расходов.

Шаг 6. Фиксация амортизации. Амортизация заключается в поэтапном переносе стоимости нематериальных активов компании и ее основных средств на себестоимость продукции и услуг. Амортизация производится по мере износа соответствующего оборудования или оснащения.

Например, для расчета расходов на амортизацию транспортного средства следует разделить стоимость соответствующей машины на срок ее эксплуатации. При стоимости автомобиля 900 000 тг.  и сроке эксплуатации 5 лет амортизация за месяц составит:

900 000 тг.  / 5 лет / 12 месяцев = 15 000 тг. 

В нашем примере необходимо рассчитать амортизацию швейной машинки, используемой для пошива сумок и рюкзаков. При стоимости 20 000 тг.  и сроке службы 7 лет величина ежемесячной амортизации составит:

20 000 тг.  / 7 лет / 12 месяцев = 238 тг. 

Шаг 7. Расчет EBIT. Показатель определяет объем прибыли до вычета налогов и процентов по кредитам.

Для расчета EBIT из величины EBITDA (операционной прибыли) вычитаются амортизационные расходы.

Шаг 8. Фиксация расходов на проценты по кредитам и налоги. На размер взимаемых налогов влияет система налогообложения, по которой работает предприятие. В нашем случае налог самозанятого за май составил 4000 тг. 

Размер процентов по кредитам в денежном выражении определяется за период, по которому формируется отчет P&L.

Допустим, самозанятый взял кредит на год размером 100 000 тг.  под 10% годовых. Согласно графику платежей величина «Погашения процентов» за май составит 833,33 тг. 

Шаг 9. Расчет чистой прибыли. Этот параметр определяет итоговую прибыль бизнеса после вычета всех расходов, налога на прибыль, амортизации и процентов по кредитам. Чистая прибыль показывает, сколько бизнес принес своим владельцам денег за отчетный период. Отрицательная величина параметра говорит об убыточность бизнеса.

В нашем случае чистая прибыль самозанятого за май составила 23 928,67 тг. 

Посмотрите, как строится отчет по прибылям и убыткам в  БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет вживую. Оформите заявку на тест-драйв и испытайте программу в действии!