Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой аналог бумажной доверенности в электронном виде для подписания электронной документации. В файле доверенности содержатся сведения о доверителе или уполномоченном лице, а также его полномочия. МЧД подписывается УКЭП директора.
В первичной редакции Закона № 63-ФЗ предусматривалось, что МЧД нужно применять с 01.01.2023 г. Однако чиновники приняли Закон от 19.12.2022 г. № 536-ФЗ, по которому решили продлить переходный период применения машиночитаемых доверенностей.
Сроки ввода машиночитаемой доверенности
Предусмотрены такие сроки ввода МЧД:
- с 01.03.2022 г. по 31.08.2023 г. — при желании разрешено использовать сертификат УКЭП физлица вместе с МЧД;
- до 31.08.2023 г. — сотрудники могут использовать сертификаты УКЭП юрлица, в которых указаны их данные и информация о компании. Сертификаты действуют до 31.08.2023 г. вне зависимости от того, когда их выдали;
- с 01.09.2023 г. — новый механизм работы с ЭП физлица и МЧД станет обязательным.
Для чего нужна МЧД
С помощью МЧД сотрудники компании подписывают электронную документацию от лица директора фирмы. К примеру, когда нужно сдать отчетность в госорганы. Использование МЧД дает возможность автоматически подтверждать полномочия представителя.
В совокупности УКЭП и МЧД наделяют физлицо полномочиями для обмена электронной документацией от имени организации. С их помощью сотрудник:
- сдает отчетность в госорганы (ИФНС, СФР);
- работает на госпорталах (ЕГАИС, «Честный ЗНАК»);
- участвует в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
- ведет ЭДО с контрагентами;
- подписывает договоры;
- выполняет иные действия, как и с обычной бумажной доверенностью от директора компании.
Преимущества применения МЧД
Главным преимуществом применения МЧД является безопасность. Полномочия работников при выдаче МЧД подтверждаются только директором организации, который подписывает МЧД своей УКЭП. Руководитель или уполномоченный работник фирмы может самостоятельно отозвать оформленную ранее МЧД, к примеру, когда сотрудник увольняется. Таким образом, все полномочия находятся под контролем.
Кроме того, при применении МЧД не нужно посещать ИФНС, поскольку такой формат доверенности дает возможность сдавать отчетность онлайн в любую инспекцию.
Также МЧД можно хранить в различных системах, и она подходит для различных сервисов и порталов. Для ее использования подходят информационные системы:
- операторов ЭДО;
- органов исполнительной власти (ИФНС, СФР и т.д.);
- аккредитованных удостоверяющих центров;
- удостоверяющих центров ФНС, Казначейства или ЦБ РФ;
- головного удостоверяющего центра;
- собственной информационной системы компании для подписания документов.
Кто оформляет МЧД
Выдать МЧД может только лицо, имеющее право действовать от имени компании или ИП без доверенности, то есть сам ИП или директор фирмы. В МЧД указывают сведения о доверителе, лице, которому передали полномочия, а также его обязанности, дату формирования и срок действия документа. Машиночитаемой доверенности присваивается идентификационный номер, и она подписывается УКЭП директора компании или ИП.
Как оформить машиночитаемую доверенность
Директор или уполномоченный работник компании вносит сведения в электронную доверенность на сайте ФНС в формате xml, в конструкторе документов программы 1С или в системах ЭДО. Готовую МЧД подписывает директор компании или ИП своей УКЭП. Действия можно также произвести в сервисе отправки отчетности 1С-Отчетность или посредством КриптоАрм. Файл, который подписан УКЭП директора, будет в формате XMLDSIG. Срок действия указывается в электронном документе.
При создании МЧД на сайте ФНС пользователь заходит в сервис и выбирает «Создать xml-доверенности». Далее выбирает подходящий вариант:
- «В2В доверенность» — чтобы взаимодействовать с коммерческими организациями;
- «В2G доверенность» — чтобы взаимодействовать с органами исполнительной власти.
Далее пользователь заполняет форму и формирует XML-файл.
МЧД в ИФНС
Чтобы сдать отчетность, нужно один раз отправить электронную доверенность в ИФНС (перед отправкой отчетности). Такая схема практически повторяет механизм использования бумажной доверенности, но есть отличие — процесс отправки МЧД осуществляется онлайн. Для работы с ИФНС можно использовать электронный сервис 1С-Отчетность.
Аналогичный порядок работы используется и при сдаче отчетности в СФР. Перед ее отправкой требуется направить МЧД в СФР, после чего ей будет присвоен номер, указываемый при подаче отчетности.
В сервисе 1С-Отчетность реализовали поддержку Уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП) для СФР (аналог МЧД).
Как проверить МЧД
Каждой МЧД присваивается свой идентификатор, по которому ее можно найти в общей базе. Когда МЧД отправлена, получатель проверяет актуальность документа по этому номеру.
Как отправить МЧД
Когда МЧД хранят в своей информационной системе, ее прикрепляют к пакету документации. Когда МЧД хранят в сторонней информационной системе, указывают ее идентификационный номер и отправляют контрагенту или в госорганы.
Как отозвать МЧД
МЧД запрещено передоверять. Когда сотрудник увольняется или его полномочия передаются другому физлицу, директор оформляет новую МЧД на другого работника, а по увольняемому нужно отозвать МЧД.
Для отзыва МЧД надо отправить соответствующее уведомление в информационную систему, в которой хранится документ. После этого действия она перестанет действовать.
МЧД можно отозвать раньше завершения срока ее действия в следующих ситуациях:
- обязанности передаются другому работнику;
- уполномоченный сотрудник увольняется или переводится на другую должность.
В таких ситуациях руководитель компании или ИП формирует заявление на отзыв. Оно направляется в ту информационную систему, в которой хранится МЧД. Для каждой информационной системы предусмотрена своя форма заявления.
Заявление на отзыв МЧД подписывается УКЭП юрлица или ИП. Получить эту электронную подпись можно только в удостоверяющем центре ФНС или ее доверенных лиц. Требуется сформировать пакет документации и прийти лично в отделение ИФНС.
