Бюджетирование в системе управленческого учета: как организовать

Компаниям не обязательно вести управленческий учет, однако все чаще собственники понимают его ценность. Планировать и управлять финансово-хозяйственной деятельностью без достоверной информации достаточно сложно. И именно управленческий учет предоставляет эти ценные данные. Неотъемлемой частью управленческого учета является бюджетирование.  

В статье рассмотрим роль бюджетирования в управленческом учете, разберем его принципы и виды, а также расскажем, как организовать систему бюджетирования в компании. 

Что такое бюджетирование в управленческом учете

Под бюджетированием в управленческом учете понимается процесс планирования финансовой деятельности компании для эффективного управления ресурсами. 

В основе этого процесса лежит создание бюджетов – детальных финансовых планов на определенный период времени. Период может быть любым: от недели до года, в зависимости от задач и целей компании. Каждая организация создает свою уникальную систему бюджетов, разработанную с учетом специфики и особенностей конкретного бизнеса.

Бюджетирование базируется на принципе «управления по центрам финансовой ответственности». Центры финансовой ответственности (ЦФО) составляют основу финансовой структуры компании и являются неотъемлемой частью бюджетного процесса. Важно помнить, что финансовая структура может не совпадать с организационной структурой компании (например, возможна иерархия по видам деятельности, видам продукции или номенклатурным группам). Главная цель финансовой структуры – определить порядок распределения ответственности за итоговый финансовый результат компании.

Структура бюджетов и ЦФО может различаться в зависимости от конкретных особенностей каждой отдельной компании. формулирование целей и изучение бизнес-процессов являются фундаментальными этапами, от успешности которых зависит успех или провал созданной структуры. Следует обратить на это особое внимание. 

Задачи бюджетирования

В системе управленческого учета бюджетирование играет ключевую роль. Оно оптимизирует деятельность организации как в целом, так и на каждом ее уровне. К ключевым задачам бюджетирования можно отнести планирование, учет и контроль. 

Функции бюджетирования в управленческом учете

Правильно составленные бюджеты позволяют:

• точно прогнозировать и контролировать расходы и доходы как всей компании, так и ее отдельных подразделений
• рационально распределять ресурсы, включая не только финансовые, но и человеческие
• определить наиболее эффективные направления инвестирования средств, исключив нерентабельные проекты
• предотвращать финансовые трудности, такие как кассовые разрывы
  
• выявлять сильные и слабые стороны работы отделов, направлять усилия компании на достижение поставленных целей
• проводить оценку финансовых показателей и составлять следующие бюджеты с учетом выявленных недостатков и ошибок 

Принципы бюджетирования

Эффективное бюджетирование, независимо от его масштаба и специфики, основывается на ключевых принципах: 

• Единство системы. Компания должна функционировать по единым стандартам бюджетирования – с одинаковыми формами, классификацией доходов и расходов, а также согласованным подходом к их формированию на всех уровнях.
• Полнота информации. Бюджеты должны отражать полную картину финансовых операций, детализируя каждый источник дохода и каждую статью расходов. Это дает четкое понимание структуры денежных потоков и затрат компании.
• Баланс. Доходы и расходы в бюджете должны находиться в балансе, исключая дефициты без обоснованного дополнительного финансирования. Планируемые расходы не должны превышать прогнозируемых доходов.
• Направленность на цели. Каждый бюджетный ресурс должен быть строго привязан к конкретным целям и задачам, обеспечивая эффективность использования средств.
• Достоверность. Данные, заложенные в бюджет, должны быть точными, обоснованными и надежными. Это позволит избежать больших расхождений между планом и фактическими показателями. 

Виды бюджетов

Как мы уже упоминали, единого стандарта для построения бюджетной модели не существует. Каждая компания создает свою уникальную методику и разрабатывает собственную систему бюджетирования в зависимости от конкретных целей. Однако эксперты выделяют четыре ключевые группы бюджетов в управленческом учете: основные, операционные, вспомогательные и специальные. Разберем их подробнее. 

Основные (общие)

Это стратегические планы, которые определяют общую направленность деятельности компании и способствуют достижению желаемых финансовых результатов. К ним относятся:

• Бюджет доходов и расходов (БДР) планирует объем выручки, прибыли и затрат. Позволяет не только прогнозировать денежные потоки, но и оценивать рентабельность бизнеса. Составляется методом начисления, то есть поступления и расходы фиксируются в момент совершения сделки, а не в момент выплаты денег.
• Бюджет движения денежных средств (БДДС) планирует все денежные поступления и расходы компании. В отличие от БДР, БДДР строится кассовым методом, что позволяет предсказать возможные кассовые разрывы.
• Бюджет по балансовому листу (ББЛ) прогнозирует состояние активов и пассивов компании на определенную дату. Строится на основе имеющихся остатков: дебиторской задолженности, кредиторской задолженности, товарных запасов.

Операционные

Планируют деятельность, связанную с основным видом деятельности компании. Они могут быть сформированы по различным показателям: объему продаж, объему выпуска продукции, объему запасов (товарных и производственных), коммерческим и административным расходам.

В отличие от основных бюджетов, операционные более детализированы и охватывают конкретные процессы внутри компании.

Вспомогательные

Не связаны с основной деятельностью компании, но помогают определить затраты и поступления, связанные с внешним финансированием. 

К ним относятся кредитный бюджет (план заемных средств) и налоговый бюджет (расходы и доходы от налогов).

Специальные (дополнительные)

Это детализированные планы, которые разделяют статьи основных бюджетов. Например, это может быть бюджет распределения чистой прибыли или детальный план по конкретному продукту.

В малых и средних компаниях специальные и вспомогательные бюджеты используются реже, так как в них нет необходимости в такой высокой детализации планов. 

Организация бюджетирования и управленческого учета в компании

Подходы к организации бюджетирования 

В процессе построения бюджета применяются несколько подходов, определяющих исходную точку инициации плановых данных.

Подход «сверху вниз» начинается с высшего руководства, которое устанавливает общие бюджетные рамки для всей компании. Затем эта информация передается нижестоящим менеджерам для детализации и трансформации в операционные бюджеты подразделений. Ключевое преимущество – интеграция стратегических целей компании с самого начала, что ускоряет согласование и минимизирует последующие корректировки. Этот подход чаще реализуется в корпорациях и холдингах.

Подход «снизу вверх», наоборот, начинается с уровней пониже. Руководители подразделений разрабатывают детальные бюджеты для своих структур и направляют их вверх по иерархии. Руководство утверждает эти предложения, часто после нескольких циклов обсуждений, формируя в итоге единый стратегический бюджет для всей организации. Такой подход максимизирует вовлеченность сотрудников в планирование и исполнение бюджета.

Приростное бюджетирование строится на основе предыдущих фактических показателей, корректируя их с учетом прогнозируемых изменений в деятельности компании (производство, продажи, цены и т.д.). Это наиболее распространенный метод. 

Бюджетирование «с нуля» предполагает создание бюджета с чистого листа, без опоры на прошлые данные. Цель – критически оценить все показатели (особенно расходы) и включить в бюджет только действительно необходимые данные. 

Основные этапы организации бюджетирования на предприятии

Алгоритм организации бюджетирования на предприятии не имеет шаблона, однако его можно представить в виде последовательных этапов.  

Этап 1. Проанализируйте существующую финансовую структуру. Изучите структуру компании, взаимосвязь между отделами, разделение по ЦФО, а также внутренние документы действующей системы учета, отражающие доходы и расходы. Это позволит выстроить модель, оптимально управляющую денежными потоками и описать основные направления деятельности и виды затрат, структуру центров финансовой ответственности (ЦФО) и сферу их полномочий, структурный состав ЦФО – наименование структурных подразделений, основные статьи доходов, статьи затрат, поступления денежных средств и т.д. 

Этап 2. Сформируйте бюджетную структуру. Заложите лимиты, настройте шаблоны представления бюджетов компании по статьям затрат, сформулируйте правила формирования плановых цифр в бюджетных статьях, определите, какие виды бюджетов необходимы для компании и как они будут использоваться для достижения целей управленческого учета. Для крупной организации, например, создается многоуровневая бюджетная структура, охватывающая различные сферы: производство, закупки, маркетинг, продажи, управленческие издержки и другие. 

Формировать бюджетную структуру впервые нелегко: есть риск допустить ошибки и впустую потратить ресурсы, поэтому лучше доверить этот процесс специалистам. Эксперты БИТ.ФИНАНС имеют 10-летний опыт внедрения бюджетных систем. На бесплатной консультации они продемонстрируют универсальную модель бюджетной структуры, а также помогут с формированием бюджетной модели для последующей автоматизации. 

Этап 3. Разработайте учетно-финансовую политику и принципы ведения учета. Создайте документацию, описывающую порядок и правила составления бюджетов. 

Этап 4. Создайте бюджетный регламент. Продумайте процедуры и инструменты бюджетирования, а также маршруты действий по разработке, согласованию, корректировке, анализу и утверждению бюджетов.  Бюджетный регламент должен отвечать на вопросы: «Что делаем?» разрабатываем бюджет, согласовываем бюджет и т.п., «Кто это делает?» указываем ответственных сотрудников, «Когда это делается?» указываем конкретные сроки исполнения.

Этап 5. Сформируйте систему отчетов по ЦФО, которая станет информационной основой для принятия управленческих решений. Этот этап важен, поскольку разные подразделения и центры финансовой ответственности требуют специфических показателей и отчетных механизмов, адаптированных к их задачам. 

Этап 6. Определите ответственных лиц, которые будут отвечать за создание бюджетов, или создайте новый отдел, который будет контролировать весь процесс бюджетирования. Проведите тренинги и обучающие семинары для сотрудников, чтобы они могли грамотно и точно составлять бюджеты.

Этап 7: Приступайте к автоматизации бюджетирования. Чтобы усилить эффективность работы бюджетной системы, неизбежно внедряются автоматизированные решения, которые минимизируют ручную работу, снижают риск ошибок и освобождают ресурсы для стратегических задач. 

Читайте также: Автоматизация бюджетирования с помощью БИТ.ФИНАНС

Автоматизация бюджетирования и управленческой отчетности (h2) 

Качественно управлять бюджетами и вести управленческий учет помогает автоматизация — для этого используют специальные программы. Выбор зависит от специфики организации: простые инструменты типа MS Excel подойдут небольшим организациям, в компаниях с многоуровневой структурой и большим количеством бюджетов используют специальные программы, например, БИТ.ФИНАНС. 

Автоматизация бюджетирования дает ряд преимуществ:

• сокращает трудозатраты и повышает эффективность управленческого учета, обеспечивая прозрачность и гибкость в планировании и контроле финансов. 
• ускоряет сбор и агрегацию информации
• минимизирует риски, связанные с человеческой ошибкой
• позволяет оперативно выявлять отклонения и принимать корректирующие действия
• освобождает руководство и сотрудников отделов от рутинной работы с большими массивами данных

Существует две ключевые стратегии автоматизации бюджетирования в управленческом учете:

• Первая предполагает первоначальный выбор программного решения, а затем конструирование финансовой модели и методики на его основе.
• Во второй модели компания сначала формулирует собственную финансовую модель и методологию, после чего подбирает подходящее ПО. 

Успех автоматизации управленческого учета зависит от того, понимает ли компания конкретные цели внедрения и ожидаемые результаты. Для этого необходимо ответить на несколько вопросов: какой желаемый эффект от автоматизированной отчетности компания хочет достичь (не просто ее наличие, а как она поможет в принятии решений), какие проблемы компания надеется решить с помощью нового ПО, какие конкретные выгоды и преимущества получат заинтересованные стороны в результате?

Ответы на эти вопросы сформируют основу для выбора подходящего программного решения – оно должно полностью удовлетворять текущим и будущим потребностям предприятия в управленческом учете.

Так, например, при правильной постановке вопросов и целей одному из наших клиентов – крупному  холдингу по продаже канцелярских товаров «Офисариум» удалось сократить трудозатраты в подразделениях на 10% и ускорить получение отчетности на 100%. Читать кейс. 

БИТ.ФИНАНС – универсальное решение для создания единой системы учета и управления деятельностью предприятия. Программа ориентирована на глубокий анализ финансовых данных, повышая эффективность и прибыльность бизнеса. 

В системе реализован механизм бизнес-процессов, который позволяет «переложить» на информационную систему регламент бюджетирования любой компании или холдинга — от ввода плановых данных до формирования консолидированной отчетности.

Подсистема бюджетирования в БИТ.ФИНАНС

Формирование финансовой структуры компании 

В БИТ.ФИНАНС можно формировать бюджеты в различных разрезах, в том числе по центрам финансового учета. Аналитика по ЦФО позволяет группировать и анализировать плановые и фактические данные с точки зрения рентабельности, чистого денежного потока, окупаемости и других сводных показателей. 

Справочник «ЦФО» в БИТ.ФИНАНС

Формирование сценариев планирования, прогнозирования (финансового состояния, ресурсов, доходов и затрат) 

Планирование в рамках бюджетирования может осуществляться на различные промежутки времени. Так, бюджет доходов и расходов может составляться на очередной месяц, при этом одновременно составляются такие же бюджеты на квартал и год. 

В системе БИТ.ФИНАНС для формирования разных вариантов бюджетов используется справочник «Сценарии бюджетирования». Он позволяет хранить в системе бюджеты с разной периодичностью планирования, а также несколько версий одного и того же бюджета на один период (оптимистический, пессимистический и т.п.)

Сценарии бюджетирования в БИТ.ФИНАНС

Формирование структуры бюджета

В БИТ.ФИНАНС позволяет задать структуру бюджета и порядок заполнения аналитик бюджетирования (ЦФО, сценарий, проект и др.). Пользователь может указать дату начала и дата окончания планирования, валюту, в которой составляется бюджет, курс и кратность валюты. Если дата окончания планирования не указана, период планирования определяется по продолжительности, заданной в справочнике «Сценарии бюджетирования». Бюджет можно составить в единицах, тысячах или миллионах.

Форма ввода бюджета в БИТ.ФИНАНС

Формирование корректировки и актуализация бюджета 

Документы «Корректировка бюджета» и «Актуализация бюджета» позволяют внести изменения, с целью исправления ошибки и с целью актуализации после получения фактических данных.

Корректировка бюджета в БИТ.ФИНАНС

Создание структуры отчетов бюджетирования (формирование статей бюджетов/отчетов, объединение статей в форму бюджетов/отчетов)

БИТ.ФИНАНС облегчает работу со статьями управленческого учета, например, в программе статьи можно распределять автоматически. Набор статей оборотов пользователь определяет самостоятельно, исходя из предполагаемых форм бюджетов и необходимой детализации. Справочник статей оборотов иерархический, и пользователь может объединять статьи в группы по произвольному принципу. Например, группировать статьи по принадлежности к доходам, расходам, движению денежных средств или прочим операциям.  

Статьи оборотов в БИТ.ФИНАНС

Формирование отчетов по фактическим хозяйственным операциям 

В процессе внедрения управленческого учета, акцент первоначально делается на ключевых отчетах: анализе денежного потока, отчете о прибылях и расходах, а также управленческом балансе. В БИТ.ФИНАНС основные (операционные) бюджеты  позволяют вводить неограниченное количество бюджетов разных видов, включая операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджет закупок и др.), основные бюджеты (бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов), вспомогательные бюджеты (инвестиционный план, кредитный план и др.). Набор и структуру бюджетов пользователь может разработать самостоятельно.

Отчет по бюджету движения денежных средств (БДДС) в БИТ.ФИНАНС

БИТ.ФИНАНС поможет с формированием мультивалютных бюджетов. Система отражает все операции в четырех валютах: валюте регламентированного учета; валюте управленческого учета; валюте сценария; валюте документа (валюте операции). В отчетах можно выводить валюту, в которой вносились данные и сумму в валюте документа. При использовании прогнозных курсов сценария в документе происходит пересчет в валюту регламентированного учета и другие используемые валюты согласно прогнозным курсам.

Сбор факта текущего периода и анализ отклонений 

Для эффективного управления финансами в БИТ.ФИНАНС предусмотрен также платежный календарь. Этот инструмент помогает предвидеть возможные кассовые дефициты, грамотно спланировать крупные закупки или выплаты, а также безопасно организовать дивидендные распределения. 

Платежный календарь в БИТ.ФИНАНС

Отчет «План-фактный анализ» позволяет сопоставить все заявки по статьям расходов, проверить, есть ли расхождения, отклонения по расходам отдельно по каждому подразделению. Отклонения от плана система автоматически высчитывает в числовом и в процентном значениях. 

Отчет «План-фактный анализ» в БИТ.ФИНАНС

Читайте также: Автоматизация бюджетирования с помощью БИТ.ФИНАНС

Заключение

Бюджетирование – один из ключевых инструментов управленческого учета, который помогает в планировании, контроле и оценке эффективности деятельности организации. 

От того, насколько верно будет разработан на предприятии процесс бюджетирования зависит не только возможность предприятия оперативно анализировать результаты своей деятельности, но и своевременно корректировать целевые показатели и принимать взвешенные управленческие решения.

Эффективное бюджетирование в управленческом учете начинается с глубокого погружения в компанию: изучение ее документации, стратегии, целей и текущих задач. На этой основе отбираются оптимальные типы бюджетов, определяются исполнители за их ведение и проводится их подготовка. Для повышения скорости и прозрачности разработки и контроля бюджетов целесообразно внедрять программное обеспечение. 

Автоматизация бюджетирования позволяет существенно сократить время и усилия, затрачиваемые на составление и анализ бюджета. Кроме того, автоматизация бюджетирования позволяет избежать ошибок, которые возникают при традиционном формировании бюджета, а также получать любые отчеты точно в срок и за определенный период. Также этот процесс служит тому, чтобы для данных вопросов была создана централизованная информационная база, что позволяет легко и быстро получать исходные данные о бюджете организации, а также быстро и точно формировать отчетность.