Внедрение системы БИТ.WMS на заводе по производству снеков

Описание проекта

Продукт компании относится к сегменту FMCG и имеет сложные сроки годности, проблематично контролировать их без автоматизированной информационной системы. До автоматизации на складе завода был один стеллаж, остальная продукция хранилась на полу. Такое хранение обеспечивало легкий доступ, при сборке заказов номенклатуру и сроки годности можно было проверить визуально без особых усилий. Но при этом вместимость склада была использована не оптимально, а объем размещаемой продукции был сильно ограничен.

В планах руководства было расширение товарной матрицы, рост объемов производства и продаж. Чтобы обеспечить размещение растущего объема продукции на складе, установили дополнительные стеллажи. Именно тогда столкнулись с проблемой: как же понять, что лежит на верхних ярусах, ведь быстро проверить вручную невозможно.

Что сделали, чтобы ускорить сборку:

1. Структурировали размещение на складе в расчете на двухнедельный запас;
2. Создали маршрут обхода с учетом мест хранения двухнедельного запаса и согласно принципам комплектации (сначала тяжелые позиции, потом легкие);
3. Сделали большие маркировки для высотного хранения – на каждой полке наименование товара и сроки годности.

Эти изменения ускорили комплектацию заказов и уменьшили ошибки, но дальше повышать скорость и точность сборки можно было только двумя способами:

1. Нанять больше людей и увеличивать парк техники. Это значит, увеличатся затраты на ФОТ сотрудников, обслуживание и ремонт техники;
2. Внедрить ИТ-инструмент, который при том же количестве ресурсов позволит ускорить процессы и снизить ошибки.

Так пришли к выбору WMS-системы, которая за два клика может показать что, когда и к кому уехало, с какой полки, с каким сроком годности.

Большая долгосрочная цель проекта

Заказчик хотел масштабировать бизнес, расширяться по России и за рубежом. Достичь эту цель можно было за счет увеличения объемов производства и продаж, улучшения клиентского сервиса. Для этого компании понадобятся новые склады. Сверхзадачей проекта по внедрению WMS было адаптировать готовый ИТ-инструмент под потребности предприятия и регламентировать складские бизнес-процессы, чтобы в дальнейшем тиражировать на открывающихся складах.

Задачи, которые решали с помощью WMS:

1. «Правильный» учет: серийный учет, контроль сроков годности и адресное хранение. Основной информационной системой заказчика было 1С:УПП. Учет велся по потребностям бухгалтерии, а не по потребностям склада: не учитывались серии, количество мест, данные по объему, был беспорядок в штрихкодах, не было маркировки транспортного короба и т.д.
2. Ускорение производственной мощности, процесса сборки и отгрузки. Ранее было много ошибок, все проверялось только визуально и вручную. Хотелось, чтобы после внедрения появилась возможность резко увеличить производственную мощность (например, нанять в сезон больше людей). При этом не нести затрат на обучение и снизить количество ошибок за счет четких регламентов и системного контроля.
3. Улучшение клиентского сервиса и работы с претензиями. Завод работает с крупными торговыми сетями, которые предъявляют четкие требования по срокам годности. Важно было контролировать остаточные сроки годности, минимизировать ошибки в комплектации, ввести профилактику жалоб.

Топ-менеджеров компании интересовало, сколько стоит внедрение WMS и какие результаты от нее будут. Директор по логистике подготовил матрицу программных продуктов класса WMS и список компаний-интеграторов. Рассмотрели несколько вариантов:

• Макросы на excel – трудозатратно, не работает с терминалами сбора данных (ТСД);
• Программа «Мой склад» не рассчитана на такой объем задач;
• Доработка 1С:УПП. Такой проект дороже и затянулся бы по времени. Плюс не обошлось бы без административных сотрудников, которые занимались бы только контролем. Основной программный продукт, особенно с блоком регламентированного учета от самостоятельной WMS-системы отличается тем, что в 1С много пользователей с правом корректировок (бухгалтерия, менеджеры и т.д.). Эти пользователи могут изменить документ реализации, не заботясь о том, как это отразится на складе (удалить, распровести, изменить дату).Пример: склад укомплектовал и отправил заказ клиенту, товары находятся в пути. В это время менеджер удаляет документ реализации по согласованию с бухгалтерией, при этом не списывает товар. В результате, программа показывает, что товар вернулся на склад, а фактически товара там нет. Сотрудники склада несут материальную ответственность за остатки, в попытке найти пропажу несколько человек проводили ревизию, потратили много времени на поиск.

Поэтому определили важный критерий: WMS должна быть дублирующей системой, а не частью системы регламентированного учета. В таком случае пользователи 1С:УПП не смогут произвести изменения без ведома склада.

Руководители выбрали программу на платформе «1С», так как ее будет проще интегрировать с основной учетной системой 1С:УПП. Рассмотрели предложения разных интеграторов и остановидлись на компании «Первый Бит», специалисты которой быстро подготовили предложение, где подробно расписали этапы внедрения и обозначили оценку работ.

Оптимальным решением стало внедрение системы, которую разработал нижегородский офиса Первого Бита – БИТ.WMS.

Ход проекта

На старте проекта специалисты Первого Бита провели обследование основных бизнес-процессов и подготовительную работу: настроили адресную систему хранения, внедрили штрих-кодирование товаров и работу кладовщиков по комплектации заказов с помощью ТСД.

Что касается терминалов сбора данных, специалисты Первого Бита отговорили заказчика от покупки планшетов на руку с кольцами. Вместо этого посоветовали модели MobileBase DS5 3.5 и AТОЛ Smart.Lite. Выяснилось, что сторонние ревизоры завода применяют точно такие же терминалы, поэтому утвердили именно эти модели.

Переход на программу БИТ.WMS осуществили по стандартному алгоритму, в том числе настроили интеграцию с 1С:УПП.

Эффект от внедрения БИТ.WMS 

Главная ценность программы для отделов планирования, продаж, маркетинга и финансовой службы – это соответствие количества и сроков годности товаров в программе фактическому наличию на складе. Где лежит и как хранится товар – им не важно.

Ценность для склада – размещение, увеличение скорости и точности комплектации.

Отдел планирования производства на данном предприятии отделен от склада. Сотрудникам организовали доступ в БИТ.WMS, т.к. им важен учет сроков годности, чтобы планировать запуск новых партий и своевременно сообщать отделу продаж и маркетинга о необходимости запуска акций, обновляемости остатков и других активностей.

Отделу маркетинга понравилось, что в функционале БИТ.WMS есть АВС-анализ. Появилась возможность управлять ассортиментом, планировать продвижение исходя из спроса на товары.

До внедрения WMS у бухгалтерии со складом были недопонимания. Бухгалтеры считали остатки с точки зрения первичных документов и законодательства, а склад работал с физическим товаром. Чтобы избежать конфликтов, сделали отчет по сопоставлению остатков в 1С:УПП и БИТ.WMS. Теперь в случае недостач на складе проводится мини-расследование. Появился двойной контроль.

Улучшился и клиентский сервис. Самое загруженное время у завода – конец месяца. Отдел продаж подбивает все заказы, нагрузка на логистов и сборщиков увеличивается. Как результат, из-за спешки становится больше ошибок: выбор неверной номенклатуры, несоблюдение очередности отгрузки по срокам годности и др.

WMS-система обеспечила точность и скорость. Уже на этапе запуска комплектации кладовщики понимали будет ли заказ собран. Реализовали функцию «добор», когда для комплектации заказа частично не хватает товара, а машина уже готова. В этом случае склад заранее предупреждает отдел продаж о том, что заказ выполнен частично и есть варианты: перенести дату отгрузки или выполнить доставку в два этапа. Клиентский сервис ценится выше, когда с заказчиком эти моменты решаются заблаговременно. Это профилактика работы с претензиями.

В каких случаях нужно внедрять WMS:

1. Если есть потребность в отслеживании сроков годности товара;
2. Если у предприятия фиксированный объем отгрузок;
3. Если на предприятии есть стеллажное хранение (при высотном хранении невозможно визуальную проверить содержание ячеек и сроки годности)
4. Если во время ревизий и инвентаризаций всегда расхождения
5. Если сотрудники работают на сделке, чтобы была мотивация делать быстро и правильно (в этом случае лучше внедрять WMS в внесезон).