Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Внедрение единой системы документооборота для всех подразделений в многопрофильной компании «Галла»

Заказчик

Многопрофильная компания «Галла» создана в 2001 году в г. Нижневартовск. Основное направление деятельности компании комплексное обслуживание объектов социально-бытового назначения и организация корпоративного питания в городе и на месторождениях.


21

Количество автоматизированных рабочих мест

500

Количество сотрудников

Описание проекта

До знакомства с компанией Первый Бит процесс документооборота в компании «Галла» практически полностью опирался на бумажные носители, личные контакты, а также разрозненную систему учета документов в «реестре документов» оформленных в ПО «Excel», что приводило к искажению и потере данных. Происходили многократные ручные запросы по исполнителям документов. Не было возможности получить единый сводный отчет по состоянию исполнения и взаимодействий с клиентами. Кроме того, процессы документооборота не были описаны и регламентированы, что приводило к длительному согласованию. У делопроизводителя много времени уходило на перемещения между службами, но и на сам процесс подписания, т.к. исполнители часто отсутствовали на совещаниях и физически не могли согласовать или подписать документы.

По мере развития компании, увеличения количества документации и улучшения качества внутренних процессов было принято решение о переходе на новый уровень работы с информацией, что инициировало поиск решения для автоматизации работы с внутренним документооборотом. С данной задачей компания «Галла» обратилась в Первый Бит Омск, и первой точкой касания было участие в обучающем мероприятии, где руководство приняло окончательное решение в пользу автоматизации документационной работы на базе программы 1С:Документооборот ПРОФ.

Этапы внедрения:

  1. Предпроектное обследование: интервью ключевых пользователей, анализ схемы потоков данных, схемы взаимодействий между отделом в части обмена. документами, поиск разрывов в бизнес-процессах.
  2. Моделирование бизнес-процессов с ключевыми пользователями: разработка алгоритма движения и согласования всех документов внутри компании.
  3. Внедрение системы 1С: Документооборот согласно этапам обследования и моделирования.
  4. Ввод в эксплуатацию: обучение пользователей, поддержка и сопровождение в период тестовой эксплуатации и далее по договору сопровождения.

Задачи проекта

1

Систематизировать и упорядочить работу с документами в компании.

2

Ускорить процесс согласования документов.

3

Сократить трудозатраты делопроизводителя.

4

Высвободить время сотрудников на другие ключевые задачи.

Результаты работы над проектом

  1. Стандартизирована работа с документами на предприятии: согласование документов по утвержденным цепочкам, назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.

  2. Реализованы процессы согласования и подписания документов с использованием электронной подписи.

  3. Минимизированы риски путаницы и потери оригиналов документов благодаря автоматизации работы с входящими и исходящими документами

  4. Создана единая база документов, которая стала доступной для работников из разных подразделений, в том числе и в территориально удаленных офисах.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Примеры внедрения и отзывов клиентов

Посмотреть все кейсы

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение