Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Внедрение 1С:Документооборот сократило трудозатраты компании в 2 раза. Кейс центра геологического моделирования в Саратове

Заказчик

Центр геологического моделирования научно-исследовательских работ Поволжья с 2009 года занимается комплексным проектированием производств и объектов для эффективной и безопасной работы предприятий нефтегазового комплекта. Центр осуществляет современную проектную научно-исследовательскую работу, включая концептуальные проекты, проработку многоквартирных решений, авторский надзор.


3

Количество автоматизированных рабочих мест

Описание проекта

В компании бухгалтерский и налоговый учет ведется в программе “1С:Бухгалетрия ПРОФ”. Процесс документооборота осуществлялся на бумажных носителях. Имелась неполная система учета документов в табличных документах Excel. Такой вид учета проводил к долгому согласованию документов, искажению и потере данных, а также из-за частых ручных запросов исполнителей не было возможности контролировать исполнение задач. Процесс документооборота не был регламентирован и был очень трудозатратным.

За решением своих задач руководство компании обратилось в “Первый Бит”. Специалистами было подобрано решение “1С:Документооборот”.

Сотрудниками “Первого Бита” была выполнена установка и настройка программы “1С:Документооборот”, заполнена нормативно-справочная информация (общие справочники системы, такие как структура предприятия, пользователей, авто заполнение документов и т.д.), были подготовлены обучающие материалы по программе для сотрудников и проведена демонстрация по работе с программой.

После установки данного решения, полный цикл документооборота перешёл на электронный формат. Выстроен бизнес-процесс по работе с документами. В программе осуществляется стандартный набор шаблонов процессов для обработки документов: исполнение, ознакомление, рассмотрение, регистрация, согласование, утверждение/подписание.

Также, в системе ведется внутренний документооборот - хранение внутренних документов (служебные записки, приказы, ОРД, проектные документы и пр.) организовано в журнале, в котором все документы можно просматривать сплошным списком.

За счет автоматизации организован контроль за договорными документами и все, что с ними связано: согласование, контроль сумм и контроль прохода сопроводительных документов, контроль маршрута договора и поступление сканов и копий оригиналов подписанных документов.

Согласование документов в системе позволило в два раза ускорить и упростить процесс управления документами, сократить время на их подготовку и обработку, а также снизить вероятность ошибок и упущений. В программе происходит автоматические заполнение файлов договоров, где текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки (номер, дата, заголовок и т.д.).

Установленное решение позволило руководству контролировать исполнительную дисциплину. Функционал позволяет контролировать сроки и объемы выполнения задач, вести ежедневный учет времени сотрудников в разрезе выполняемых работ, а также производить анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников и подразделений.


Задачи проекта

1

Перевести работу с документами в электронный формат. Полностью уйти от бумажного ведения учета.

2

Сократить трудозатраты по работе с документами сотрудников.

3

Ускорить процесс согласования документов.

4

Исключить потерю документов.

Результаты работы над проектом

  1. Сократилось время на обработку документов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов документооборота в компании сроки и затраты на обработку документов сокращены.
  2. Ускорилась подготовка документов за счет использования автозаполнения документов.
  3. Увеличилась прозрачность работы с документами. Автоматизация позволила получать полную информацию о статусе документов и их маршруте. Это снизило вероятность пропуска важных задач и улучшить контроль над процессами.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Примеры внедрения и отзывов клиентов

Посмотреть все кейсы

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение