Описание проекта
Ранее в компании Медикер использовалась «1С:Бухгалтерия для государственных предприятий Казахстана» и «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Первичный кадровый учет велся в облачном сервисе с ограниченным функционалом, не было возможности решить задачи кадрового делопроизводства полностью автоматизировано. Например, штатное расписание, табели, приказы велись вручную.
Учитывая масштабы организации учет был трудоемким и рутинным, срабатывал человеческий фактор.
Медикер оказывает услуги пациентам
- на платной основе
- по государственному заказу (бесплатная медицинская помощь)
- по медицинскому страхованию через Фонд (при поддержке государства)
- по добровольному медицинскому страхованию (Полис от Работодателя)
Поэтому стояла необходимость в ведении учета по всем статьям бюджета доходов и расходов.
Также расчет переменной части в заработной плате сотрудников компании Медикер складывается из множества источников финансирования. Процентные ставки, налоги медицинского персонала рассчитывались вручную в Excel.
Для персонала скорой помощи табель с почасовой оплатой с обусловленными тарифными ставками для дневных, ночных и праздничных рабочих часов велся вручную.
В госпиталях идет выдача медикаментов по бесплатным рецептам, согласно программе ГОБМП и ОСМС. Для формирования общей картины, своды по всем медицинским центрам сводились вручную и готовились в утвержденных форматах отчетности для Министерства Здравоохранения Республики Казахстан.
В компании Медикер узкопрофильные специалисты работают по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), ведение учета по таким формам договоров велось также вручную.
Так как медикаменты и медицинские препараты обязательны к отражению в Виртуальном складе, бухгалтерам приходилось отражать перемещение товаров на портале ИС ЭСФ дополнительно.
При внутреннем совместительстве сотрудников Медикер приходилось заводить в нескольких базах с полным приемом на работу. Это приводило к не корректному учету по количеству сотрудников и по общему налогообложению.
Рост и развитие компании Медикер требовало комплексную оценку состояния финансовых показателей, кадровых изменений и товаропотока в режиме реального времени.
Эксперты компании Первый Бит учитывая специфику деятельности предприятия, учет медикаментов, источники финансирования по услугам и медикаментам, необходимость формирования отчетности по государственному заказу предложили следующие услуги:
1. Консолидацию «1С:Бухгалтерия для Казахстана» и «1С:Бухгалтерия для государственных предприятий Казахстана»
2. Настройку интеграции «1С:Бухгалтерия для Казахстана» с ИС ЭСФ
3. Внедрение «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций» в трех медицинских центрах ( Медикер Астана, Медикер головной офис, Медикер ЮК)в рамках пилота и с целью дальнейшего масштабирования на все филиалы
4. Настройку обмена между «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций» и «1С:Бухгалтерия для Казахстана»
5. Доработку по договорам ГПХ в «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций»
6. Внедрение Бит.Финанс Управленческий учет
Консолидированный регламентированный и торговый учет
В рамках программ ОСМС, ГОБМП госпитали выдают пациентам медикаменты, оказывают услуги по введению внутримышечных и внутривенных инъекций с ведением отчетности в разрезе:
- Физических лиц (ФИО);
- Номера страховой карточки;
- Рецептов;
- Препаратов;
- Количественно-суммового учета.
Эксперты Первого Бита создали дополнительный справочник, для упрощенного выбора физического лица. Создали отчет для выгрузки и дальнейшей передачи в головную организацию с целью получения оплаты за лекарства выданные по рецепту больным.
Специалисты Первого Бита все имеющие информационные базы, а именно «1С:Бухгалтерия для государственных предприятий» и «1С:Бухгалтерия для Казахстана» по сети клиник консолидировали в единую «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Для консолидированной отчетности по всем медицинским центрам, поступлениям, выдаче лекарств, сопутствующим получениям и выпискам электронных счетов фактур отражения запасов на Виртуальном складе, специалисты Первого Бита создали единую базу в «1С:Бухгалтерия для Казахстана».
Для корректного обмена были приведены в единый формат следующие справочники:
- Номенклатура
- Организации
- Кассы
- Счета организаций
Теперь филиальные сети и головной офис ведут регламентированный учет в одной базе. Благодаря чему отражаются перемещения по поступлениям и выдаче медицинских препаратов, количественно-суммовые остатки.
Интеграция с ИС ЭСФ, модуль Виртуальный склад
Консультанты 1С компании «Первый Бит» настроили интеграцию ИС ЭСФ с консолидированной «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Менеджеры в госпиталях контролируют остатки, формируют заказы согласно потребности, ведут учет по методу ФИФО, реализуют и списывают медикаменты по серийно. Ведут учет по рецептурным и заказным препаратам. По итогам интеграции «1С:Бухгалтерия для Казахстана» с модулем Виртуальный склад в ИС ЭСФ, идет полное отражение остатков в разрезе госпиталей на портале ИС ЭСФ и выписка ЭСФ прямо из 1С.
Кадровый учет
При реализации пилотного проекта по внедрению «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций» учли пожелания специалистов, менеджеров компании Медикер и бизнес-процессы, автоматизировали следующие контуры:
- Учет кандидатов: внесение в базу физического лица (кандидата), оформление кандидата на прием;
- Учёт кадров: создание приказа на прием, трудового договора, дополнительного соглашения, перевод с одной должности на другую, увольнение работника;
- Учёт отпусков: создание приказов по отпускам: трудовой отпуск, отпуск без содержания, социальный отпуск, по беременности и родам и по уходу за ребенком;
- Учет рабочего времени (табель): ведение индивидуальных графиков, учет работы в выходные дни и создание приказов по выходу на выходные дни и сверхурочные, регистрация переработок;
- Учёт отсутствий на рабочем месте: регистрация больничных листов, создание приказов по отсутствиям работника, по командировкам и т.д.;
- Учёт премий: приказы по начислению премии, вознаграждения и приказы на выходные дни и праздники;
- Учет военнообязанных;
- Учет обучения персонала.
- Учет сертификации сотрудников и их категорий.
Теперь в «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций» для учета занятости работников скорой помощи используются сменные графики и графики суммированного учета рабочего времени. Учет отработанного времени реализуется методом «отклонений», вносятся отклонения от нормальной продолжительности рабочего времени расчетными документами: больничные листы, отпуска, простои и т.д.
Для сотрудников, работающих по внутреннему совместительству, используется исчисление среднего заработка.
И самое главное, теперь в «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций» ведется полное отражение по начислениям переменной части и окладов врачебного персонала Медикер согласно источникам финансирования. Бухгалтеры и специалисты кадровых служб ведут учет по планово-фактическим показателям в разрезе статей бюджета, например по бесплатной медицинской помощи, в рамках полисов от работодателей, по государственному заказу или на платной основе.
Доработали возможность распечатки трудового договора, приказов о приеме, об увольнении, о внутреннем перемещении с целью ведения печатного архива. Результаты начисления заработной платы, отражения в регламентированном учёте и платежные поручения ведутся в «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Специалисты 1С компании Первый Бит настроили обмен между «1С:Бухгалтерия для Казахстана» и «1С:Зарплата и кадры для государственных предприятий». Благодаря консолидации баз исключили двойной учет по приему на работу одних и тех же сотрудников, настроили корректное отражение по исчислениям на сотрудников (ИПН по ставке 10%, ОПВ 10%, ООСМС 3%, ВОСМС 2%, СО 3,5% и СН) Консультанты 1С компании Первый Бит доработали документ договор по ГПХ(гражданско-правового характера) в «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций» с функцией отдельного расчета налогов по данному виду найма. Так как налогообложения по договорам ГПХ отличаются от стандартных трудовых договоров благодаря доработке ведется корректный раздельный учет исчислений. Также учитываются налоги по сотрудникам трудящимся по совместительству, например если сотрудник работает одновременно по трудовому договору и по ГПХ, исключаются повторные уплаты в бюджет (пенсионные, подоходные, медицинские, социальные и другие)
Управленческий, финансовый учет
Так как в компании Медикер финансирование идет из бюджетных, государственных, собственных и частных средств, специалисты 1С компании Первый Бит настроили финансовый учет с помощью Бит.Финанс. Управленческий учет. Теперь финансисты Медикер анализируют показатели по плану и факту доходов и расходов и движения денежных средств прямо в 1С, исключая ручной ввод и свод в Excel. В группе компаний Медикер при заключении договоров с работодателями по полису медицинского страхования, контракты отражаются в виде проектов, с определенными сроками и обязательствами.
Для отслеживания финансовых поступлений и исполнений этапов согласно договорам, используется Бюджет доходов и расходов и Бюджет движения денежных средств. Предусмотрена детализация плоть до источников финансирования и проектов, например, мы видим документ поступления, проваливаемся и видим проект, в рамках которого поступили средства и выделенную статью бюджета.
Благодаря консолидированной отчетности идет анализ по видам деятельности компании Медикер, это услуги клиник, госпиталей, скорой помощи, выдача бесплатных лекарств и препаратов в госпиталях, поставка медицинского оборудования. Согласно введенным проектам и графику платежей строится план по ожидаемым доходам и сравнительный анализ плана с фактом.
Специалисты Первого Бита настроили элиминацию внутригрупповых оборотов. Так как в группе 23 компании и часто практикуется, например приобретение медицинского оборудования оптом одним юридическим лицом, далее идет распределение заказов, т.е. внутренняя продажа согласно потребности по клиникам. Благодаря Элиминации вычитаются внутренние денежные потоки, исключается фиктивное завышение оборотов и двойной учет по НДС. Консультанты 1С Первый Бит доработали регламентированный учет в БитФинанс Управленческий учет с элиминацией. Сейчас финансисты, бухгалтеры по налогам отслеживают оплаченные налоги в разрезе врачебного персонала, НДС, КПН, СН, ИПН и другое прямо в 1С с учетом внутригрупповых оборотов.
