Описание проекта
Предприятие нуждалось в современной системе электронного документооборота, которая помогла бы организовать эффективную работу с документами, включая создание, согласование, хранение и поиск нужных данных. Для этого руководство предприятия обратилось в компанию «Первый Бит», Челябинск, которая имеет большой опыт автоматизации крупных предприятий по всей России. Это подтверждено статусом «1С:Центр компетенций по документообороту».
Оптимальным решением для компании «МАКФА» стала программа «1С:Документооборот КОРП». Ее внедрение позволило автоматизировать следующие функции:
- внутренний документооборот;
- учет всех данных в разрезе проектов (например, документов, процессов, задач);
- сканирование и штрихкодирование документов;
- учет, контроль и анализ сроков, циклов, успешности исполнения задач;
- учет обращений граждан;
- подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий;
- учет и планирование рабочего времени.
В результате автоматизации предприятие полностью отказалось от бумажного документооборота. Более 300 сотрудников имеют доступ к программе «1С:Документооборот КОРП 8».
Для эффективной работы с новой системой необходимо было профессиональное обучение сотрудников. Эксперты Первого Бита обучили рядовых пользователей и топ-менеджеров компании. Программа обучения была разработана специалистами Первого Бита с учетом всех особенностей работы сотрудников в программе. Каждый пользователь умеет выполнять ключевые процессы и знает весь необходимый функционал системы благодаря тому, что на протяжении полутора месяцев по четыре часа в день уделял обучению. В планах компании – провести обучение групп, работающих в удаленных филиалах.
Кроме того, в рамках проекта совместными усилиями собственного IT-подразделения МАКФЫ и команды Первого Бита был разработан механизм бесшовной интеграции «1С:Документооборот» с основной учетной системой – «1С:Управление производственным предприятием». Совместное использование с «1С:Документооборот» дополняет программу «1С:УПП» следующими возможностями:
- создание поручений, изменение и выполнение задач «1С:Документооборота 8»;
- просмотр истории выполнения задач и процессов;
- запуск и работа с бизнес-процессами;
- создание и хранение файлов произвольных типов и работа с ними;
- просмотр, создание, редактирование и отправка электронных писем (входящих, исходящих);
- согласование документов «1С:УПП»;
- просмотр и добавление связей между документами «1С:Документооборота 8»;
- работа с ежедневными отчетами по учету рабочего времени. Добавление фактических трудозатрат в ежедневные отчеты из данных «1С:УПП».
Совместное использование «1С:Документооборотом 8» и «1С:УПП» избавляет пользователей от перехода из одной информационной базы в другую. В карточках базы «1С:УПП» или приложении доступны гиперссылки, обеспечивающие доступ к любым учетным данным из «1С:Документооборота»: присоединенные файлы, процессы, задачи, истории переписки. Это экономит время сотрудников на исполнение поручений и ускорить все производственные и хозяйственные операции.
Дмитрий Новик,
специалист по информационной безопасности
