Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Учет аренды помещений в Международном финансовом центре «Астана» на базе Битрикс24

Заказчик

Международный финансовый центр «Астана» («МФЦА») — ведущий финансовый институт в Центральной Азии и Восточной Европе, предоставляющий бизнесу возможность привлекать капитал благодаря специально созданным условиям. На 2024 год привлечено 10,9 млрд. долларов США на инвестиции, 300 проектов профинансировано за счет краудфандинга, выплачено 85,2 млрд. тенге налогов в бюджет страны.


8

Количество автоматизированных рабочих мест

40

Количество сотрудников

Описание проекта

Администрация «МФЦА» обратилась в «Первый Бит» с запросом на расширение функционала текущей системы и повышение эффективности работы через автоматизацию. CRM на базе «Битрикс24» была внедрена в 2021 году, но использовалась только отделом Participant and Sales и то частично, поскольку бизнес-задачи часто превышали возможности системы.

Основной целью проекта стало создание удобного сценария для обработки клиентов, желающих забронировать помещение. Администрация «МФЦА» поручила специалистам внедрить процесс онлайн-резервирования, демонстрации планировки здания, управления контрагентами и соглашениями.

Эксперты «Первого Бита» провели предпроектный аудит и согласовали следующие задачи:

  • создание мультифункциональной карточки контакта;
  • реализация процесса для управления банковскими реквизитами контрагентов;
  • интеграция телефонии;
  • внедрение агрегатора мессенджера WhatsApp;
  • настройка воронки для коммуникации по организации мероприятий;
  • связь определённых электронных почтовых адресов с разделами «Лиды» и «Сделки».

Создание карточек клиентов

Специалисты «Первого Бита» разработали карточку контакта, которая является основной единицей клиентской базы CRM. Карточку «МФЦА» можно использовать для анализа потребительского спроса, связывания сделок, генерации коммерческих предложений и договоров, организации рассылок и т.д. Менеджеры «МФЦА» связывают карточку клиента со сделками или карточками компаний для получения полной информации о клиенте, а также используют её для массовых рассылок.

Автозаполнение банковских реквизитов

Для оперативного ввода и управления банковскими реквизитами контрагентов была внедрена автоматизация, снижающая рутину и риск ошибок. Специалисты Первого Бита настроили:

  • поиск контрагента в реестре Казахстана по ИИН;
  • выбор типа организации (физическое или юридическое лицо);
  • автоматическое заполнение реквизитов на основе ИИН.
Менеджеры могут корректировать данные и добавлять счета в других банках, что уменьшает вероятность ошибок при вводе реквизитов.

Интеграция телефонии с Битрикс24

Телефония в CRM необходима для поддержания связи с клиентами, улучшения коммуникации и повышения производительности команды. Автоматическое создание карточки контакта при входящем звонке снижает рутину. Автоинформатор в нерабочие часы и система перезвона для пропущенных звонков помогают удержать клиентов. Запись звонков используется для контроля качества обслуживания, обучения сотрудников и решения спорных ситуаций. 

Специалисты «Первого Бита» интегрировали телефонию с Битрикс24 и максимально задействовали её возможности. При первичном обращении клиента система создаёт предварительно заполненные карточки контакта и сделки, которые запускают воронку коммуникации. Администратор может распределять звонки между менеджерами в зависимости от их загруженности. В рабочее время трубку нужно снять в течение 30 секунд, после чего включается автоответчик и номер попадает в очередь на перезвон. В нерабочее время автоответчик и автоинформатор включаются сразу, предоставляя клиенту информацию и возможность оставить сообщение. Если звонит действующий клиент, система подтянет его данные, и сделку можно инициировать прямо из карточки звонка, что значительно экономит время. Все телефонные разговоры сохраняются в истории и могут быть прослушаны в любой момент.

Настройка Wazzup в Битрикс24

Агрегатор сообщений Wazzup сокращает время на коммуникацию, интегрируя обращения клиентов через мессенджер прямо в карточки сделок, что позволяет менеджерам быстро отвечать из CRM. Эта интеграция повышает качество и скорость обслуживания и теперь доступна в «МФЦА». При первичном обращении клиента через WhatsApp система создаёт карточки контакта и сделки, запускающие воронку коммуникации. Сообщения направляются в группу компании, где администратор назначает ответственных за переговоры. Если клиент пишет в нерабочее время, система отправляет уведомление о выходном, и сообщение остаётся непрочитанным до начала рабочего времени. Запросы без ответа автоматически закрепляются вверху списка, чтобы не упустить диалог. При попытке звонка через WhatsApp система предлагает перейти на переписку в чате. Все переписки сохраняются в CRM.

Воронка продаж в Битрикс24

Ключевым этапом проекта стало внедрение воронки для коммуникации по организации мероприятий, включая бронирование помещений. Специалисты «Первого Бита» разработали гибкий смарт-процесс, адаптируемый под запросы клиента, специально для «МФЦА».

Этапы воронки:

  1. Неразобранное: сделки, зафиксированные с помощью телефонии и агрегатора сообщений, автоматически сгружаются сюда, но менеджер может заполнить карточку и запустить воронку вручную.
  2. Связаться позже: если клиент ушёл думать после консультации, сделку можно отложить, но контакт останется перед глазами для возобновления переговоров без повторного сбора информации.
  3. Заключение договора: сотрудник заполняет обязательные поля (дата мероприятия, количество гостей, рассадка, имя и телефон заказчика), формирует коммерческое предложение и договор с выбором языка и формата файла.
  4. Подготовка к мероприятию: согласование деталей ивента и договорённости с подрядчиками.
  5. Возвратные документы: контроль оплаты, подписание закрывающих документов и запрос оригиналов. Система напоминает о необходимых действиях.

В результате каждый этап сделки под контролем.

Интеграция почтовых ящиков

Сотрудники «Первого Бита» интегрировали в систему отдельные почтовые ящики, что стало дополнительным источником контактов. Новые письма распознаются CRM как Лиды, и для них автоматически создаются карточки. Вся дальнейшая переписка попадает в соответствующую сделку, обеспечивая, что ни один email не потеряется. Это решение позволяет ускорить регистрацию клиентов и систематизировать переговоры, обеспечивая оперативную реакцию компании независимо от канала обращения клиента.

Задачи проекта

1

Автоматизация процессов учета аренды помещений.

2

Учет клиентской базы в CRM.

3

Настройка телефонии, Wazzup, e-mail в Битрикс24.

4

Получение аналитики по рекламным каналам.

5

Формирование отчетности по помещениям в разрезе занятости по периодам.

Результаты работы над проектом

  1. Теперь CRM-система охватывает максимум отделов, все сделки сотрудники ведут в едином окне.
  2. Скорость обслуживания и качество коммуникации значительно улучшилось.
  3. Операционной рутины стало меньше, а производительность труда заметно выросла.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение