Описание проекта
Компания «Альянс» скупает зерно у сельхозпроизводителей и хранит его на собственных элеваторах. Для доставки товара компания использует наемный транспорт, а штатные логисты управляют процессами перевозок. Логист отвечает за оформление заказа, контроль документооборота и расчеты с перевозчиками. Все заявки на транспортировку зерна логисты вели в таблицах Excel, товарно-транспортные накладные формировали и заполняли вручную. Процесс был трудоемкий и занимал много времени. Расчёты с перевозчиками делали вручную, а после передавали в бухгалтерию. На основе этих данных бухгалтер оплачивала услуги за доставку. Из-за большого количества ручных операций возникала путаница и ошибки в учете. Одному и тому же перевозчику могли заплатить несколько раз, а кому-то не доплатить. Отсутствовала аналитика по взаиморасчетам с подрядчиками. Сложности возникали с распределением затрат на логистику по конкретной партии товара.Основные возможности «БИТ.Экспедирование Лайт»:
- формирование заявки на перевозку;
- подбор транспорта;
- работа с сопроводительной документацией;
- анализ по оказанным услугам, взаиморасчетам с контрагентами.
Для ведения регламентированного учета в ООО «Альянс» уже использовали «1С:Бухгалтерия 8», поэтому модуль «БИТ.Экспедирование Лайт» установили на ее платформу и помогли с заведением начальной нормативно-справочной информации. После этого настроили 2 рабочих места для логистов и обучили их работе в новой программе.
Теперь логисты работают в 1С, исключив ведение заявок на перевозку в электронных таблицах. Они используют наработанный справочник перевозчиков и формируют документы «Заявка экспедирования». На основании документа «Заявка экспедирования» производится печать транспортной сопроводительной документа для водителя. При этом логисты теперь не тратят время на ручное заполнение и не допускают ошибок.
Рис.1 Пример заполнения заявки на экспедирование.
На вкладке «Расчет стоимости» прописывается сумма оплаты за перевозку.
На основании «Заявка экспедирования» создается акт о поступления услуг на перевозку.
Специалист 1С доработал печатную форму счета покупателя зерна с указанием адрес отправки. Теперь в новой системе транспортные затраты автоматически распределяются на партию товара. Таким образом, в программе корректно считается себестоимость зерна с учетом перевозки до клиента.
При помощи отчета “Задолженность поставщикам” можно отслеживать оплату перевозчикам. Для удобства можно настроить отбор контрагентов только из группы “Перевозчики”.
Благодаря аналитике, теперь можно оперативно отслеживать выплаченные авансы, дебиторскую задолженность по транспортным услугам и не допускать задвойки оплат.
Ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в единой базе данных делает работу компании прозрачной и понятной.В настоящее время специалисты Первого Бита обновляют программы 1С в ООО «Альянс» и оказывает техническую поддержку пользователям.
