Описание проекта
Производящиеся шкафы автоматики уникальны: создаются под конкретного заказчика и определенные задачи. Среди возможных вариантов назначения:
- системы пожаротушения;
- центры управления насосными станциями;
- вывод информации о рабочих параметрах (на дисплей или световой индикацией);
- регулировка настроек технологических процессов.
В связи с ростом клиентской базы и усложнением транспортной логистики в отношении доставки электронных компонентов из-за рубежа, появилась необходимость ведения прозрачного учета в разрезе каждого заказа с учетом используемых компонентов, затраченных финансов и материалов. Руководство фирмы решило рассмотреть внедрение автоматизированного решения, направленного на управление проектами.
На всех этапах обмен информацией происходил посредствам отправки excel-файлов по электронной почте внутри сети предприятия. Финансовая информация по проектам собиралась вручную.
На этапе подготовки к производству, проектировщики формировали в excel перечень материалов, которые могут понадобиться и после его согласования по средствам почты или нарочно, он попадал в ОМТС. Менеджер ОМТС резервировал на складе имеющиеся свободные остатки, недостающие запрашивал у поставщика. И только счета на оплату вносил систему (1С:УПП).
Наибольшее количество трудозатрат приходилось именно на сотрудников ОМТС: анализ складских остатков, заведение номенклатуры, внесение счетов.
Так как над проектом всегда идет работа, вносятся изменения от заказчика или ОМТС, если при закупе не оказалось необходимой номенклатуры, то процесс внесения данных и согласования происходит несколько раз.
Количество затраченных по итогу материалов в проекте может отличаться от планируемых изначально значений – ряд комплектующих может быть не использован и списан в свободный остаток, а другие могут быть затрачены в большем количестве, чем ранее планировалось. Из-за отсутствия консолидации, отражение этой информации в документах занимало до нескольких рабочих дней.
Фиксировать случаи замены или формировать перечень дополнительных материалов службе материально-технического снабжения также приходилось вручную, редактируя уже утвержденный документ. Данный подход усложняет учет и приводит к повышению трудозатрат в подразделениях из-за большого объема информации.
Вся информация по проектам хранилась в формате электронных таблиц, а не в единой системе. Специалистам «Экситона» приходилось вручную, после завершения проекта, собирать данные из разных источников, чтобы сформировать отчет о фактической себестоимости изделия.
В поиске решения для автоматизации управления проектами, руководство «Экситона» обратилось в челябинский офис компании «Первый Бит». В ходе совместного изучения бизнес-процессов фирмы, было решено перенести работу всех подразделений, участвующих в выпуске продукта, в единую систему. Реализацию проекта начали на базе типовой конфигурации 1С:ERP.
Подход к реализации проекта во многом зависел от нестандартной специфики работы «Экситона». Чтобы обеспечить переход всех этапов производства на новое решение, в архитектуру платформы внедрены дополнительные расширения, которые не затрагивают работу типовых механизмов, что позволяет быстро обновлять программу без адаптации доработок под новый релиз от вендора.
Работа с документацией на всех этапах производства от проектирования до монтажа шкафа на объекте была перенесена в программу, что позволило упростить управленческий учет и снизить трудозатраты путем перераспределения нагрузки между сотрудниками.
Проектирование
У фирмы имеется набор базовых продуктов, но каждый из шкафов автоматики глубоко кастомизируется под требования заказчика: аппаратная база проекта видоизменяется в зависимости от задач клиентов и планировки помещений предприятия, на котором впоследствии будет установлен шкаф управления. Замена комплектующих и заказ дополнительных материалов может происходить по ходу реализации или уже в процессе монтажа. Это необходимо было отражать в системе.
Чтобы обеспечить возможность ведения прозрачного учета по проектам, расширен типовой механизм заведения ресурсных спецификаций: под каждый проект создается новая ресурсная спецификация, в которой проектировщик формирует перечень необходимых для реализации проекта материалов и их количество. Для него в программе разработано новое рабочее место.
Исторически у проектировщиков существовала форма в Эксель формате, в которой разрабатывался проект целиком в разрезе всех шкафов. По мотивам этого файла было разработано новое рабочее место «Групповое редактирование спецификаций». В разделе Ресурсных спецификаций создаются шкафы и головная спецификация, в которую входит перечень всех шкафов, как полуфабрикатов, производимых по спецификации. При выборе в АРМе головной спецификации проекта, открывается проект в разрезе шкафов: в столбцах таблицы сотрудник видит шкафы спецификации, а в строках – перечень материалов, в пересечениях отражено количество использованных материалов.
Над одним проектом работает сразу несколько человек. В рамках одного проекта могут присутствовать аналоги материалов от разных производителей и поставщиков. Данное рабочее место позволяет обеспечить единство используемых в разрезе проекта материалов. Изучив каждый узел, он исключает дублирование и заменяет разные материалы одним аналогом от единого поставщика.
В результате трудозатраты на сверку спецификаций снизились более чем в 2 раза. Последовательно за короткий срок проектировщик может проверить или внести изменения до 40 ресурсных спецификаций путем расставления значений в таблицу и исключения дублирующих материалов от разных поставщиков.
Благодаря бесшовной интеграции с «1С:Документооборот», ресурсные спецификации проходят согласование в документообороте. После формирования проектировщиком перечня материалов, он нажатием одной кнопки отправляет информацию в «1С:Документооборот», где данные оформляются в документ с приложенными печатными формами.
В результате выстроенной в ДО цепочки согласования, ресурсная спецификация проходит всех согласующих и приходит в работу на закуп в отдел материально-технического снабжения.
В результате работы на проектом могут поступить замечания и изменения по перечню материалов или их количеству от заказчика или от ОМТС. Тогда проектировщик в ERP изменяет спецификацию и направляет документ на согласование снова. Система автоматически вычитает разницу между версиями спецификации и оформляет ее в печатную форму, в результате согласующие видят в документе в ДО два файла: новую измененную спецификацию и разницу между прежней и новой версией. В результате видно текущие изменения и можно оперативно дать согласие на передачу спецификации в работу без полной повторной проверки.
Снабжение
Возможностями типового функционала ERP производство автоматически раскладывается на этапы. Используется типовая схема обеспечения: проектировщики создают ресурсные спецификации, на основании которых ГИПы создают заказ на производство, а далее менеджер с помощью функции обработки и формирования заказов по потребностям формирует список потребностей в материалах, в заключении кладовщики получают документ со списком и количеством комплектующих, которые необходимо передать на производство.
Далее к работе над заказом подключается отдел материально-технического снабжения. На данном этапе было необходимо вести прозрачный учет материалов: определять какие комплектующие доступны на складе в свободном остатке, а какие необходимо заказать напрямую у поставщика. С переходом производства на 1С:ERP, для систематизации информации фирма начала использовать типовой механизм учета по направлениям деятельности, где каждый проект – отдельное направление.
Так как одновременно фирма может обрабатывать несколько заказов, с помощью механизмов обособленного обеспечения реализована возможность зарезервировать комплектующие под конкретный проект, причем обособление материалов используется как для складских остатков, так и для заказанных компонентов.
В случае, когда необходимые комплектующие есть в свободном остатке – их обособляют под конкретный заказ, а при необходимости закупки, формируется заказ по потребностям. Еще не пришедшие детали также обособляются под конкретный заказ и в момент поступления от поставщика они сразу поступят в производство конкретного изделия.
В результате руководство в едином окне получает прозрачную статистику в разрезе каждого заказа, где отражены:
- необходимые материалы, которые есть на складе;
- перечень заказанных и еще не отгруженных компонентов, сроки поставки;
- список переданных в производство и уже использованных деталей;
- материалы, не использованные в производстве и перешедшие в свободный остаток на склад.
Все эти данные сведены в отчет «Анализ выполнения заказов», который полностью отражает движение материалов по проекту.
Отчет по проекту формируется в виде таблицы с материалами в строках и операциями в столбцах. Так менеджер видит максимально детальную статистику вплоть до каждого конкретного компонента заказа. Типовая версия 1С:ERP подразумевает возможность отражения такого пласта данных в нескольких отчетах, но в таком случае отсутствие единого отчета усложняет анализ информации.
Благодаря полному отчету, результаты работы ОМТС, кладовщиков, мастеров производства всегда доступны и систематизированы.
Изменения в аппаратной базе проекта
Так как количество использованных в проекте фирмы материалов может изменяться на всех этапах от производства до монтажа, руководству «Экситона» требовалось отслеживать эти изменения и учитывать дополнительные траты в себестоимости изделия. Было необходимо обновлять спецификации уже в ходе производства: заказывать дополнительные материалы со склада и у поставщиков и исключать неиспользованные компоненты из спецификации.
Для автоматизации данного процесса используется ряд нетиповых решений, которые реализованы в виде расширений и опираются на типовой функционал программы. Разработаны автоматизированные рабочие места «Актуализация и закрытие заказа», которые вносят изменения в спецификацию по нажатию кнопки: актуализируют документы и обновляют этапы производств.
Заказ дополнительных материалов обновляется с помощью типовой обработки «Формирование заказов по потребностям».
Пуско-наладочные работы и гарантийное обслуживание
Еще одной особенностью специфики работы фирмы является процесс установки продукта на объекте заказчика. Как правило, монтажные работы выполняют сторонние подрядчика. Однако, в случае «Экситона», подразделения фирмы ответственны за весь жизненный цикл проекта: от проектирования до монтажа.
Учесть материальные затраты в себестоимости выпуска в «1С:ERP» возможно только до момента выпуска продукта из производства, то есть до отправки шкафа на объект заказчика. В случае фирмы «Экситон», комплектующие, которые потребуются при монтаже и подключении шкафа к оборудованию предприятия, невозможно внести в уже закрытый заказ, при этом дозакупка и докомплектование шкафа материалами на данном этапе – часть затрат, которые необходимо учитывать в затратной части проекта.
Учет материалов на данном этапе реализован с помощью документа «Заказ на внутреннее потребление». В случае «Экситона» он используется, чтобы связать цепочку закупки материалов для монтажа с прочими операциями по проекту и учесть их в фактической себестоимости изделия. Формирование заказов на внутреннее потребление осуществляется автоматически при закрытии этапов производства и в дальнейшем актуализируется в системе в случае внесения изменений в спецификации изделий с помощью того же АРМа «Актуализация и закрытие заказа». После закрытия заказа для каждого закрытого этапа формируется документ Заказ на внутреннее потребление. В него передаются все позиции, по которым не было еще поставки и новые, которые необходимы для ПНР. В цепочке формирования всего заказа Заказ на внутреннее потребление занимает роль Этапа на производство.
В логике системы все закупки, которые происходят после выпуска изделия, списываются в статью расходов, в результате материальные расходы распределяются на финансовый результат по проекту.
Чтобы учесть этап монтажа в общем отчете по проекту, строительно-монтажные работы отражаются в системе с помощью заказов без спецификации. В результате перечень затраченных на монтаж материалов фиксируется по факту, во время проведения работ по монтажу.
После сдачи шкафа в эксплуатацию, по итогам операций, проведенных в системе, формируются сметы КС-2 и КС-3. В них отражен полный перечень материалов по проекту, которые выгружаются напрямую из «1С:ERP».
Управленческая отчетность
Для рабочего места финансового директора реализованы отчеты с гибкой настройкой для отслеживания взаиморасчетов. В окне программы отображается информация по дебиторам и кредиторам, проведенным и плановым оплатам. С помощью встроенной аналитики на экран выводятся фактические данные в разрезе контрагентов. Появилась возможность отслеживать финансовую информацию по закупкам по прошедшим периодам.
В результате настройки единого алгоритма, на этапах которого фиксируется вся фактическая информация в разрезе проектов, руководство видит учет затрат и выручки по каждому изделию. Исчезла необходимость формировать учет фактической прибыли по проекту в excel.
