Описание проекта
Главной целью проекта было внедрение единой информационной системы для централизации процессов бюджетного управления и управленческой отчетности. Необходимо было минимизировать количество ошибок, связанных с «человеческим фактором» и создать систему для получения оперативной, достоверной и прозрачной управленческой отчетности.Ситуация до старта проекта:
- трудоемкая консолидация и приведение к единому формату данных по бюджетам, собранных в Excel от ответственных по ЦФО;
- трудоемкий процесс отслеживания лимитов вручную на этапах заключения договора, как следствие, отсутствие превентивного контроля исполнения бюджетов;
- трудоемкий процесс сбора управленческой отчетности из нескольких систем;
- отсутствие необходимой для бизнеса детализации оперативной отчетности ввиду отсутствия необходимых аналитических разрезов.
В рамках проекта автоматизации процессов финансово-управленческого учета было выполнено следующее:
-
Автоматизация процесса сбора (ввод непосредственно в систему, загрузка из Excel) и согласования функциональных бюджетов по всем центрам финансовой ответственности и регионам в разрезе требуемых аналитических разрезах;
-
Автоматическая рассылка оповещений на электронную почту ответственным за задачи в рамках бизнес-процесса бюджетного планирования;
-
Автоматизация расчета бюджета продаж, закупок, логистики (4 плеча, затраты на транспортировку собственным и наемным транспортом, затраты на ФОТ и прочие) исходя из норм и объемных показателей;
-
Расчет себестоимости реализации исходя из норм маржинальности и прочих показателей;
-
Расчет бюджета движения товарных запасов исходя из бюджетов закупок, продаж, прогнозируемых остатков на складах и норм оборачиваемости товара;
-
Автоматизированное формирование консолидированных мастер-бюджетов, в том числе БДР, БДДС и балансовый учет по группе компаний;
-
Расчет бюджета налогов;
-
Автоматическая аллокация расходов (7 шагов);
-
Выгрузка данных об оборотах и остатках на дату в SQL-таблицы с целью построения отчетов в BI-системе.
-
Автоматизация инициирования, согласования и исполнения проектов договоров и графиков платежей и начислений по всем центрам финансовой ответственности и регионам в разрезе требуемых аналитических разрезах;
-
Интеграция с системой "1С:Документооборот" в рамках процесса согласования проектов договоров;
-
Автоматический контроль графиков договоров, а также операций платежей и начислений по бюджетам (БДР, закупки, БДДС);
-
Автоматическое создание документов РСБУ на основании утвержденных заявок подсистемы бюджетного контроля;
-
Формирование управленческой отчетности на основании аналитических разрезов заявок;
-
Формирование журнала хозяйственных операций по международным стандартам методом трансляции;
-
Разработано автоматизированное рабочее место для формирования начислений (accruals) в системе;
-
Организована работа с датой открытого периода для цели отражения корректировок закрытого периода в учете МСФО.
Также специалисты Первого Бита выполнили внешние интеграции:
- Односторонняя интеграция "1С:Бухгалтерия предприятия 3.0+БИТ.Финанс" с системой BI;
- Двусторонняя интеграция с системой "1С:Документооборот" с модификацией объектов на стороне "1С:Документооборот" для цели осуществления бюджетного контроля договоров;
- Односторонняя интеграция с MS Excel (загрузка) для цели загрузки бюджетов и графиков договоров.
С.Ю. Чумакова, руководитель проекта по автоматизации "СИА Групп"