Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Правильный учет в 1С:Колледж помог томскому колледжу сократить затраты на рутинную работу в 3 раза

Заказчик

Томский колледж – многопрофильное образовательное учреждение среднего профессионального образования (NDA).


Описание проекта

История сотрудничества компании «Первый Бит» с томским колледжем началась в декабре 2019 года. Тогда сотрудники учебного заведения использовали в работе три программы 1С:

Для доступа к актуальным обновлением программ уже был заключен договор информационно-технологического сопровождения 1С:Комплект поддержки у другого франчайзи. Также имелся внештатный программист 1С, который выполнял разовые задачи. Однако комплексного сопровождения 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения и оперативного решения поставленных задач не было. К тому же программа 1С:Колледж не поддерживалась и не использовалась в полной мере в работе. Преподаватели и сотрудники колледжа продолжали выполнять большинство задач в ручном режиме, а не с помощью программы.

Именно поэтому колледж принял решение объявить конкурс на абонентское сопровождение своей 1С инфраструктуры. Благодаря оптимальной стоимости сопровождения, опыту сопровождения и обновления нетиповых программ 1С для бюджетной сферы и штату сертифицированных специалистов, Первый Бит в Томске выиграл конкурс.

Сразу же после заключения договора на сопровождение специалисты Первого Бита занялись корректной настройкой учета в 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения. А специалисты линии консультации начали помогать с начислением заработной платы и формированием кадровой отчетности.

В апреле 2020 года представители учебного заведения подняли вопрос готовности к приемной кампании. Обработка заявлений от абитуриентов, составление рейтинговых списков и заполнение других данных — все велось в ручном режиме, несмотря на наличие программы для автоматизации.

Главной задачей сотрудников Первого Бита стало обеспечение оперативности и достоверности данных, исключение рисков ошибок при ручном вводе и повышение эффективности работы сотрудников колледжа.

В первую очередь, специалисты Первого Бита провели аудит базы в 1С:Колледж и выявили ряд методологических ошибок в работе с программой. Часть отчетов не формировалась или формировалась неверно и приходилось формировать документы в ручном режиме. На их подготовку и сверку уходило достаточно много времени. Также с сотрудниками колледжа провели встречу, итогом которой стал понятен перечень задач по настройке отчетов, формированию печатных форм и интеграций с внешними системами для оптимальной работы приемной комиссии.

В ходе работы в 2020 году специалисты компании «Первый Бит»:

1.Настроили методологически верный учет рабочих учебных планов в соответствии с ФГОС.

2. Доработали печатную форму заявления о приеме в колледж под требования заказчика.

3. Доработали отчет «Список абитуриентов (рейтинг и вступительные испытания)». Ранее сотрудники колледжа для формирования рейтингов делали отдельный отчет о наличие документа «Уведомление о намерении обучаться» и вручную соединяли его со списком абитуриентов. Сейчас список формируется по сводным данным, по которым сразу видно все данные абитуриентов.

4. Колледж обязательно должен отправить уведомление о зачислении с подтверждением. Обычно это делают по электронной почте, чтобы сохранить историю об отправке и доставке письма. Важно выделить студентов без электронной почты, чтобы запросить ее дополнительно и для полных отправить обязательное уведомление. Для этого был создан отдельный отчет «Электронная почта», который выгружает список абитуриентов, у которых в анкете нет электронной почты. И сотрудники приемной комиссии смогли оперативно отправлять уведомления.

5. Сформировали рейтинги абитуриентов по следующим параметрам:

  • по среднему баллу аттестата;
  • по вступительному испытанию;
  • по профильным дисциплинам.

Один абитуриент может подать документы сразу на несколько специальностей. Если по проходному баллу он не проходит на основную специальность, то задача приемной комиссии предложить абитуриенту альтернативные специальности в колледже. Для этого сотрудники приемной комиссии должны видеть многофакторный рейтинг студентов по выбранным специальностям и проходному баллу.

Кроме того, по итогу рейтинга необходимо формировать приказы о зачислении. Раньше ответственный за приемную комиссию делал рейтинги вручную, сводя несколько excel таблиц. Готовил приказы для каждого абитуриента в отдельности. Сейчас же все отображается в едином отчете и все приказы формируются нажатием пару кнопок в 1С:Колледж. Сначала абитуриенты автоматически распределяются по специальностям, затем по группам и третью очередь для каждого абитуриента формируется приказ о зачислении.

6. Разработали печатную форму «Заявление о согласии на зачисление», которая формируется отдельным отчетом, а также из анкеты абитуриента.

7. Разработан внешний отчет, который позволил увидеть список абитуриентов, в анкете которых в разделе «Поданные документы» документ «Уведомление о намерении обучаться» имеет отметку «Сдана копия». В тот момент Министерство просвещения требовало вместо оригинала документа об образовании предоставлять уведомление о намерение обучаться.

8. Провели обучение сотрудников с определением последовательности работ в автоматизированной системе согласно ролям пользователей.

9. Выполняли консультационное сопровождение по возникающим вопросам в течение активной работы приёмной кампании.

Главный результат совместной работы Первого Бита и учебного заведения — отлично отработанная приемная кампания. Сотрудники колледжа больше не «зарываются» в бумагах, ведут учет в едином окне и получают все необходимые данные о процессе и результатах кампании через 1С.

Однако на этом работа не закончилась. Сотрудничество продолжается в рамках абонентского сопровождения. Уже в 2021 году было сделано большое обновление нетиповой конфигурации 1С:Колледж. Программа не обновлялась на тот момент уже 2 года. За это время вышли не только новые функции в программе, которые были интересны для использования в колледже, а произошли и изменения в стандартах, которым нужно обязательно соответствовать. Несмотря на сложность обновления, специалисты Первого Бита провели его без потерь данных и настроек.

Для дальнейшей работы и развития автоматизированной системы управления колледжам Первый Бит совместно с сотрудниками учебного заведения составили дорожную карту. В нее включили все важные для колледжа задачи и изменения для адаптации программного продукта под требования колледжа. Например:

  • синхронизация справочников сотрудников и студентов из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения в 1С:Колледж;
  • синхронизация учебного расписания из 1С:Колледж в 1С:Расписание, а также с сайтом колледжа;
  • создание новых печатных форм по макетам колледжа;
  • сопровождение новой приемной кампании и другие.


Задачи проекта

1

Автоматизировать процесс проведения приемной кампании учебного заведения с момента планирования приема до зачисления абитуриентов и распределения по группам.

2

Ускорить процесс расчета рейтинговых списков абитуриентов.

3

Создать необходимую отчетность для обработки и анализа данных о поступающих, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний с учетом направлений подготовки и специальностей.

Результаты работы над проектом

  1. Автоматизировали формирование отчетов по проведению приемной кампании и работе комиссии, а также создали новые отчеты под специфику Заказчика. Теперь сотрудники колледжа могут провести анализ данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытанию без дополнительных затрат на сведения отчетов вручную.
  2. Минимизировали риск ошибочного ведения учета статистических данных об абитуриентах и студентах за счет исключения бумажной работы и ручного труда для большинства выполняемых задач.
  3. Создан ряд нетиповых отчетов под задачи Заказчика для анализ данных абитуриентов, которые помогают быстро получать требуемые данные, формировать рейтинги, подавать документы в Министерство Просвещения.
  4. Провели обучение пользований по работе с программой 1С:Колледж согласно выполняемым задачам. Теперь сотрудники учебного заведения реально использует программный продукт в своей работе.
  5. 1С:Колледж соответствует всем современным требованиям законодательства, благодаря обновлению программы на несколько ключевых релизов.   

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение