Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

«Первый Бит» автоматизировал кадровый учет и расчет заработной платы более 4500 сотрудников дочернего предприятия РЖД — АО «ЖТК»

Заказчик

АО «Железнодорожная торговая компания» (АО «ЖТК», дочернее общество ОАО «РЖД») — компания создана в 2007 году на базе ОАО «Российские железные дороги». Основными видами деятельности АО «ЖТК» являются организация общественного питания и розничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами. Деятельность ведется на всех полигонах железных дорог России. В составе АО «ЖТК» действуют 14 филиалов, представительство в г. Калининграде и структурное подразделение – Тихорецкий хлебокомбинат. В компании трудится более 4500 работников. В 2019 году АО «ЖТК» реализовало сотрудникам холдинга «РЖД» свыше 2,1 млн горячих обедов, завтраков и ужинов в собственных столовых. Более 1,7 млн наборов питания реализовано железнодорожникам, занятым на ремонтно-путевых работах.


Описание проекта

В АО «ЖТК» кадровый учет и расчет заработной платы осуществлялся децентрализовано в системах: «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5», «1С:Зарплата и кадры на платформе 7.7», «1С:КАМИН», «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1». Не было консолидирующей базы, в которой бы формировалась сводная регламентированная и управленческая отчетность.

Формат баз данных не был единообразен из-за использования нетиповых конфигураций «1С:Предприятие», которые поддерживались разными сторонними подрядчиками. Настройки систем учета не являлись едиными, один и тот же механизм реализовывался в каждом филиале индивидуально. Названия должностей и подразделений в системе не соответствовали утвержденным. Кадровые приказы печатались в Word или после формирования в системе правились вручную.

В филиалах различалась трактовка состава расчетных баз идентичных надбавок и премий.

Отсутствовал единый подход к функционалу каждой службы, за одни и те же работы в филиалах отвечали различные службы: кадровая, расчетная и ОТИЗ. Ответственным лицам центрального аппарата для получения оперативной информации по начислениям необходимо было делать запрос и ожидать его выполнения исполнителем в филиале. Если ответ составлен не в требуемом разрезе, необходимо было проходить весь путь с запросом заново, что увеличивало время формирования отчета, т.к. филиалы находятся в разных часовых поясах.

Формирование проводок для начисления оценочных резервов по отпускам было затратным по времени. Единой методики формирования проводок придерживались не в полном объеме. Отсутствовали единообразные автоматизированные принципы формирования регламентированной и отраслевой отчетностей, что увеличивало сроки и сопровождалось повышенными трудозатратами, в том числе при консолидации отчетности в целом по компании.

light.png
Понимая важность автоматизации и перехода компании на новую систему кадрового учета и расчета заработной платы, руководство АО «ЖТК» обратились в компанию «Первый Бит» как к специалистам с обширной экспертизой и большим опытом внедрения проектов автоматизации управления персоналом и расчета заработной платы. Были поставлены задачи по обеспечению внедрения и организации эффективной поддержки единой учетной политики для всех структурных единиц предприятия. Способы предоставления данных должны были стать стандартными в соответствии с единой учетной политикой, действующими нормами законодательства в сфере кадрового учета и расчета заработной платы. Было необходимо реализовать эффективные процедуры информационного обмена между структурными единицами АО «ЖТК», а также с взаимодействующими государственными ведомствами, в том числе налоговыми органами. Важный пункт – обеспечить исполнение требований о кадровом учете.

Предприятию требовалось внедрение типового программного обеспечения для снижения затрат на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы. Персональные и пользовательские данные, хранящиеся в системе, требовали защиты, сохранности и безопасности использования.

Специалисты компании «Первый Бит» провели ряд подготовительных работ: составлялись в несколько этапов шаблоны запросов к филиалам на основные характеристики каждого типа начислений: анализировались, выделялись общие и спорные моменты. Далее составлялось описание характеристик каждого начисления/удержания, разъяснение применения и результаты рассылались по филиалам. На основе этих данных проводились настройки в системе.

В результате внедрения единой системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» работа на предприятии стала централизованной и регламентированной. Были выделены ответственные сотрудники центрального аппарата, которые имеют право вносить новые данные и изменять существующие. Справочник «Подразделения» был приведен к единообразной кодификации, проверены и откорректированы все наименования. Графики смен с названиями по фамилиям сотрудников, годам и т.д. были удалены. Стал использоваться типовой механизм смен и режимов работ. Наименования были приведены к единому типу, чтобы любому пользователю по названию был понятен режим работы.

В рамках проекта была произведена доработка системы под требования компании:

  • формирование различных приказов;
  • учет образования сотрудников;
  • учет дисциплинарных взысканий и поощрений;
  • учет выданных трудовых книжек;
  • учет оплаты работы в праздничные и выходные дни;
  • конструктор трудовых договоров;
  • модуль автоматического формирования проводок;
  • требования коллективного договора.

Помимо этого, настроена интеграция с системой бухгалтерского и налогового учета «1C:Управление холдингом 8».

Проект был реализован в сжатые сроки и затронул большую территориальную распределенность. Все работы проводились в дистанционном формате. Произведен переход с различных программ в единую систему, что зачастую требовало оперативных изменений в бизнес-процессах компании или оперативных изменений в уже настроенных и использующихся алгоритмах. Формирование проводок по оценочным обязательствам необходимо было реализовать таким образом, чтобы переход на типовой функционал в будущем (через год) был безболезненным и не требовал «доработки по удалению доработки».

В итоге в рамках проекта специалисты компании «Первый Бит»:

  • внедрили единую систему на базе 1С:ЗУП КОРП;
  • выполнили тиражирование централизованной системы на филиалы компании;
  • провели удаленное обучение сотрудников в различных регионах страны;
  • выполнили нормализацию НСИ;
  • привели к единому виду способы отражения зарплаты, которые структурированы и загружены из бухгалтерской системы с запретом на создание новых;
  • конвертировали и перенесли исходные данные.

Все работы производились максимально оперативно, без остановки текущих работ.

Проект Первого Бита заслужил внимание на международном конкурсе лучших проектов автоматизации управления и учета «1С:Проект года» и победил в номинации «Лучший проект в отрасли».


Внедрение системы «1С:Зарплата и Управление персоналом КОРП» позволило АО «ЖТК» автоматизировать учет персонала и формирование кадровых документов, оптимизировать работу специалистов, отвечающих за расчет заработной платы, перейти к автоматическому формированию оперативной отчетности, а также минимизировать количество ошибок и повысить уровень информационной безопасности при работе с персональными данными сотрудников.

Василий Загрудный, главный бухгалтер АО «ЖТК»

Задачи проекта

1

обеспечить внедрение и эффективную поддержку единой учетной политики предприятия;

2

обеспечить единообразие способов предоставления данных в соответствии с единой учетной политикой, действующими нормами законодательства в сфере карового учета и расчета заработной платы;

3

обеспечить информационный обмен между структурными единицами предприятия, а также с взаимодействующими государственными ведомствами, в том числе налоговыми органами;

4

обеспечить исполнения требований о кадровом, бухгалтерском и налоговом учете;

5

унифицировать процессы ведения (НСИ);

6

снизить затраты на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы за счет внедрения типового программного обеспечения;

7

интегрировать автоматизированную систему предприятия в единое информационное пространство за счет внедрения стандартизированной системы справочников и классификаторов.

Результаты работы над проектом

1. На 10% сократились трудозатраты на кадровый учет в подразделениях компании.

2. На 15% ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение